淺談水專項檔案工作的管理

馮濤

【摘要】水專項是國家重大科技項目，課題承擔單位應高度重視檔案工作，專職檔案員應加強檔案的全過程管理，保證水專項檔案的規范化管理，為政府決策提供服務。

【關鍵詞】水專項檔案；管理

水體污染控制與治理科技重大專項是《國家中長期科學和技術發展規劃綱要（2006-2020）》16個重大專項之一，是建國以來投資最大的水污染治理重大科技項目。水專項旨在研究重要流域水生態環境、污染控制和治理，突破和開發安全飲用水技術，建立適合我國國情的水體監測、控制和水環境質量改善技術體系。水專項檔案管理工作是水專項工作的重要組成部分，是國家的重要科技資源和寶貴資產，必須加強水專項檔案工作的規范化管理。

一、水專項檔案的歸檔范圍

（一）綜合材料。重要文件、領導的重要講話記錄（錄音）、會議紀要（記錄）、工作簡報、工作動態、通知報告、大事記、出版刊物、影像資料等。

（二）實施方案編制階段。項目（課題）實施方案、編制組名單、編制說明等。

（三）實施方案論證階段。論證申請報告、論證委員會名單、論證材料、工作方案、工作手冊、審核報告、專家承諾書、論證意見等。

（四）組織實施階段。階段實施計劃和年度計劃，專項項目（課題）指南，招投標文，評審、評估報告及專家意見，任務合同書及各類協議。實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄，綜合材料，數據整理材料，樣品、樣機、標本等實物。研究工作階段總結，專項及項目（課題）執行情況、年度報告，專項及項目（課題）調整申請及批復，專項工作報告等。

（五）評估驗收階段。研究報告，研制報告，記述報告，論文專著報告，專利文件，檢測鑒定報告，評估報告，專家意見，審計報告，驗收全套材料（專家名單、會議記錄、驗收意見），成果推廣應用報告，成果登記表，專項總結報告等。

（六）其他需要歸檔的重要材料。如報刊材料、獲獎證書、會計檔案、實物檔案、照片檔案等。

二、建立水專項檔案工作管理網絡

水專項檔案管理工作實行統一領導、分級管理的原則。項目、課題和子課題承擔單位應建立檔案管理網絡，明確水專項檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制，切實加強領導的重視和管理力度。為加強水專項檔案管理工作，調動專職檔案員積極性，專職檔案員應成為水專項課題組成員，負責水專項檔案管理工作。

三、加強檔案宣傳、教育、培訓工作，加大監管力度

水專項課題在立項及實施過程中，水專項主管部門應對課題和子課題承擔單位檔案管理人員開展宣傳、培訓、交流工作。加強各級領導重視，增強水專項課題相關人員檔案意識，調動各承擔單位參與檔案管理工作的積極性。專（兼）檔案員通過培訓、交流，開拓視野，增長業務知識，汲取先進經驗，為保證水專項檔案管理工作有序地開展提供指導和幫助。

水專項工作在實施過程中，上級主管部門應組織檔案管理領導小組，對課題和子課題承擔單位進行不定期巡檢，開展監督、檢查、指導檔案工作。通過上下互動管理機制，有效地保證水專項檔案的規范化管理。

四、加強檔案工作全過程跟蹤管理，確保檔案質量

前期指導。水專項工作量大，時間跨度長，課題涉及多領域、多學科、多部門。檔案工作與課題實施工作應同步進行管理。專職檔案管理員必須提前介入前期檔案管理，制定歸檔制度、歸檔范圍、歸檔要求和歸檔計劃，要求課題及子課題承擔單位按照統一的標準、要求歸檔，確保檔案的規范化管理。水專項課題組應指派兼職檔案負責課題的收集、整理工作。

中期檢查。在水專項課題實施過程中，專職檔案員應積極參與水專項工作中去，了解和掌握水專項課題進展情況，跟蹤檢查課題實施過程中文件材料形成、收集情況，將“事后收集”變為“事前知曉”和“事中監控”。注重檢查和鑒定文件材料的完整性、準確性、真實性和有效性。針對檢查中存在的問題應通知課題負責人及時修改、補充、完善，確保水專項檔案的案卷質量。

參與驗收。水專項驗收工作包括財務驗收、檔案驗收和課題驗收。其中檔案驗收是檔案管理規范化的關鍵。水專項管理部門應組織專家先期進行檔案的驗收，沒有完整、真實、準確、系統的科研檔案材料，不予驗收。專（兼）職檔案員應參加水專項的各項驗收工作。通過驗收工作，查找檔案工作方面存在問題和不足，積極進行整改，進一步提高檔案工作管理水平。

審核鑒定。課題結題后，課題負責人要將課題和子課題全部文件材料原件送交檔案室。專職檔案員根據科技檔案的歸檔要求對課題的文件材料原件進行審核鑒定后，專職檔案員協助兼職檔案員將文件材料進行認真分類、整理、立卷后，移交檔案室集中統一管理。檔案室在接收實體檔案的同時，應同步接收電子檔案。

文件材料在整理、立卷過程中，應注意如下問題：一是歸檔文件材料必須是原件，若為復印件需加蓋公章。二是子課題提供的文件材料需認真收集、整理歸檔。文件材料需加蓋公章歸檔，如實施方案、技術報告、財務審計等材料。三是在財務驗收工作未通過時，課題承擔單位會對課題相關內容進行修改、調整，如：課題實施方案、經費預算、財務審計等材料，兼職檔案員在歸檔時應將課題形成的所有修改前、修改后的文件材料歸檔。四是課題驗收時，提供給專家審閱的課題匯編材料可作為資料歸檔。五是重要文件材料需多套歸檔，如技術報告、調查報告、提供給專家審核的課題匯編材料等。六是開展數字化掃描工作，做好電子檔案的歸檔工作。七是加強會計檔案、照片檔案、實物檔案的收集、整理、歸檔工作。八是所有歸檔的文件材料與上報水專項管理部門的文件材料內容要求一致。

五、加強檔案保管，做好檔案利用工作

為了保管好水專項檔案，根據《實施科技重大專項的保密規定》，水專項相關部門要制定檔案保密制度、檔案借閱制度，保證水專項檔案在借閱過程中的保密與安全。凡借閱水專項檔案，需經單位主管領導審批，并做好簽字登記工作。凡重要的檔案資料一般不得提供原件。借閱檔案一般只借閱課題匯編材料。

水專項工作是民生工作，水專項檔案具有重要的作用和社會價值。項目、課題與子課題相關單位要高度重視檔案工作，要從管理機制、組織建設、制度建設、過程管理等細節方面進行全方面控制、管理，切實有效地保證檔案工作的規范化管理，更好地為政府決策、為國家水污染治理工作提供服務。

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