煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題及有效措施

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摘 要：在我國的煙草行業(yè)中，企業(yè)的檔案管理工作是對煙草企業(yè)的整體運作都會產(chǎn)生影響的一項管理工作，但是就目前的實際情況而言，在很多煙草公司中，卻存在著管理工作不完善等諸多方面的問題，亟需得到解決。在此背景下，文章首先介紹了現(xiàn)階段在煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題，進(jìn)而根據(jù)問題和煙草公司的市場運作特點提出了針對的解決措施。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；檔案管理；問題；措施

以史為鑒可以知興衰，這一千古名句并不僅僅是針對于國家興亡的大事，同時也對每一家企業(yè)，每一個個人的小事所適用。對于我國煙草行業(yè)而言，其在市場運作過程中，檔案是記錄企業(yè)發(fā)展的寶貴見證，同時也是企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的指路明燈，對企業(yè)發(fā)展的重要意義不言而喻。但是就目前的實際情況而言，很多煙草工作在自身的檔案管理工作上，卻存在著觀念、行為等多個方面的不足之處，對煙草公司的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。基于此，文章圍繞煙草企業(yè)檔案管理工作為中心，分問題和對策兩方面展開了細(xì)致的分析探討，旨在提供一些該方面的理論參考，以下是具體內(nèi)容。

一、現(xiàn)階段煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度不足

就目前煙草公司檔案管理現(xiàn)狀存在的第一個問題，便在思想層面上對檔案管理工作的整體重視程度不足，沒有將檔案管理工作真正的作為企業(yè)基礎(chǔ)工作的一類，繼而在人員配置、設(shè)備采購以及機構(gòu)設(shè)置上都難以滿足正常的煙草企業(yè)檔案管理工作需要。

（二）檔案管理觀念落后

煙草企業(yè)在檔案管理工作思想層面上的問題，除了重視程度不足之外，還存在著管理觀念落后的問題，在管理的方法上過于陳舊。目前在市場中的主要煙草公司在檔案管理工作管理方式上，多采用手工的方式，在信息技術(shù)的應(yīng)用上存在著嚴(yán)重不足的問題，在檔案管理工作的質(zhì)量和效率上也就難以保障。同時在管理的經(jīng)費編制上，也難以滿足檔案管理工作的切實所需，也導(dǎo)致檔案管理工作難以高質(zhì)量的開展。

（三）檔案管理隊伍力量薄弱

煙草公司在檔案管理工作上存在的問題，除了在思想層面上存在問題之外在具體的措施上也存在著一些不足之處。其中最為典型的就是檔案管理隊伍力量是分別薄弱、穩(wěn)定性不足。目前很多煙草公司自身根本就沒成立的單獨的檔案管理部門，都是由其他職位上的人員兼職代為管理。繼而檔案管理隊伍缺乏專業(yè)性，也缺乏穩(wěn)定性，自然管理的質(zhì)量也就難以保障。

（四）管理和服務(wù)脫節(jié)

在煙草公司的檔案管理工作管理和服務(wù)相脫節(jié)的問題上，主要體現(xiàn)在三個方面，其一為對檔案的歸類管理不足，缺少一個完整的管理系統(tǒng)；其二為在歸檔的渠道上不完善，很多公司存在斷代的問題；最后則是重視管理卻不懂如何利用，忽視了檔案的實際價值。

二、煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題的有效措施

（一）加強重視，提升責(zé)任感

要改變目前在煙草公司檔案管理工作上存在的問題，首先需要在思想層面進(jìn)行改變。由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層主動加強對檔案管理工作的重視程度，繼而在企業(yè)的內(nèi)部形成一個自上而下的良好檔案管理工作氣氛。并將具體的管理責(zé)任下方的管理人員身上，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）更新觀念，提升服務(wù)意識

在檔案管理工作的管理觀念的更新上，可以從三個方面出發(fā)。首先需要將最近的信息技術(shù)引入到檔案管理工作中去，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的高質(zhì)高效；其次需要從現(xiàn)階段出發(fā)，加強企業(yè)的檔案編纂工作，變檔案管理工作的事后服務(wù)為主動服務(wù)；最后需要對檔案的服務(wù)措施進(jìn)行改善，突破單一化管理的困境，采用多方式、多渠道的管理方式，提升管理效果。

（三）加強培訓(xùn)，提升管理人員能力

針對于目前在很多煙草企業(yè)中存在的檔案管理隊伍力量薄弱的問題。首先需要在企業(yè)內(nèi)設(shè)置專門的管理機構(gòu)，成為專門的管理隊伍。并持續(xù)性的對管理隊伍進(jìn)行培訓(xùn)工作，提升管理隊伍的管理素養(yǎng)和專業(yè)能力。并采用走出去和請進(jìn)來的培訓(xùn)方式，讓企業(yè)內(nèi)的管理人員，到先進(jìn)企業(yè)或高校中去接觸最先的檔案管理工作理念和方式，也請先進(jìn)企業(yè)和高校中的高等級檔案管理人員，到企業(yè)內(nèi)任職，為企業(yè)的檔案管理隊伍帶來新的管理理念和提升，整體提升檔案管理人員的管理能力，提升企業(yè)的檔案管理水平。

（四）進(jìn)行開發(fā)利用，實現(xiàn)管理和服務(wù)向?qū)?/p>

最后在煙草企業(yè)的檔案管理工作上需要進(jìn)行優(yōu)化處理，即實現(xiàn)對檔案的開發(fā)利用，將檔案管理工作和服務(wù)工作相結(jié)合。將企業(yè)檔案所具備的價值充分的開發(fā)出來，在企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略制定中，提供一定的經(jīng)驗支持，將死檔案變成活的資料，繼而從客觀上提升煙草企業(yè)對檔案管理工作的重視程度，也就提升了煙草企業(yè)的檔案管理工作水平。

在市場經(jīng)濟(jì)體制下，對于每一家煙草公司而言，檔案管理也是影響公司市場競爭力的主要因素之一，但是就目前的實際情況而言，很多煙草公司在自身的檔案管理工作上卻存在著對檔案管理的重視程度不足、檔案管理觀念落后、檔案管理隊伍力量薄弱、管理和服務(wù)脫節(jié)等問題，其已經(jīng)成為了很多煙草公司進(jìn)一步發(fā)展主要制約因素。而基于這些現(xiàn)存的問題以及煙草公司的市場運作特點，加強重視，提升責(zé)任感、更新觀念，提升服務(wù)意識、加強培訓(xùn)，提升管理人員能力、加強管理，提升管理質(zhì)量、進(jìn)行開發(fā)利用，實現(xiàn)管理和服務(wù)向?qū)邮乔袑嵱行У奶嵘裏煵萜髽I(yè)檔案管理工作水平的措施，值得我國眾多的煙草企業(yè)在自身檔案管理工作中充分合理的使用，不斷提升自身的檔案管理水平，促進(jìn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。

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