建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備檔案收集之要點(diǎn)

江紅

【摘要】設(shè)備檔案是日后設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)檢修不可缺少的依據(jù)性文件，因此在企業(yè)檔案管理中，占有極其重要的地位。同時(shí)設(shè)備檔案也是科技檔案的一塊重要組成部分。設(shè)備開箱資料必須由檔案室人員統(tǒng)一收集和發(fā)放，并進(jìn)行登記。不經(jīng)過檔案室登記，任何個(gè)人和部門、參建單位都不得將設(shè)備資料私自占為己有。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備資料；設(shè)備檔案；收集；設(shè)備資料完整性確認(rèn)單

設(shè)備資料是企業(yè)在設(shè)備購(gòu)買、在建、調(diào)試及維護(hù)檢修等活動(dòng)中形成的，是反映工程施工中所有設(shè)備質(zhì)量和性能是否能滿足設(shè)計(jì)和使用要求的各種質(zhì)量文件及相關(guān)文件。設(shè)備檔案由設(shè)備廠家提供的資料和在設(shè)備安裝、調(diào)試中形成的資料兩大部分組成。設(shè)備檔案一般有設(shè)備出廠質(zhì)量文件、使用和維護(hù)說明、安裝圖紙等。設(shè)備檔案是日后設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)檢修不可缺少依據(jù)性文件，在企業(yè)檔案管理中，占有極其重要的地位。同時(shí)設(shè)備檔案也是科技檔案的一塊重要組成部分，在《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008中明確指出了設(shè)備檔案歸檔要求。

一、設(shè)備資料通常收集方法

設(shè)備的技術(shù)資料是隨設(shè)備一起裝箱。設(shè)備開箱時(shí)，公司物資部通知檔案室參加開箱驗(yàn)收，向開箱的檔案人員提供圖紙資料驗(yàn)收范圍。檔案人員根據(jù)合同、設(shè)備裝箱單檢查資料、圖紙的完整性，經(jīng)物資部或工程部技術(shù)專工驗(yàn)證后，在《設(shè)備開箱驗(yàn)收單》上雙方簽名確認(rèn)。檔案人員清點(diǎn)記錄好所接收資料的名稱、份數(shù)，將開箱資料帶回檔案室做好歸檔及資料發(fā)放工作。須注意的是設(shè)備開箱資料必須由檔案室人員統(tǒng)一收集和發(fā)放，并進(jìn)行登記。不經(jīng)過檔案室登記，任何個(gè)人和部門、參建單位都不得將設(shè)備資料私自占為己有。

二、工程基建中設(shè)備資料收集存在問題

在工程基建期，設(shè)備技術(shù)資料收集完整有一定難度。往往在一個(gè)工程完成后，設(shè)備已經(jīng)投入正式運(yùn)行，設(shè)備維護(hù)、檢修或異動(dòng)改造時(shí)技術(shù)人員查檔卻發(fā)現(xiàn)設(shè)備檔案缺失。此時(shí)錢款已付清，再索要資料時(shí)就會(huì)出現(xiàn)廠家不予理睬、拖欠，最終不了了之。給設(shè)備安全運(yùn)行帶來極大的隱患。造成設(shè)備最后歸檔資料不齊全的主要原因有以下幾種：

一是有些設(shè)備技術(shù)資料比較重要，不跟隨設(shè)備一起過來。廠家單獨(dú)郵寄。

二是設(shè)備廠家的疏忽造成設(shè)備技術(shù)資料雖然隨設(shè)備一起到，但是不完整，特別是設(shè)備電子資料經(jīng)常會(huì)有遺忘。由廠家后繼進(jìn)行補(bǔ)充完善。

三是基建期設(shè)備會(huì)比較集中批量到達(dá)，檔案人員開箱驗(yàn)收常常面臨人手不夠，有時(shí)會(huì)委托物資部門或技術(shù)專工進(jìn)行開箱驗(yàn)收，再移交給檔案室。

四是設(shè)備調(diào)試完成后，調(diào)試單位移交不及時(shí)、不完整，甚至在調(diào)試中沒有形成紙質(zhì)文件，最終這塊內(nèi)容沒有移交。檔案人員不能進(jìn)行專業(yè)判斷此類文件是否完整。

三、設(shè)備資料完整性解決方法

工程在施工階段，我們檔案室和物資部門就意識(shí)到以上問題的嚴(yán)重性。為此公司檔案主管領(lǐng)導(dǎo)專門組織召開會(huì)議，明確規(guī)定公司上下設(shè)備驗(yàn)收必須執(zhí)行《設(shè)備資料完整性確認(rèn)單》。具體如下：一是公司計(jì)劃營(yíng)銷部、設(shè)備物資部在驗(yàn)收款支付廠家前須提前通知物資部。二是物資部提供合同號(hào)將《設(shè)備資料完整性確認(rèn)單》表頭填寫完整，發(fā)送給檔案室人員。三是檔案室人員根據(jù)表頭上要求在“實(shí)收資料名稱”上將所收設(shè)備資料明細(xì)詳細(xì)列出，然后交與工程部專工。四是專工根據(jù)設(shè)備資料明細(xì)清單與實(shí)際設(shè)備一一對(duì)比，確認(rèn)資料收全、準(zhǔn)確無(wú)誤后，在《設(shè)備資料完整性確認(rèn)單》上簽字確定已完成。五是計(jì)劃營(yíng)銷部根據(jù)已簽字的確認(rèn)單向廠家付最后尾款。六是如專工確認(rèn)資料不齊全，則在確認(rèn)單上注明所缺資料，將確認(rèn)單退回物資部，由物資部根據(jù)確認(rèn)單上所缺資料明細(xì)向設(shè)備廠家索要，并負(fù)責(zé)跟蹤資料收集工作最后完成。此時(shí)專工方可在“結(jié)論”處簽上“已完成”，并最終付款。

《設(shè)備資料完整性確認(rèn)單》如下所示：

四、設(shè)備歸檔最終效果

此會(huì)議紀(jì)要一出，職責(zé)分明，公司全體員工意識(shí)到設(shè)備資料收集人人有責(zé)。特別是工程部專工，只要確認(rèn)單一經(jīng)發(fā)出，設(shè)備檔案是否完整專工須承擔(dān)主要責(zé)任。

《設(shè)備開箱驗(yàn)收單》《設(shè)備資料完整性確認(rèn)單》兩張表格相輔相成，基本杜絕設(shè)備檔案不齊全現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案室即避免一家收集設(shè)備資料的尷尬局面，也保證了設(shè)備檔案歸檔最后完整性。