現代信息技術在普通高級中學檔案管理中的應用

崔震

【摘要】在信息技術快速發展的背景下，檔案管理的應用成了高級中學管理工作中的重要因素。本文主要研究信息技術在檔案管理中的重要性及對策，對此進行深度分析。

【關鍵詞】信息技術；檔案管理；高級中學

現代社會中信息技術的迅速發展，迫使學校也在改變教學的理念。同時，學校設定評價標準的能力也在進步，檔案管理的應用作用也就成了綜合實力中的重要組成部分。檔案中的圖片、文字及豐富多彩的教學錄像，是學校各項活動的真實記錄。但，目前一些學校檔案管理方面的工作還存在一定欠缺，管理理念和方法也較落后，需要進行有效改善，使之促進學校各項管理工作的進一步發展。

一、中學檔案管理工作存在的問題

隨著現代社會中的信息技術不斷迅速發展，檔案管理工作相較存在滯后現象，不能滿足現代社會對檔案信息資源的要求。主要表現在：一是學校領導除了關注教學，沒有重視檔案管理的問題，對于檔案管理的認識欠缺。二是管理制度建立不完善，在傳統檔案的形式上也存在變化問題，管理工作出現前所未有的缺陷。三是管理人員工作能力偏低，有些是兼職人員，根本不懂得如何管理檔案，專業素質較低，整理、收集及保管方面的能力也存在一定程度的欠缺，甚至給檔案管理工作帶來阻礙，導致無法推進先進檔案信息管理技術。四是中學領導忽視了學校管理制度要求和檔案管理工作規范，沒有添置信息化設備，造成檔案管理信息化程度偏低。

二、相關改進措施

（一）建立健全檔案管理制度。為了讓學校檔案管理工作能在正常的條件下運行，要重視檔案管理的制度建立健全。管理人員對學校的實際情況進行全面的調查，經過調查得知；為了檔案的管理工作能夠順利進行，事前充分理解（檔案法）的重要性及規定中的合理科學規章制度的原則。在管理檔案中保證要遵從已制定規章制度的原則，一是收集檔案信息、歸檔、整理、保存、篩選……按照制定的環節標準進行。二是管理檔案時，通過有序化來進行有序移交檔案、改編、接收等，并按照工作中的需要辦理手續，做好入檔記錄。三是為了進行檢索，需要對檔案管理進行索引，在管理檔案中做好過程匯總，且配合相關的檢索進行管理檔案工作，以提高查看檔案的效率。

（二）提高管理人員技能素養。為了更好地進行檔案管理工作，提出了重要條件，要求相關部門定期對工作人員進行培養。尤其是派遣管理檔案的人員，并給予一些相關學習的資料，要求學習過程中能夠充分理解管理檔案的重要知識；同時提高工作人員的實踐技能（計算機技術）、維護網絡及管理數據，加強管理經驗的提高，并讓檔案管理人員了解管理檔案方面的重要性；加強培養相關人員的管理及監督專業水平，減少難點，運用現代網絡技術收集管理中的相關信息，把現代信息技術融入新時期檔案管理工作的發展當中。

（三）管理檔案中的注意事項。檔案管理人員在整理或保存檔案時，對于從前的紙質化檔案用日常的處理方式接手即可，因為在檔案管理當中很少存在重紙質文件。但是屬于特殊性的數字化文件，如果采取處理方法出現失誤，會導致大量文件丟失，最后也很難以找回原處。所以，建議在保存及整理檔案時，要認真核對是否屬于數字化文件，再進行收集。為了方便使用計算機網絡（Computer）來發送相關郵件及文件，相關單位該為中學校提供“網絡”（The internet），通過先進網絡技術來把文件安全發送給檔案管理人員。此外，在收集檔案資料時注意一些方面：進行檢查資料的質量保證，避免出現破損或水漬的痕跡，對于不合格的資料一概拒絕接收。

（四）現代化管理方式的應用。隨著現代社會信息資源的不斷推進，檔案資源利用率及開發較為廣泛，將其在管理中成為了不可缺少的重要部分。因為，每年各個中學的競爭力不斷加強，為了在一定程度上提升目標，采取相應的手段對信息資源及企業信息進行程度上的競爭。然而科學技術利用高速發展的時代提高了生產力，所以，在社會管理及經濟建設當中信息技術已成為了其中不可缺少的基本部分，而且在一定程度上不斷刺激與提高信息化，將檔案管理工作促進先進技術發展上。但隨著時代的發展要求對傳統的（方式方法、管理理念及管理機制）不再被廣泛利用，對此方面需要加強提高。為了擴大信息溝通的渠道，在檔案信息的開發上加強優化，并建立一種相應的開發機制，使信息管理技術及傳統檔案配合所謂方式進行改進。同時讓豐富的形式滿足現代信息的要求，加強重視收集檔案方面工作的重要性，例如：正確保存檔案（電子、紙質），也要把相關資料一同收集（文字、錄像），并確保收集檔案工作的質量。

三、總結

檔案管理對于現代高中學校來說是在工作中非常重視的部分，用先進信息技術使學校的檔案管理工作能力得到提高，起到促進的作用，同時提供更多的相關信息并給予一些支持。如果中學的檔案管理工作能力，能得到相關部門的認可，可提高教學管理水平，并為未來的發展做好鋪墊。

【參考文獻】

[1]李兵.信息技術在檔案管理中的應用[J].活力， 2014（3）：102.