企業檔案數字化工作探索

張冬

摘要：信息時代的來臨讓信息技術的應用范圍越來越廣，不論是人們的生活還是工作中，都離不開信息技術的支持，它對于現代社會的經濟發展和文化發展都有著非常深遠的影響。一個企業想要在日益激烈的競爭中獲取生存空間，得到更好更快的發展，就要讓企業實現現代化、信息化。而對于企業檔案的數字化管理的建設就是企業信息化的一部分，為了順應時代的發展，企業的檔案管理也要從原來傳統的實體文件保管轉變為數字化的虛擬信息管理。本文主要闡述了當前企業檔案數字化管理的重要意義及企業在檔案數字化管理建設過程中存在的問題，并給出了一些建議，希望能夠促進企業檔案數字化管理的建設，為企業謀求更好的發展。

關鍵詞：企業檔案；數字化；探索

隨著電子信息技術和網絡技術的飛速發展，信息時代來到了人們的身邊，在人們的生活工作中，數字化、信息化深入其中，信息資源已經成為人們社會活動和經濟活動的主要資源來源。目前，為了高效的利用信息資源，企業的檔案數字化管理也成為各個企業的研究目標。在數字化的背景下，企業的檔案數字化管理雖然能夠使得企業的檔案信息資源得到高效的利用，但是對于大多數企業來說，在企業檔案數字化管理建設的過程中企業所付出的代價遠遠超過檔案數字化管理所帶給企業的效益，在企業的檔案數字化管理建設中還存在較多的問題。

一、企業檔案數字化的意義

數字化，簡單的來說，就是復雜多變的信息通過計算機語言，被計算機理解和處理，在當今的信息時代，信息的數字化越來越被人們重視，信息的數字化能夠將大量的實質的信息進行最小化的儲存，為信息的使用者對于信息的高效利用提供方便[1]。對于企業來說，檔案文件就是企業生產經營、管理活動、人員變動等過程中產生的具有保存價值的各種形式的文件，企業檔案的數字化建設成為了一些企業對于企業檔案信息資源的高效利用和管理的重要途徑。檔案的數字化建設對企業來說有以下幾點重要意義：

（一）提高企業的經濟效益

實現企業檔案的數字化管理，能夠將大多數紙質文件和實體文檔（光盤、錄影帶）等通過計算機語言轉化為計算機內部的虛擬文檔，就企業而言，這樣做可以減少大量的檔案儲存空間，當企業的管理人員或者企業工作的員工需要查閱某些文件時，也可以很大程度的縮減檔案保管員或資料使用者在查找文件時所要耗費的時間，不需要再從大批的紙質文件中翻找所需要的文件，降低紙質文件在印刷和管理方面的耗費人力、物力資源，從而降低企業在檔案管理這方面的管理費用[2]。在長期的積累過程中，這些費用對于企業來說也是一筆不小的財務支出，所以，企業檔案的數字化建設，也可以提高企業的經濟效益。

（二）提高企業的資源利用

實現企業檔案的數字化管理，能夠有效的改善企業檔案資源的利用方式，使檔案資源的利用空間最大化，提高檔案資源的利用率，讓企業檔案資源的作用發揮到極致。企業檔案實現數字化后，使用者想要查閱某些信息就可以通過網絡進行信息資源的查閱，不用擔心檔案保管員下班或者不在辦公區域是無法查閱的情況。還可以實現多人同時查閱同一份文件，不存在檔案原件數量不夠的問題，提高了企業檔案資源的共享程度。使用者能夠通過網絡在任何時間，任何地點對于需求的檔案資源進行查閱，使得企業檔案資源的利用不再受時間、空間的限制，最大限度的滿足使用者的需求，更加的方便、快捷。

（三）對于企業檔案的原件有保護作用

對于企業來說，企業檔案是長期存放在檔案保管室內，以供企業管理人員或企業工作者進行反復的查閱和利用的，這就使得企業的檔案原件在存放或者查閱過程中出現損壞或者遺失的現象，使得企業的檔案在檔案管理和檔案利用方面存在著矛盾[3]。而企業檔案的數字化管理能夠完美的解決這一問題，檔案實現數字化管理之后，就可以讓使用者通過網絡進行檔案信息資源的查閱和利用，避免檔案管理人員和使用者直接接觸檔案的原件，以減少對企業檔案原件的使用頻率，降低原件文本的損毀率，同時還可以根據使用者管理階層的不同，設置不同的權限，以確保某些重要文件或資料的安全，從而從根本上解決企業檔案利用與檔案保管之間產生的矛盾。

二、企業檔案數字化的過程中存在的問題及對策

企業的檔案數字化管理對于企業的檔案信息資源的利用率有著極大的提高，在企業的發展過程中有重要的作用，但是，在企業的檔案數字化建設過程中，在仍然存在一系列的問題需要我們去解決。例如企業檔案的數據庫不夠完善，企業檔案管理人員對于檔案數字化管理缺乏技術指導，企業的檔案管理制度不夠嚴格以及檔案信息資源的安全問題無法得到保障等。

（一）建立完善的企業檔案數據庫

企業檔案的數字化管理需要企業建立一個龐大的數據庫，這個數據庫可以包含企業所有研發設計、生產經營、人事變動等方面的具有保存價值檔案資料，這樣大批量的信息資源需要企業的檔案數據庫里做出分類儲存。所以，首先要建立檔案數據庫目錄，主要是將檔案分類并按照不用類目錄入到計算機中。數據庫目錄的完善便于企業員工查找資料，同時對檔案管理人員的管理也有一定的幫助作用。其次，需要建立檔案的狀態數據庫，這樣，企業的工組作人員只需要通過網絡就可以將企業的信息和企業相關的資料錄入，做到數據庫的及時更新，這樣，就能使得檔案資料的使用者及時的獲取更加新穎的數據資料或信息[4]。

（二）提高企業檔案管理人員的技術要求

目前大多數企業的檔案管理人員都不是專職人員，他們同時要兼顧檔案管理、文秘等工作，檔案管理人員的素質高低也存在差異，而且對于檔案的管理方式大多停留在傳統的手工管理階段。企業檔案數字化管理在技術知識層面就要求企業的檔案管理人員需要具備較高層次的知識水平，不但要掌握原始的檔案保存管理方法，還必須要能夠熟練使用電腦計算機，掃描儀器等辦公用品，要具備使用和管理數據庫，多媒體，數字攝影等多項技能，只有這樣，檔案的管理人員才能夠更加快捷的對各種檔案進行分類，并快速的完成檔案資料的分類，以便讓企業檔案的數字化管理更加的有條理。

（三）落實嚴格的檔案管理制度

企業檔案的管理工作是非常繁瑣的，在這一方面，企業的管理人員應該給予高度的重視，廣大員工也要對檔案管理人員的工作給予支持，這樣才能夠更好的落實企業的檔案管理制度，才能給企業檔案管理水平創造提升的條件。首先，企業檔案管理部門要建立完善的管理制度，并保證每個員工嚴格按照部門管理制度進行工作安排。其次，在企業檔案數字化建設的過程中，還要求企業提供多種現代化科技技術和多功能設備，這就要求企業具備一定的財力，以支持企業檔案數字化的建設。所以，為了企業的檔案數字化建設，企業應該盡可能的為檔案管理工作提供良好的企業氛圍和良好的物質環境支持，盡快完善企業的檔案管理制度，為企業的檔案數字化管理工作提供政策支持、人員支持和資金支持[5]。

（四）保障企業檔案資源的安全

企業檔案的數字化管理的建設，一方面為企業員工使用企業資源提供了便利而另一方面又讓某些高技術不法分子有了可乘之機，所以企業的檔案數字化管理在資源信息的安全方面也要多加關注。對于內部員工，要根據員工管理階層的不同劃分不同的檔案資料查閱權限，而不是資源人人共享。對外則要建立優質的網絡安保系統，防火墻等等，避免高技術網絡犯罪分子通過互聯網竊取行業信息或商業機密。其次，對檔案管理人員進行合理的配置，盡可能的保持人員的穩定性，降低企業檔案管理人員的流動，避免檔案信息資源的外泄。

三、結束語

企業檔案的數字化建設并不是一朝一夕就可以完成的，它是一項漫長而艱巨的任務，它使得企業的檔案管理更加的方便、快捷，能夠使企業的檔案信息資源得到更加有效的開發利用，為企業提供更加優質的服務，在企業檔案的有效傳播和長期的完好保存方面有著重要的作用。因此，在順應信息時代的技術變革的過程中，為企業建立完善的檔案數字化管理是非常有必要的，在企業資金、技術、人力資源等方面的支持下，企業必須加強對于檔案數字化管理的建設，建立更加完善的企業檔案數據庫以及企業檔案管理制度，從而促進企業的整體管理水平，為企業能夠更好更快的發展貢獻力量。

參考文獻：

[1]徐驍.企業檔案數字化建設探析[J].云南檔案，2016（04）：57-59.

[2]溫青玉.淺談企業檔案數字化建設[J].機電兵船檔案，2015 （05）：60-62.

[3]吳俊.企業檔案數字化工作探索[J].上海航天，2014（31）：105-109.

[4]屠星敏.企業檔案數字化管理探討[J].現代國企研究，2016 （24）：49.

[5]曾維義.企業檔案數字化建設探析[J].中國電業（技術版），2015（11）：178-180.