科研單位人事檔案管理問題與對策

李燕飛

【摘要】近年來我國人事制度改革不斷加快，在科研單位人事檔案管理工作中，逐步暴露了很多問題。本文將簡述科研單位人事檔案管理中的問題，并提出行之有效的對策。

【關(guān)鍵詞】科研單位；人事檔案；管理

科研單位人事檔案內(nèi)容主要有職稱評定、年度考核、成果獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等，可以將科研人員的工作業(yè)績，所取得的榮譽(yù)等反映出來，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，是當(dāng)前必須努力解決好的一個(gè)重大課題。加強(qiáng)科研單位人事檔案管理，解決其中存在的問題，有利于科研成果的宣傳，最大限度發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，可謂意義重大。

一、科研單位人事檔案管理的問題

（一）重視程度不足，基礎(chǔ)設(shè)施較差。領(lǐng)導(dǎo)通常只關(guān)注科研成果，對人事檔案管理工作認(rèn)識不到位，只要不出現(xiàn)泄密或丟失即可。當(dāng)前，很多科研單位還未將人事檔案管理工作提上日程，也沒有解決人員、場所、經(jīng)費(fèi)等方面的問題。而檔案室建設(shè)也不夠規(guī)范，甚至一些科研單位還未建立專門的檔案室，防火、防盜、防蟲等措施不到位，極易引起人事檔案的丟失、破壞等問題。

（二）資料收集不及時(shí)，管理方式落后。科研單位檔案人員通常身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)水平有待提升，加之缺乏完善的資料收集歸檔制度，造成檔案收集不及時(shí)、不完整，很多重要信息不能第一時(shí)間存檔。此外，管理方式也很落后，檔案查詢非常繁瑣，隨意存放，不利于發(fā)揮出檔案資料的作用。個(gè)別檔案字跡模糊，書寫不規(guī)范，也對科研單位人事檔案的保存與利用帶來不利影響。

（三）檔案信息化建設(shè)滯后。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展很快，計(jì)算機(jī)信息水平也越來越高，人事檔案信息管理系統(tǒng)得到了廣泛應(yīng)用。然而，因?yàn)榭蒲袉挝活I(lǐng)導(dǎo)思想上的忽視，在人事檔案管理中還很少應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也缺少掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，這樣檔案管理工作效率很難得到提升。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高，能力不強(qiáng)。在科研單位體制改革過程中，實(shí)行人員競聘上崗，檔案管理人員崗位變化很大，且大多未接受過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)，不了解檔案管理的要求，也不熟悉檔案的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)，無法滿足現(xiàn)階段科研單位人事檔案管理的需求。此外，由于工作壓力大、任務(wù)重，檔案管理人員投入精力少，導(dǎo)致很難提升人事檔案管理工作水平。

二、科研單位人事檔案管理的對策

（一）提高重視程度，改善基礎(chǔ)設(shè)施。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能確保科研單位人事檔案管理工作順利開展。應(yīng)成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期檢查并指導(dǎo)檔案管理工作，而檔案管理人員也要及時(shí)匯報(bào)工作，避免出現(xiàn)問題。科研單位要設(shè)立綜合檔案室，安排專職人員負(fù)責(zé)，并將防護(hù)措施做到位，消除所有存在的不利因素，確保人事檔案的安全。要加大資金投入，多渠道籌集資金，將掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備配置齊全。此外，應(yīng)設(shè)立專用的檔案庫房，做好防潮、防火措施，并安裝空調(diào)，配置滅火設(shè)置。

（二）認(rèn)真收集檔案資料，提升管理水平。對科研單位人事檔案管理工作而言，首要任務(wù)就是做好檔案資料的收集。在我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革過程中，科研單位人事檔案資料也越來越多，包括考察、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等材料，為人事檔案資料收集工作帶來了巨大考驗(yàn)。對此，檔案管理人員要切實(shí)提起重視，及時(shí)收集好相關(guān)材料，認(rèn)真整理，仔細(xì)鑒別。如果材料不滿足歸檔要求，應(yīng)盡快處理，如果材料手續(xù)不齊全，也要及時(shí)補(bǔ)辦，保證所有材料都有完整的手續(xù)，確保人事檔案的真實(shí)性。在填寫檔案資料的過程中，也要做到規(guī)范，同時(shí)形成電子檔案，便于檔案資料的長期保存和利用。

（三）加快人事檔案管理信息化建設(shè)。隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，科研單位人事檔案管理工作也要逐步實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化。對此，科研單位檔案管理部門應(yīng)完善基礎(chǔ)設(shè)施條件，安排足夠的檔案管理人員，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理工作效率，確保人事檔案信息輸入的準(zhǔn)確性。科研單位不僅有紙質(zhì)人事檔案，還有數(shù)字化檔案，檔案管理人員在日常工作中，要將這兩種檔案銜接好，保證這兩種載體相輔相成，能夠?qū)⒖蒲腥藛T具體情況反映出來，發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有價(jià)值。要從科研單位實(shí)際情況出發(fā)，對于可以公開的人事檔案信息，則要在網(wǎng)絡(luò)上加以宣傳，從而促進(jìn)科研成果的推廣與應(yīng)用，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的能力。科研單位要定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力。科研單位要結(jié)合實(shí)際情況，培養(yǎng)一批管理能力較強(qiáng)的檔案管理人員，或者是為他們提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。對檔案管理人員而言，也要主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富自身的理論知識。在工作中要保持較強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，認(rèn)真學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，牢固掌握現(xiàn)代科技知識，不斷提升自身的檔案管理能力。科研單位還要通過“走出去，請進(jìn)來”的方式，讓檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識及時(shí)得到更新，提升操作水平，從而確保科研單位人事檔案管理工作能夠正常進(jìn)行，并發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值與作用。

三、結(jié)語

總之，人事檔案是人才信息的重要載體，記載著科研人員的工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容，是全面考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，發(fā)揮著極其重要的作用。科研單位必須提起重視，認(rèn)真分析當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)采取有效的解決措施。同時(shí)還要投入更多資金，改善基礎(chǔ)設(shè)施條件，并培養(yǎng)更多檔案管理人才，這樣才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率的提升。

【參考文獻(xiàn)】

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