大型醫(yī)院科室文秘人員的工作特征和個人素養(yǎng)

何柳

[摘 要] 文秘工作，屬于單位工作中的重要組成部分之一。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，勞動分工越來越細(xì)致具體，文秘工作也開始逐漸專業(yè)化、高知化，且越來越多的大型醫(yī)院逐步設(shè)立科室文秘崗位。同濟(jì)醫(yī)院作為華中地區(qū)具有重要影響力集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的大型現(xiàn)代化醫(yī)院，其綜合實(shí)力位居國內(nèi)醫(yī)院前列。年門診和急診量一直保持湖北省第一。近幾年來，隨著同濟(jì)醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和管理工作的提升，陸續(xù)在各臨床科室設(shè)立了專職秘書崗位。作為科室秘書，應(yīng)明確其工作不但具有綜合性，且和中介性，同時還具有從屬性。應(yīng)及時收集相關(guān)信息，為科室決策提供依據(jù)，因而必須不斷提升自身的職業(yè)道德修養(yǎng)，加強(qiáng)文秘基本功訓(xùn)練，確保科室內(nèi)部溝通和交流。

[關(guān)鍵詞] 大型醫(yī)院；科室；文秘

[中圖分類號] R1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1002-8129（2017）06-0119-04

一、醫(yī)院設(shè)置科室文秘崗位的必要性

同濟(jì)醫(yī)院泌尿外科是全國最早成立的泌尿外科專科之一，是國家級重點(diǎn)學(xué)科、衛(wèi)生部臨床重點(diǎn)專科。科室不僅在業(yè)界擁有較高的學(xué)術(shù)地位，而且人員隊伍也比一般科室要龐大。不但下設(shè)有泌尿外科診斷治療中心、碎石中心、男科疾病診療中心、尿控中心、實(shí)驗(yàn)室等部門，而且平時要開展腎結(jié)石、尿失禁、膀胱癌、腎癌、前列腺癌等所有泌尿外科疾病的診治和手術(shù)。整個科室目前已經(jīng)有188人，其中正高級職稱12人，副高級職稱8人，主治醫(yī)師24人，住院醫(yī)師12人，另有多個病區(qū)的護(hù)理團(tuán)隊。科室的平均年門診量多達(dá)12萬人次。各專家醫(yī)師除每日承擔(dān)大負(fù)荷量醫(yī)療工作外，還負(fù)擔(dān)科室臨床、教學(xué)、科研等任務(wù)。因而，為不影響到專家們的臨床工作，同時保證行政辦公事務(wù)及時有效地完成，也為了減輕專家及醫(yī)務(wù)人員負(fù)擔(dān)，從而更好地完善科室管理，同濟(jì)醫(yī)院泌尿外科特別設(shè)置了專職秘書這一崗位。

二、醫(yī)院科室文秘的具體工作內(nèi)容

醫(yī)院科室文秘是連接科室各位醫(yī)務(wù)人員的橋梁和紐帶，對確保科室運(yùn)轉(zhuǎn)效率的提升起著重要作用。具體對于文秘工作從業(yè)者，不僅應(yīng)具備扎實(shí)的文秘基礎(chǔ)，還必須具有醫(yī)學(xué)專業(yè)知識。其具體工作有以下幾個方面：及時掌握科室近期工作動態(tài)；處理科室文件并及時整理歸檔；安排學(xué)術(shù)會議同時做好會議接待和其他會務(wù)工作；協(xié)助專家填寫各種工作申請表并準(zhǔn)備相應(yīng)材料；協(xié)助分管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)安排各層次學(xué)生課程；安排并參與研究生入學(xué)復(fù)試、研究生畢業(yè)論文答辯工作；傳遞、編寫、整理和篩選科室信息，用于對外交流；代表科室參加各種會議，并及時有效地傳達(dá)到人；收發(fā)信件雜志、接待來客；維護(hù)和購置辦公設(shè)備。可以說大型醫(yī)院的科室文秘工作不但責(zé)任重大，而且溝通協(xié)調(diào)能力要強(qiáng)，因而在某種意義上講，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，即為領(lǐng)導(dǎo)的智囊。

三、醫(yī)院科室文秘人員工作特征和個人素養(yǎng)

（一）明確醫(yī)院科室文秘工作的特征

大型醫(yī)院具有科研、教學(xué)、醫(yī)療以及培訓(xùn)等方面的功能。歸結(jié)起來，大型醫(yī)院科室文秘工作具有以下幾個方面的特點(diǎn)：其一，綜合性。醫(yī)院的各個臨床科室文秘需要協(xié)調(diào)和溝通多方面的工作，相應(yīng)的工作涉及后勤保障、行政管理、科研、教學(xué)以及醫(yī)療等方面的內(nèi)容。其二，中介性。醫(yī)院臨床科室文秘需要發(fā)揮一個傳達(dá)信息的聯(lián)絡(luò)站的功能，醫(yī)療質(zhì)量管理、專家會診安排、科室宣傳報道等相關(guān)的行政職能需要通過文秘來傳達(dá)和匯報相關(guān)的信息，并且反饋實(shí)際的情況。其三，從屬性。文秘是臨床科室領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中的良好助手，需要根據(jù)科主任等領(lǐng)導(dǎo)的具體指示和決定，自主配合相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好醫(yī)院中的各方面工作。其四，服務(wù)性。醫(yī)院文秘工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性。所有這些相應(yīng)內(nèi)容都離不開服務(wù)[1]。

（二） 收集信息為科室決策提供依據(jù)

領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理往往是依據(jù)于對全局信息的把握和了解，而文秘則擔(dān)負(fù)著信息收集以及歸納總結(jié)的重要任務(wù)。因而在平時的工作中，應(yīng)注意及時收集所在科室的醫(yī)療科研等多方面信息，在梳理和分析基礎(chǔ)上，最好形成文字總結(jié)，以便科室領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握近期存在的問題和不足。以筆者親身工作經(jīng)歷為例，文秘需要積極和醫(yī)務(wù)處、科研處、統(tǒng)計科等行政職能部門聯(lián)系，收集科室手術(shù)量、門診量、床位周轉(zhuǎn)率、平均住院日、論文課題等主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，同時將重要的臨床醫(yī)療指標(biāo)信息進(jìn)行同比和環(huán)比的比較，并且定期把這些數(shù)據(jù)分門別類進(jìn)行匯總，形成分析報告，定期給科室領(lǐng)導(dǎo)參閱，以便他們準(zhǔn)確了解科室工作中的薄弱環(huán)節(jié)以及亟待解決的問題以便更好地為科室發(fā)展做出正確決策。

（三）提升自身的職業(yè)道德修養(yǎng)

要做好文秘工作，必須懂得如何做人。如果一個人沒有良好的品行，即便擁有很強(qiáng)的能力，也難以做成事。所以，對于一個優(yōu)秀的科室文秘工作者來說，需要具備一定的職業(yè)道德修養(yǎng)，這是立業(yè)之基，也是做人之本。作為醫(yī)護(hù)工作者尤其是大型醫(yī)院的醫(yī)療專家工作隊伍的從業(yè)人員在強(qiáng)調(diào)應(yīng)具備和堅持堅定的政治思想，確保政治方面的敏感性外，還必須時刻關(guān)心國家醫(yī)改政策，提升自身的理論、思想和業(yè)務(wù)水平。作為文秘人員，應(yīng)淡泊名利、謙虛謹(jǐn)慎、服務(wù)熱情、服從領(lǐng)導(dǎo)、忠于職守并且熱愛自己的事業(yè)，這是做好工作的保證。同時還必須注意工作方法上堅持實(shí)事求是，努力做到具體問題具體分析，注意重大問題及時處理，減少不必要的失誤。同時，文秘作為貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作者必須經(jīng)受得住誘惑的考驗(yàn)，要具備奉獻(xiàn)精神以及任勞任怨的精神，不唯利是圖。在此必須強(qiáng)調(diào)的是，文秘工作人員應(yīng)具備嚴(yán)格的保密意識，平時工作中應(yīng)謹(jǐn)防醫(yī)院、科室以及專家的重要信息外泄。杜絕將自己擺在“一人之下、萬人之上”的地位，更不能錯誤的把自己當(dāng)成科主任的化身和代言人，避免借助科室領(lǐng)導(dǎo)的影響力做一些違規(guī)的事情。因?yàn)樵揭?guī)越線的工作不僅不利于自己的職業(yè)發(fā)展，而且會影響醫(yī)院的名聲和利益[2]。

（四）加強(qiáng)文秘基本功方面的訓(xùn)練

科室文秘需要持續(xù)提升自身的公文處理水平，同時還需要具備良好的文字表達(dá)功底。這是成為優(yōu)秀文秘的重要條件。如果一個科室文秘具有較高的學(xué)歷，但是文字水平較差，那是難以勝任文秘工作的[3]。而提升自身的文字水平不僅靠背誦簡單的寫作知識，更需要努力實(shí)踐積累，在平時應(yīng)注意請教老師，不斷提高寫作水平。作為科室文秘全面地掌握和運(yùn)用公文的寫作技巧是十分必要的，譬如對不同公文格式應(yīng)用要嫻熟于心，不能因?yàn)轳R虎大意而造成工作疏漏，影響醫(yī)院和科室的形象。其次，科室文秘應(yīng)具備一定的自動化辦公技術(shù)水平，特別應(yīng)嘗試應(yīng)用微信這個熱門的社交軟件平臺進(jìn)行一些任務(wù)的處理和事務(wù)的通知，提高工作效率。隨著科技的發(fā)展，目前各項(xiàng)工作的信息化水平都比較高，如果在這種背景下無法正確的使用高效率辦公工具，就難以出色完成相應(yīng)工作。

（五）確保各科室文秘間的內(nèi)部溝通配合

在當(dāng)前的醫(yī)院行政工作中，既要突出“專”，即專人做專事；而且還要講究“合”，即各個科室文秘在工作中要相互配合，取長補(bǔ)短，共同提高業(yè)務(wù)水平。可通過在網(wǎng)上建立各部門、各科室秘書間的工作QQ群，形成新老文秘共同進(jìn)步、新促老、老帶新的工作氛圍，這樣能夠確保工作效率的切實(shí)提升。在這種模式下，老員工可以發(fā)揮自己的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢和專業(yè)技能優(yōu)勢，能夠指導(dǎo)新文秘同事不懂不會的問題，并且促進(jìn)他們業(yè)務(wù)水平的快速提升。與此同時，老員工還能夠啟發(fā)新員工的工作思路，能夠讓他們成長更快，這有利于醫(yī)院人才資源的可持續(xù)性健康發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 葉彤.現(xiàn)代文秘人員的素養(yǎng)與文檔工作初探[J].檔案與建設(shè).2009，（2）.

[2] 楊丹.醫(yī)院文書工作與醫(yī)院檔案的關(guān)系探討[J].福建醫(yī)藥雜志，2008，（3）.

[3] 趙敏.網(wǎng)絡(luò)文化與文秘人員的信息素養(yǎng)[J].科技信息（學(xué)術(shù)研究），2007，（26）.

[責(zé)任編輯：譚曉影]