醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率改善策略分析

侯靜

【摘要】對辦公室檔案管理工作效率進(jìn)行改善，將更加有助于推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的良性發(fā)展，同時也可以為醫(yī)院管理工作的不斷強(qiáng)化提供重要的依據(jù)。本文主要就“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下辦公室檔案管理工作效率的改善措施進(jìn)行了探討，以期為醫(yī)院辦公室檔案管理工作的改進(jìn)提供建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公室檔案；工作效率

醫(yī)院辦公室檔案管理工作為醫(yī)院的各項工作提供了相當(dāng)重要的檔案信息支持，是醫(yī)院辦公室管理中的重要組成內(nèi)容，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院必須要加強(qiáng)辦公室檔案網(wǎng)絡(luò)化的安全管理，在過去因為缺乏科學(xué)合理的管理體制，對于醫(yī)院給辦公室檔案管理工作的高效運(yùn)作產(chǎn)生了阻礙。隨著醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院辦公室檔案管理工作體制已經(jīng)有了很大的改善，醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率有了很大的提升，但是為了更好地適應(yīng)醫(yī)改的要求，還需要不斷地改善醫(yī)院辦公室檔案工作的效率。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”下提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作在醫(yī)院的發(fā)展中有著相當(dāng)重要的意義。首先，搜索便捷化。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫整合加工醫(yī)院各部門病案、檔案等，通過建立統(tǒng)一的信息搜索平臺，實現(xiàn)資源共享，便于醫(yī)院相關(guān)人員能夠快速、準(zhǔn)確地搜索到所需信息，有助于節(jié)約醫(yī)院的人力以及物力，有助于進(jìn)一步提高醫(yī)院各項資源的利用效率。其次，收集豐富化。電子版檔案與紙質(zhì)檔案相比，其特點更加鮮明，能夠?qū)崟r收集信息；另外，運(yùn)用電子信息技術(shù)可顯著提高工作效率，節(jié)約工作時間，使管理人員能夠盡可能地豐富檔案內(nèi)容。最后，服務(wù)多元化。由于檔案搜索更為便捷、內(nèi)容更為豐富、載體更為多樣，使得其服務(wù)范圍更為廣泛，并呈多元化發(fā)展。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理醫(yī)院檔案信息共享范圍將擴(kuò)大，增加了檔案服務(wù)途徑，醫(yī)院工作人員得以從多種途徑獲取所需信息，醫(yī)院檔案的利用率得到顯著提升，提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率有助于提高醫(yī)院的競爭力。

二、改善醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）改善醫(yī)院辦公室檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。醫(yī)院辦公室檔案的網(wǎng)絡(luò)化不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，也提高了檔案管理的效率，在一定程度上加速了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但是，很多醫(yī)院管理人員未認(rèn)識到檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性，不斷減少購買醫(yī)院檔案管理設(shè)備方面的資金投入，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理設(shè)備不齊全，在一定程度上阻礙了醫(yī)院辦公室檔案管理事業(yè)的發(fā)展。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量逐漸增多，原有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足醫(yī)院檔案管理需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，要想實現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理，醫(yī)院就必須加大購買檔案管理設(shè)備方面的資金投入，為醫(yī)院的檔案管理提供物質(zhì)保障。醫(yī)院在購買檔案管理設(shè)備之前必須對醫(yī)院的檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查分析，并結(jié)合醫(yī)院檔案管理情況來選擇網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的功能，提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平，實現(xiàn)有效管理。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案的安全性管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，電子檔案已經(jīng)成為醫(yī)院辦公室檔案管理的主要方式，電子檔案不僅節(jié)約紙張，節(jié)省人力，還可以提高檔案管理效率。但是，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版綜合檔案管理形式，電子檔案的安全性是醫(yī)院辦公室檔案管理部門必須關(guān)注的問題。在網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是人們廣泛關(guān)注的問題，醫(yī)院要想保證檔案的安全性，就必須認(rèn)識到加強(qiáng)辦公室檔案安全管理的重要性。醫(yī)院需要設(shè)置檔案訪問和使用權(quán)限，只有擁有檔案訪問和使用權(quán)限者才能使用醫(yī)院平臺內(nèi)的檔案信息，這樣才能更好地保證檔案的安全性，避免出現(xiàn)檔案丟失的問題。

（三）不斷強(qiáng)化檔案管理工作者的工作意識以及責(zé)任意識。一直以來，因為傳統(tǒng)觀念的影響，很多醫(yī)院所注重的只有經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益，而對于辦公室檔案管理工作缺乏必要的關(guān)注，因此，使得辦公室檔案管理工作的效率一直都沒有得到重視。在今后的工作之中，辦公室檔案管理工作者必先要不斷更新自己的檔案管理理論，樹立起現(xiàn)代檔案管理意識，對過去的不端正態(tài)度進(jìn)行摒棄，增強(qiáng)自身的工作意識與責(zé)任意識，積極主動地去對醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀以及經(jīng)營現(xiàn)狀進(jìn)行了解，在平時的工作中做好辦公室檔案的收集和整理，并將相關(guān)的工作成果在整理之后上報給辦公室領(lǐng)導(dǎo)。這樣做將更加有助于增強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案管理工作者的獨(dú)立工作能力。同時，需要從實際需要出發(fā)與其他各個相關(guān)科室進(jìn)行聯(lián)合一起打造起信息合作平臺，以實現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，并盡可能地避免辦公室檔案管理工作者在工作中的盲目性以及隨意性。確保醫(yī)院辦公室檔案工作的成果可以應(yīng)用到醫(yī)院的發(fā)展與經(jīng)營中去。此外，要加強(qiáng)對檔案管理人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的技能的培訓(xùn)，及時更新觀念，適應(yīng)時代要求。在提高管理人員專業(yè)知識水平的同時，還需對管理人員加強(qiáng)計算機(jī)技能的培訓(xùn)，避免因操作失誤而導(dǎo)致信息的丟失或泄露。

三、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，要提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率需要多方努力，醫(yī)院必須加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入，為醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提供物質(zhì)保障。同時醫(yī)院還必須認(rèn)識到加強(qiáng)檔案安全管理的重要性，合理設(shè)置檔案平臺訪問權(quán)限，這樣才能更好地保證檔案的安全性。最后，還要不斷強(qiáng)化檔案工作者的工作意識以及責(zé)任意識，才可以提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，才能夠為醫(yī)院各項工作提供支持，繼而實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益和社會效益的雙贏。

【參考文獻(xiàn)】

[1]范瑩. 關(guān)于基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的思考[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2016（11）：144-145.

[2]黃睿一.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應(yīng)用研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013（21）：161-162.