做好基層人事檔案完整性管理之我見

馮群蓉

【摘要】在新的社會形勢下，我們應當從以人為本的角度出發，不斷地提高對人事檔案工作之重要性的認識，不斷地在工作中銳意創新，改善人事檔案工作的質量。

【關鍵詞】基層；人事檔案；完整性

隨著社會經濟的發展，各項管理制度的規范和完善，各單位都在以全新的方式進行人事檔案管理。而基層單位的檔案管理工作主要是收集、整理基層單位員工的信息資料，確保基層工作人員在工作中形成的個人資料完整，并通過提高服務水平，從而為員工檔案的利用提供幫助。但是在實際檔案管理過程中，還存在著許多的問題，嚴重影響了基層單位檔案管理的質量，因此，必須要不斷改進、完善基層單位檔案管理模式，提高基層單位人事檔案的完整性和信息資源的利用率。

一、重要性

在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實性、動態性和機密性的檔案材料，是一個單位人力資源管理中的關鍵環節，同時，檔案材料的完整也關系到員工自身的切身利益。

（一）選拔人才依據。在進行人才選拔時，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當事人當前各方面的表現外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關于人才的學習經歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關信息，為選拔人才提供依據。此外，通過高效而優質的人事檔案管理，還能為人才業績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規范化的管理工作，關系到每一個員工的前途和切身利益，關系到單位的長遠發展，關系到對于人才的公正評判。

（二）實現人力資源的最佳配置。每一個員工的特質都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實現了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個員工安排到最適合他的崗位上。要想實現對人力資源的最佳配置，就必須對每一個員工的人事檔案材料認真收集，細致整理、全面分析、準確評價。隨著時間和環境方面發生的變化，員工的崗位變動和優勝劣汰更是在所難免，此時人事檔案管理就顯得更加重要。

二、人事檔案管理弊端

現階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現今的社會形勢存在著脫節。尤其是不少單位已經普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經濟不斷飛速發展的今天，積極地引進人才，對于一個單位的發展來說是至關重要的。然而，由于當今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復雜許多。

（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學起乃至今后工作中伴隨學習、升遷等成長過程中形成的記錄材料。基層單位人事檔案管理是根據傳統的方式方法進行的。它大多數記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現相對個人工作能力、個性特點的相關內容。同時，隨著市場經濟提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個人影響的重要性缺乏認識，基層單位也沒有專業或專職檔案管理人員，缺乏必要的保管設施及專業的管理技能，而導致人事檔案材料歸檔不及時、缺項、缺失，影響了檔案的完整性以及時效性。檔案材料不完整、管理落后是現今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。

（二）管理者綜合素質偏低。開展信息化的檔案資源管理是時代發展的趨勢，要求管理者務必熟練操作計算機，使用相關網絡技術及各種檔案管理的軟件，學會發掘更多檔案信息的價值等。但從實際現狀來看，基層檔案管理者的綜合素質偏低，根本無法應用現代化的網絡技術與信息軟件進行辦公，僅僅只是憑借自身的經驗開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設。

（三）檔案管理形式多種多樣。基層單位的檔案資料主要以紙質為主。隨著信息技術的普及應用有些單位也開始向電子化檔案發展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進行有效整合，各個部門分別按各自的方式方法管理對應的材料，很少進行交流與數據共享，一旦需要查找某個員工的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進行信息化管理的，也沒有充分發揮出信息技術的作用。所以，要使基層人事檔案規范化、標準化管理落實到實處還有很多工作要做。

三、檔案管理對策

（一）全面檔案內容。人事檔案的不全面性主要是因為舊的管理體制所限，人事人員都是按照傳統方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時效性差的原因。基層單位應加強對人事檔案管理重要性的認識，檔案管理人員要專職、專業培訓。要及時收集、追蹤個人檔案資料。檔案內容的收集應該加強員工的個人能力包括組織能力、協調溝通能力、合作精神、創新意識以及心理素質等方面資料，這些能反映一個人的綜合素質，而不是僅限于學歷程度及政治表現。除了這些內容的收集，還需要將當事人平時的工作業績、工作情況以及他們在活動中的表現予以考核的情況也要及時歸檔。為全面、完整地體現員工的個人檔案內容，還要將他們在學術與技術上的成果予以記錄歸檔。

（二）積極開展數字檔案的建設。隨著信息技術的普及應用，我國各單位檔案資料也開始向數字化檔案方向發展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數字化基礎設施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進行有效整合。其次，沒有充分發揮出信息技術的作用。單位在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數據的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術強大的功能就是數據分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。為此，要提高信息化、數字化建設的意識，加大基礎設施投入，建立標準化、規范化的管理制度和措施，加強檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。

（三）進行人事檔案代理方面的業務建設。如今，在市場經濟不斷發展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經濟體制相得益彰，來更好地為市場經濟機制服務。人事檔案代理就是在市場經濟機制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機構，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負擔，節省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優化。

除了以上三點之外，我們還應當積極加強人事檔案的保密性方面的建設，堵住在檔案管理環節中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。

（四）加強檔案人員培訓力度。在目前基層人事檔案管理的團隊當中，缺乏熟悉業務知識、同時又能夠精通相關網絡技術的綜合型人才。所以人事管理部門應當對檔案部門的管理人員加強綜合培訓，培訓內容包括了管理軟件的應用、計算機的日常操作以及數據庫的維護、圖像的處理等等，同時加強業務素質與能力培訓，更新檔案管理人員的專業知識結構，進行相關考核后發放管理證。建議在未來開展信息化的檔案建設過程當中，基層所有檔案管理工作人員務必持證工作，不斷學習關于檔案建設的理論知識，全面提高人事管理部門檔案建設團隊的綜合素質。

四、結束語

人事檔案管理工作對單位的發展有著重要作用。就目前來看，我國單位人事檔案管理過程中還存在著檔案管理機制不合理、檔案管理人員專業管理水平低等問題。對此，必須要采取適當的改革措施，完善檔案管理機制，對檔案管理人員進行培養，提高其專業管理水平，保證單位檔案管理的質量與效率。

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