行政單位人力資源檔案管理提升策略

李燦

【摘要】隨著當前行政單位各項工作事務的增多，許多單位在檔案管理上過于重視單位事業建設等方面檔案，逐漸忽視了人力資源檔案管理。而要想確保行政單位各項工作開展的高效性和高質性，則必須要加強人才培養，做好人力資源搜集、整理、分析、儲存等檔案管理工作。

【關鍵詞】行政單位；人力資源；檔案管理；提升意義

隨著我國整體經濟水平的發展，國家行政單位工作效率和質量也得到了進一步提升。對行政單位來說，人力資源是保證其工作高效開展的基礎，加強單位人力資源檔案管理能夠顯著提高單位人才利用率，充分發揮人才潛能，為行政單位可持續發展夯實人力基礎。本文在此立足于行政單位視角，簡要提出幾點提升行政單位人力資源檔案管理的策略。

一、行政單位人力資源檔案管理水平提升意義

提高人力資源檔案管理可優化行政單位人力資源配置。通過加強人力資源檔案管理，可以更加深入、全面了解行政單位內職工具體情況，然后結合崗位及職工情況來進行安排，這樣既能夠提高崗位工作質量，還可以為職工更好發展創造平臺。人力資源檔案是行政單位對職工進行崗位配置和調任調動的主要標準，提高人力資源檔案管理質量可以顯著提高單位內部人力資源配置的科學性、合理性和有效性。

提高人力資源檔案管理可有效激發行政單位職工潛能。職工潛在能力的發揮是提高及創新行政單位工作質量的根本，而加強人力資源檔案管理，能夠全面掌握職工工作生涯內容，通過對職工以往及當前工作情況進行綜合分析，發掘職工潛在能力和價值，幫助職工更好進行職業規劃，實現職工價值，同時為行政單位工作質量提升提供人才保障。

二、行政單位人力資源檔案管理提升策略

（一）制定高效檔案管理制度。科學有效的管理制度是提高工作效率的保障，因此行政單位在人力資源檔案管理上也應制定出與單位人力資源情況相符合的檔案管理制度。現階段，隨著時代的轉變及制度的改革，行政單位各項工作的開展都面臨新任務、新機遇及新挑戰，對此行政單位人力資源檔案管理制定也應隨之進行完善創新，不僅要確保檔案管理制度的科學性、高效性和完善性，同時還要保證制度能夠與時俱進，適應時代及單位發展需求。制定高效檔案管理制度不僅能夠提高檔案管理人員工作規范性，同時還可以提升管理人員工作積極性，培養工作責任意識，進而提高單位人力資源利用率。高效的人力資源檔案管理制度應明確規范管理中每個環節和步驟，包括檔案保存方式、檔案信息流轉程序等，統一進行規定，確保制度建立有效性，避免耗費無效工作時間和精力。

（二）豐富內容提高利用價值。提高人力資源檔案內容的豐富性，詳細記錄單位人員專業能力、學術水平、職稱等級、特長優點、工作情況等內容，同時結合職員崗位具體情況對其進行綜合分析，包括單位職員應具備的能力、條件、知識等。在人力資源檔案管理上重視崗位分析，這樣可以顯著提升行政單位職員聘用的業績評估、薪酬體系等更加規范化、科學化。另外，豐富人力資源檔案內容、進行崗位分析還能夠進一步優化人員配置，結合不同崗位任職條件進行公開職位競爭，確保合適人才就任合適崗位。這樣不僅可以激發職工工作主動性和積極性，還可以形成系統的人力資源檔案管理體系，盡量確保人才配置最優化，提高行政單位人才利用率，充分發揮人才利用價值。

（三）提高檔案管理人員素質。提高行政單位人力資源檔案管理質量和效率，還要將重點落實在檔案管理人員綜合素質提升上。行政單位首先要保證檔案管理人員引入人才的優質性，擴大人才引入機制，避免出現任人唯親等現象，從源頭上重視人力資源檔案管理人員素質。其次，行政單位要重視在職檔案管理人員教育培訓，著重提高檔案管理人員專業能力及素質道德的培養與提升，最大程度上降低檔案管理人員工作中違紀、違法行為出現，同時制定適宜的激勵體系，促使檔案管理人員主動提升自身綜合素質。另外，行政單位人力資源檔案管理人員還應轉變以往“保管員”的身份定位和認識，提高自身工作主觀能動性，積極參與到人力資源檔案研究及開發利用工作中，從而為行政單位選人、用人、政績評審等工作提供數據支持。

（四）加強檔案管理數字建設。借助網絡信息技術提高行政單位人力資源檔案管理工作信息化程度，加強檔案管理的數字化建設。通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫，實現人力資源檔案管理信息傳輸的網絡化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高行政單位人力資源檔案管理的使用價值，為企業的經濟發展提供必要的服務。人力資源檔案管理的數字化建設能夠幫助管理者更加全面掌握職工情況，動態反映行政單位職工經歷、知識、能力、信譽等情況，包括人才的基本信息、教育培訓經歷、工作履歷、工作業績、成果榮譽和業績評估等，從而有助于人力資源科學配置，提高單位工作效率和質量。

三、結語

總之，行政單位作為國家代表機關部門，為了充分發揮自身作用及內部人才價值，必須要重視人力資源檔案管理工作，進一步提高人力資源利用率，與時俱進對人力資源檔案管理工作進行創新，為單位培養更高素質、高水平、高能力行政單位人才奠定基礎，進而為國家、社會及民眾提供更優質行政服務。

【參考文獻】

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