高校圖書館采編業務外包環境因素及質量風險控制探析

唐燕

摘 要：采編業務外包是近年來圖書館外包業務中最廣泛的一種形式，以彌補內部人員不足、降低運營成本、提高工作效率等特點受到圖書館業界的表睞。從采編業務外包形成的環境因素這一視角出發，介紹采編業務外包中所面臨的風險，并提出控制風險的可行性方案。

關鍵詞：采編業務外包；外包商；環境因素；控制分析

中圖分類號：G258.6 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）15-0175-02

隨著圖書市場的發展與書商服務的日趨成熟，圖書市場線上線下的激烈競爭迫使書商不斷創新，在圖書館服務方面衍生了大量的人性化服務，從簡單的手工加工到復雜的技術業務，書商不斷地優化客戶服務，以提高市場競爭力。隨著編目工作規范化與標準化的推進及網絡技術的運用，業務外包服務快速地融入了圖書館的加工環境中。此外，CALIS、國圖等書目數據公共服務體系的相繼建立，也為圖書館的編目業務外包提供了技術平臺。20世紀80年代，歐美、日本等國家圖書館已開始逐漸采用編目外包策略，21世紀初，國內一些圖書館開始嘗試將部分業務轉給承包商或數據公司完成，至今采編業務外包在國內許多圖書館已得到不同程度的開展。

一、業務外包背景研究

第一，業務外包的概念。外包業務（Outsourcing）也稱資源外取，是20世紀80年代源于工業企業的一種創新的經營管理方式，是將一些傳統上由企業內部人員負責的非核心業務，以外加工方式發包給專業的、高效的產品（服務）提供商，以充分利用企業外部最優秀的專業化資源，從而降低成本，提高效率，目的是增強自身的競爭力[1]。業務外包既節省了企業內部的人力資源，又更加專業地完成了產品，既保留了核心業務，在技術上又區別于外包公司，企業將資源與人力集中于更加高端的技術領域，建立自己的競爭優勢，為企業的可持續性發展提供條件。外包業務開創了雙贏的局面，受到了多領域的認可。

第二，圖書館業務外包。圖書館業務外包（Library Outsourcing）是高校圖書館采編業務社會化發展的趨勢，是指圖書館利用外部的專業化資源，將一些非核心的、次要的或輔助性的業務以合約的方式委托外部服務機構辦理，以克服內部人員不足、降低運營成本、強化核心服務、提高圖書館服務水平[2]。企業外包模式為圖書館的業務社會化提供了新思路，為圖書館的發展開辟了新型的思維管理模式。圖書館業務外包最廣泛的是采編業務，中國知網（CNKI）知識服務平臺顯示，2005—2016年期間“采編外包”方面的論文191篇，編目外包論文348篇。通過知網平臺可知，大范圍的采編業務外包文獻是從2005年之后開始投入研究，業務外包發展這十年里呈現快速增長趨勢。

二、采編業務外包形成的環境因素

第一，高校擴招及教學評估的需求因素。高校不斷擴招導致圖書館經費不斷增加，為圖書館帶來機遇的同時也增加了繁重的任務量，加之教育部對高校教學評估措施的推進，對生均紙質資源提出了明確的要求，圖書館為了經費的有效使用及評估達標而大量購進圖書，工作量劇增、編目人員卻沒有同步增加，大量圖書積壓待編，圖書館不得不考慮采編業務外包這條捷徑。

第二，回溯建庫的內需因素。回溯建庫是圖書館的一項大工程，完成少則數十萬冊圖書的回溯建庫工作，只依靠館員大概需一年多時間，如此長的工期，若能外包給專業的圖書公司，不僅縮短了周期，還能提高工作質量，館員也有時間去完成更多專業領域的工作，節省了人力和時間，回溯建庫為業務外包提供了土壤。

第三，市場環境的影響因素。圖書市場已經從多年前新華書店為市場主導發展為多家書店共營的局面，加之網絡書店的崛起與快速發展，導致實體書店的銷售環境越來越不理想。高校圖書館是書商力爭的客戶，為了迎合客戶需求，書商打破了單一的銷售模式，借助網絡技術及圖書管理軟件，有效地將圖書銷售與配送相結合以獲取市場空間。這項增值服務受到了多數圖書館的認可，同時也為圖書館細化和深化自己的業務提供了有利的條件。采編業務外包以降低運作成本、提高工作效率的有效途徑正在被越來越多的圖書館所接納采用。

第四，技術日趨發展的環境因素。網絡技術的發展使得人們對數據資源共建共享的需求越來越迫切，針對圖書館信息化建設，各種書目數據中心應運而生。1990年起，北京等各地成立了本地區圖書館聯合采編中心，1998年隨著國家圖書館聯合編目中心和全國高等教育文獻保障體系的成立，采編業務社會化程度在不斷推進中。圖書館機讀目錄普遍采用的是MARC格式，這種統一的可供交換的數據格式以其規范性、專業性、標準性的特點為編目外包業務提供了技術平臺，書目數據共享在任何圖書館及軟件系統中都可以實現。

三、圖書館采編業務外包

圖書館采編業務外包流程各館不盡相同，清單訂購模式是應用較為廣泛的一種，即圖書館提供征訂書目，讀者參與選書，采訪人員匯總、查重并審核確定最終的購書清單并交由書商代購。這種模式具有館藏要求相對較高、經費充足、訂購量大、圖書主題明確等特點，高校圖書館采用這種模式既可提高工作效率，還可獲得圖書的價格優勢。圖書館在采編業務外包過程中必須控制好訂購數據的批量驗收及數據的審核，這個環節直接影響數據的質量，是采編業務外包的核心環節。分配索書號后，書商即可以進行完整的圖書加工，圖書驗收也是關鍵環節，是最后的一道關卡。整個外包過程中圖書館是主導，把握好各個環節才能保證采編外包質量的有效控制。

四、采編業務外包質量控制分析

（一）書商風險因素

由于市場客觀條件及圖書館自身需求的影響，選擇外包商時圖書館更多的是從資源范圍及供貨能力的角度去考慮，而外包項目的需求往往作為了次之條件。圖書供應商不僅能提供圖書采購的市場，還開辟了后續的數據提供和手工加工等針對圖書館的一站式需求服務，基本上已經占據了圖書館業務的外包市場。然而，圖書館和書商的最終目的不同，圖書館需要通過采編業務外包節約成本和人力資源，獲得產品服務最大化、效率最優化；書商則希望采編業務外包這一附加服務成本最低化、利益最大化。在這種利益目的的驅使下，外包商有可能會向圖書館提供不充分或不真實的信息，使圖書館難以做出科學的外包決策。在履行合同時，圖書館無法觀察到外包服務商的某些行為或外部環境的變化，而外包服務商可能采取不利于圖書館的一些機會性行為，不誠實地追求自身利益最大化[3]。一旦受市場環境、成本上漲等因素影響，書商無法獲得計劃利潤時，有可能導致采編業務質量出現問題，從而影響館藏建設的連續性和完整性。

（二）質量風險控制可行性方案

1.明確本館特點，制定可行細則。外包模式雖有共性，但也要根據本館的自身特點，明確采編業務外包的目的、范圍、形式、成本管理等具體問題[4]。每個圖書館規模、人員、特色等實際情況都有差異，在自身特點的基礎上制定本館的外包細則，核算成本管理等具體問題，不可模擬他館的外包模式，以免帶來不必要的風險。

2.對外包商進行合理評估。外包市場比較復雜，外包商的實力、水平參差不齊，其人員結構、技術水平、資金實力、市場信譽等對其工作、服務質量起決定性作用，也是業務外包成敗的關鍵。選擇合適的外包商，在確定外包商之前必須考察和調研，建立科學有效的外包商評估。了解外包商的信譽，考察其是否具有較高的誠信度；外包商是否具有以客戶為導向的服務理念；外包商的服務管理水平及員工素養是否具備可調整的靈活條件和良好的環境適應性[4]。慎重選擇外包商，是確保業務外包的基本保障，對外包商的合理評估是采編業務外包能否順利進行的基礎鋪墊。

3.合理招標，防止業務壟斷。高校圖書館多數是以招標的形式確定書商，外包業務基本已是書商的售后附加產品。加強對外包商的咨信調查，選擇多個外包商進行實地考察，綜合比較價格及到書率，書商的規模及數據質量等都是待選的條件，多選幾家書商來防止業務壟斷，是圖書館采編業務外包成功的重要環節。

4.約束力較強的合同是采編業務外包成功的保障。業務外包無論從圖書館還是外包商的角度都是一個雙向增值的業務，雙方都可以在這個過程中獲取最大的收益。收益的本體不同，所以難免產生矛盾，因此簽署有效的合同約束雙方，保證各自的利益不受侵害，其中包括服務水平及標準等。合同內容要明確風險承擔、賠償責任及終止合同的權利及違規處罰條款，規定外包商應嚴格遵循并執行的編目規范，要求外包商保證編目人員隊伍的穩定性等[5]。合同中具有本館特色的分類等要求應明確成文，做到盡可能完備。后續的加工業務應有嚴格的細則規范，書商應對加工人員進行有效管理，保證書籍加工的統一性及外觀的標準化。

5.加強驗收，有效監控。采購訂單與外包流程里的圖書是否一致，是驗收環節的第一步。書商以營利為目的，為了追求更大的利潤，一些書商會把未訂購的圖書混參進來，驗收時必須嚴格控制書單的明細，杜絕此類事件的發生。除了核對清單的書目信息及價格外，還要對復本數等關鍵項目進行核對，對館藏章、條碼、書標等書籍必備的細節進行檢測，尤其是磁條的檢測必不可少，關系到入藏后圖書的安全管理工作。圖書館應保持對外包業務性能的隨時監控，定期檢查。書目數據的審核要嚴格遵循標準，查重館藏數據，避免索書號有誤。

五、結語

外包業務的開展并不意味著采編業務的減負，而是開始了又一種更為復雜的管理模式，不僅擴充了工作人員及工作地點的管理，還要通過和外包商溝通達到最佳的工作效率。目前的圖書館業務外包模式比較分散，業務外包應通過建立行業性規范和標準化外包機制來有效管理，雖然業務外包有其特有的優勢，市場需求也為外包行業提供了機遇，但外包行業的健康發展還需整個社會的監督才能得以規范化運行。

參考文獻：

[1] 饒思軍.淺談圖書館業務外包的實現[J].科技情報開發與經濟，2004，（6）：65-66.

[2] 臧鳳梅.高校圖書館采編業務外包探析[J].科技與經濟，2006，（12）：143-146.

[3] 鄧巖彬.高校圖書館采編業務外包研究[D].長春：東北師范大學，2007.

[4] 劉春杰.關于圖書館業務外包利弊的探討[J].河南圖書館學刊，2005，（3）：65-67.

[5] 陳新潔.圖書館編目外包質量控制與績效評價研究[J].圖書館論壇，2011，（4）：132-134.

[責任編輯 李曉群]