大數(shù)據(jù)時代企業(yè)智慧檔案館的構(gòu)建探析

譚 婧

（中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司，河南 鄭州 450006）

智能化技術(shù)發(fā)展推動下，為智慧檔案館建設(shè)發(fā)展提供助力，促使智慧檔案館在技術(shù)支持下，構(gòu)建了智慧一體化新型管理和服務(wù)模式。因此，數(shù)字化檔案館要想加快向智慧檔案館過渡轉(zhuǎn)變，要切實優(yōu)化自身的管理和服務(wù)模式，加快實現(xiàn)企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式，提高對企業(yè)檔案資料的管理水平，實現(xiàn)無紙化檔案轉(zhuǎn)換，為企業(yè)發(fā)展提供參考和保障。

1 大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系

顧名思義，根據(jù)我國《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，檔案主要是指國家機關(guān)、社會團體和個人在社會、政治、軍事、經(jīng)濟、文化等方面直接形成的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄，對國家和社會具有保存價值的科學、技術(shù)、文化等活動。只有從《檔案法》對檔案的具體界定來看，通過檔案記錄的信息才能稱為數(shù)據(jù)。只有電子檔案與大數(shù)據(jù)關(guān)系密切，其他以圖書形式記錄的檔案與大數(shù)據(jù)關(guān)系不大。從檔案的具體特征來看，檔案與大數(shù)據(jù)一樣，具有社會性、歷史性、原始性和確定性。它們是人類行為互動的原始記錄，記錄的內(nèi)容是已經(jīng)完成的確定性記錄。從數(shù)據(jù)是否具有保存價值的角度來看，很多數(shù)據(jù)只是存儲了很短的時間，這對于社會發(fā)展是不必要的。從分析中可以看出，在檔案管理中，真正受大數(shù)據(jù)影響、與大數(shù)據(jù)直接相關(guān)的只有電子檔案。從概念上講，它們屬于概念之間的關(guān)系。

2 智能檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別

數(shù)字檔案館和智能檔案館都具有館藏數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化和資源共享的特點。智慧檔案是數(shù)字檔案建設(shè)的升華，兩者之間沒有本質(zhì)區(qū)別。數(shù)字檔案側(cè)重于數(shù)據(jù)，而智能檔案側(cè)重于服務(wù)。以更便捷、更高效、更人性化的服務(wù)為靈魂，凝聚和聚集各種資源。同時，檔案工作的重點也從檔案信息的物理整合轉(zhuǎn)向檔案管理與服務(wù)的化學整合，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。投入人才、技術(shù)、資源，通過“智慧”進行化學進化，使外部輸出為個性化服務(wù)，內(nèi)部輸出為高效智能化管理，真正體現(xiàn)了以人為本的智能化管理。

3 智慧檔案館服務(wù)模式下傳統(tǒng)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1）管理范圍不斷擴大，加劇了紙質(zhì)檔案管理難度。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠手工方式。隨著企業(yè)管理范圍的不斷擴大，紙質(zhì)檔案管理更加復(fù)雜，檔案數(shù)量不斷增加，加大了檔案整理和存儲的難度。數(shù)字檔案的誕生給企業(yè)檔案管理帶來了一定的沖擊。同時，也帶來了一些發(fā)展機遇。然而，一些企業(yè)對數(shù)字檔案的建設(shè)和應(yīng)用認識不足。電子化管理系統(tǒng)、相關(guān)硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，費時費力，降低了檔案管理效率；在檔案存儲和管理方面，尚未形成集成化、智能化的服務(wù)模式，在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展。

2）檔案質(zhì)量難以控制。受信息技術(shù)、人員素質(zhì)等諸多因素影響，企業(yè)檔案管理效果較差。一些企業(yè)過分追求經(jīng)濟效益，忽視了檔案管理在企業(yè)發(fā)展和企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化中的重要作用。甚至有的企業(yè)還沒有設(shè)立專門的檔案管理辦公室，檔案管理人員有多個崗位。此外，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，有的是轉(zhuǎn)崗。其自身專業(yè)性不強，難以滿足新時期智能檔案管理服務(wù)模式對人才專業(yè)素質(zhì)的要求。此外，一些企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理制度，無法有效監(jiān)督和管理人員的行為動態(tài)。因此，企業(yè)管理者應(yīng)樹立數(shù)字檔案的建設(shè)理念，提供智能化的檔案服務(wù)，進而提高企業(yè)檔案管理水平。

3）海外建設(shè)增加。在經(jīng)濟全球化的背景下，企業(yè)的工程項目逐漸走向國際化，不斷走出國門開拓國際市場，這給工程項目建設(shè)過程中的海外檔案管理帶來了困難。在企業(yè)檔案管理中，一旦監(jiān)管不力，檔案管理就會處于無序狀態(tài)，加劇企業(yè)的風險，甚至造成經(jīng)濟損失。一般來說，在海外檔案管理中，要從對方的角度加強對檔案管理合規(guī)性的考慮。海外檔案管理受多種因素影響，對資金成本的需求很大?；诖耍髽I(yè)應(yīng)加快數(shù)字檔案建設(shè)，構(gòu)建檔案管理一體化服務(wù)模式，進一步增強海外檔案管理效能，提高工作效率，在信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)下實現(xiàn)工程檔案的信息共享，保證工程檔案的遠程傳輸，實現(xiàn)對檔案的監(jiān)督管理，保證企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)智慧檔案館建設(shè)的應(yīng)對措施

1）資源積累，標準先行。企業(yè)智慧檔案館(室)建設(shè)的第一個階段就是數(shù)字檔案館階段，大多數(shù)的企業(yè)正在經(jīng)歷此階段，數(shù)字檔案館解決最重要的問題就是在檔案資源聚合的基礎(chǔ)上實現(xiàn)企業(yè)各類系統(tǒng)的協(xié)同管理。資源是實現(xiàn)智慧檔案館的最重要，也是最關(guān)鍵的一步。這個階段建設(shè)的重點依舊是資源層面，對傳統(tǒng)資源數(shù)字化的電子檔案和原生的電子檔案的聚合和再處理，將檔案資源根據(jù)特定的主題、場景分解為顆粒更小的數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)之間的歸屬和模型等，并對數(shù)據(jù)之間的關(guān)系進行存儲。

另外一個層面就是要建立檔案數(shù)據(jù)標準，既包括數(shù)據(jù)采集的標準，系統(tǒng)互聯(lián)的數(shù)據(jù)標準，還有數(shù)據(jù)交互輸出的標準，海量的數(shù)據(jù)是我們智慧檔案館(室)建設(shè)的基礎(chǔ)，也是我們踐行數(shù)據(jù)分析，開展智慧服務(wù)的難點。數(shù)據(jù)的格式，數(shù)據(jù)之間的語義關(guān)系，數(shù)據(jù)之間的邏輯等，我們要像定義電子檔案元數(shù)據(jù)一樣在智慧檔案館建設(shè)的初級階段對檔案數(shù)據(jù)的表達和管理規(guī)則進行細膩的定義。

2）加強系統(tǒng)安全建設(shè)。根據(jù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)自身的安全需求，加強業(yè)務(wù)安全設(shè)計、數(shù)據(jù)安全設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計?；谄髽I(yè)的云資源及安全基礎(chǔ)設(shè)施，對本期項目的主機、網(wǎng)絡(luò)等進行加固及安全策略配置，實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項目網(wǎng)絡(luò)安全防護，包括防火墻、IDS、堡壘機等安全策略配置與接入。集成SMCC，部署日志采集器，實現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)日志、主機日志、中間件日志、應(yīng)用日志的統(tǒng)一采集與分析。與企業(yè)統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)集成，實現(xiàn)用戶的身份認證和賬號管理，集成PKI/CA、數(shù)字簽名、時間戳、電子簽章、電子文檔安全，實現(xiàn)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)安全。確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)完成后達到國家信息系統(tǒng)（等保三級）及信息系統(tǒng)安全（等級保護級Ⅲ）技術(shù)要求。

3）加快校企之間的合作，拓展檔案管理領(lǐng)域。在產(chǎn)學研合作的背景下，企業(yè)可以加強與相關(guān)高校的合作與交流，為高校提供重要的人才培養(yǎng)載體，更好地彌補高校實踐教學的不足，為大學實習生提供真實的工作場景，加強專業(yè)指導。在學生實踐過程中，將在校學習的理論知識應(yīng)用到實踐中，優(yōu)勢互補，在帶動企業(yè)檔案管理水平提高的基礎(chǔ)上，加快人才培養(yǎng)質(zhì)量。同時，在人才培養(yǎng)過程中，高校要明確把握企業(yè)檔案管理標準和對人才的專業(yè)要求，積極調(diào)整和完善教育教學模式，更好地為企業(yè)輸送大批專業(yè)人才打下堅實的基礎(chǔ)。在開展校企合作活動中，企業(yè)深入高校進行調(diào)研，了解彼此內(nèi)部資源，做好檔案管理對接工作，制定清晰的電子檔案歸檔流程，創(chuàng)新檔案管理方法，從而最終實現(xiàn)高校檔案管理與企業(yè)檔案管理的雙贏目標。為進一步加快檔案信息化工作，企業(yè)邀請相關(guān)高校參與智慧檔案建設(shè)。高校積極提供咨詢服務(wù)，配合完成檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，投入軟硬件建設(shè)，包括檔案的結(jié)構(gòu)布局、功能劃分和軟硬件功能要求，進一步推進智慧檔案館建設(shè)。

產(chǎn)學研合作有效地實現(xiàn)了資源共享和優(yōu)質(zhì)資源的整合?；谛Ｆ蟆半p贏”理念，企業(yè)在合作中應(yīng)注意優(yōu)勢互補、利益共享、相互支持的原則。企業(yè)應(yīng)盡可能為高校提供實踐機會，通過信息平臺加強交流與溝通，實現(xiàn)技術(shù)優(yōu)勢互補、資源互補等互補目標。通過深化校企合作模式，使大學生積極參與檔案工作，增強實踐學習體驗，加強對檔案管理的重視。特別是對檔案管理專業(yè)的學生來說，它為他們提供了與專職人員學習、交流的機會，從而促進了大學生理論與實踐的結(jié)合，使他們今后進入檔案管理崗位時，更好地適應(yīng)檔案管理工作。

4）智能化庫房建設(shè)。選擇幾個條件較好的倉庫進行智能倉庫試點建設(shè)。購置安裝密集機架、溫濕度采集設(shè)備，部署門禁系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用RFID識別技術(shù)，實現(xiàn)檔案進出庫的全過程跟蹤和智能化管理。新文件入庫前，文件系統(tǒng)首先根據(jù)文件的完整文件、文件類別、年份、存放期限、安全級別、存放地址等主要信息生成電子標簽，并記錄在文件數(shù)據(jù)庫中。智能倉庫系統(tǒng)通過終端管理器寫入RFID標簽，以RFID電子標簽為信息存儲介質(zhì)，粘貼在文件盒上，存儲RFID芯片中的基本信息和文件卷的收集、歸還記錄，并利用非接觸式RFID讀寫設(shè)備配合后臺文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了文件的借閱、歸還和查找工作過程的信息管理。通過溫濕度數(shù)據(jù)采集接口，按照設(shè)定的周期采集倉庫溫濕度數(shù)據(jù)，實現(xiàn)溫濕度數(shù)據(jù)的在線監(jiān)測和異常信息的預(yù)警功能。智能倉庫實現(xiàn)了進出庫檔案管理、倉庫庫存、智能密架控制、門禁管理、倉庫溫濕度在線監(jiān)測等功能。

5）提高檔案管理人員素質(zhì)。為更積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)環(huán)境給企業(yè)智慧檔案建設(shè)帶來的人才挑戰(zhàn)，企業(yè)需要不斷加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，定期對在職人員進行專業(yè)技能培訓，提高員工檔案管理業(yè)務(wù)水平，將檔案管理與企業(yè)建設(shè)有機結(jié)合，并實施相關(guān)培訓計劃，確保員工及時掌握新的檔案管理知識和技術(shù)，盡快適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理模式。在人才招聘過程中，要盡可能選擇專業(yè)人才，設(shè)置專門崗位，為企業(yè)情報檔案的有效建設(shè)提供人才保障。

6）挖掘檔案價值助力企業(yè)發(fā)展。在智能檔案建設(shè)的趨勢下，企業(yè)檔案管理應(yīng)積極與時俱進，緊跟智能理念的發(fā)展，加快檔案信息內(nèi)容的整合。檔案管理工作者要不斷創(chuàng)新工作思路，突破檔案管理的局限性。企業(yè)應(yīng)定期開展人員專業(yè)培訓，切實加強檔案管理工作者的行為意識，更好地為檔案智能服務(wù)水平的提高打下堅實的基礎(chǔ)。此外，企業(yè)要積極學習國內(nèi)外先進的檔案管理工作方法，引進新技術(shù)、新設(shè)備，保障企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快企業(yè)升級改造，參與檔案改革。在人才培養(yǎng)過程中，企業(yè)要在鞏固檔案人員業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，大力滲透思想政治方面的內(nèi)容，提高相關(guān)人員的職業(yè)道德素質(zhì)，從思想層面強化檔案管理人員的行為意識。

5 結(jié)論

隨著信息化的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當前企業(yè)發(fā)展的需要,迫切需要根據(jù)實際發(fā)展需求不斷進行檔案管理模式創(chuàng)新,改革管理體制,創(chuàng)新管理方式,不斷推進企業(yè)智慧檔案館建設(shè),在加強檔案管理的基礎(chǔ)上不斷深化對檔案資源的利用,挖掘背后潛在的數(shù)據(jù)價值,創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容,使得檔案對企業(yè)發(fā)展的作用實現(xiàn)最大化。