城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析

王菊秋

【摘要】本文主要對現階段城建檔案電子文件歸檔的制約因素作深入分析，針對出現的問題制定針對性的解決策略。

【關鍵詞】城建檔案；電子文件歸檔；制約因素；解決策略

在設計經濟飛速發展的大環境下，管理部門、文件檔案室也需順應電子政務管理，做好各項電子文件歸檔、文件管理工作。而且在電子政務背景下，城建檔案管理部門應接受全新的管理理念，深入分析新問題，以進一步順應電子政務管理發展，積極做好城建檔案電子文件歸檔工作，應引起檔案管理部門重視。因此，此次重點對城建檔案電子文件歸檔的制約因素以及相應的解決對策展開如下分析。

一、關于城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析

（一）電子文件歸檔的真實性出現問題。整個城建檔案電子文件歸檔管理工作開展期間，除受以上因素制約外，還會受到文件真實性、可讀性的影響，主要表現為：部分城建工程的電子文件為掩蓋工程項目，可能會在內容方面造假，或是單位內部的檔案管理工作人員對檔案管理工作不夠重視，從而影響到電子文件可讀性，以上因素均會使城建檔案電子文件提供的內容受影響。

（二）電子文件歸檔制度方面出現問題。城建檔案的電子文件歸檔工作重點是把信息與實體區分開，且電子文件自身可讀性和文件保存價值有直接聯系，對于以往的紙質檔案，很容易產生字跡模糊、老化、破損等方面的問題，從而影響保存價值。而針對電子文件，大部分經計算機儲存，盡管儲存起來較方便，但也會有病毒威脅，使所保存的數據信息失真、被盜等，這也會降低電子文檔的閱讀價值。就當前國內城建檔案電子文檔工作展開情況看，管理還未形成專門的法律法規，若文件在管理期間出現任何問題，很難利用法律法規做界定，最終影響電子文件歸檔工作的有序開展。

（三）電子文件歸檔工作人員出現問題。首先，工作人員對于電子文檔規范范圍認識并不是很清楚，未做出有效的評判，這就常常會使文件歸檔工作中，出現文件歸檔不夠準時、文件遺漏等問題出現。其次，個別城建檔案室內的管理人員的綜合素質偏低，專業知識、專業技能相對較弱，在實際管理工作中會引發很多問題。最后，工作人員的工作責任意識偏低，且工作積極性較差，例如，出現員工調離或是調動時，未及時把電子文件移交或是上傳，很多重要文件丟失等，最終對城建檔案電子文件歸檔管理質量產生較大影響。

二、提升城建檔案電子文件歸檔管理水平的核心策略

（一）構建完善的電子文件歸檔管理制度。企業與政府應該結合實際發展狀況，進一步健全并完善已有的電子文件檔案管理制度，這是因為當前的城建檔案電子文件歸檔管理所涉及的內容很多，如電子文件數據信息管理、信息數據錄入等，對此，應在內部構建完善的規章制度，充分明確各個部門、工作人員的工作職責，進而保持城建檔案電子文件歸檔內容更加準確、真實，同時使電子文檔真實反映公眾日常活動。電子文件管理人員可由電子文件的形式，對相關操作做相應的管理登記，以確保電子文件處理、產生過程均與規范要求相符。例如，在城建檔案電子文件的生成至歸檔全過程，要確保電子文件原始性，并做好文件的監管及保護工作，以免電子文件被隨意刪除或是改動。

（二）確保電子文件歸檔、整理符合標準。首先，文件檔案管理人員需根據不同文件保管期限、組織機構、年代等作初步的歸類整理；按照不同組織機構特點、年代、保管期限，把有關電子文件做分類、分盤管理，上述城建檔案電子文件歸檔管理方法的實施，在大大提升電子文件整理、拷貝效率的基礎上，還可長時間保管電子文件。而且把同一個部門的有關文件直接歸檔并保存在存盤內，便于之后管理。其次，為進一步實現城建檔案電子文件的規范化歸檔管理，這就要求檔案管理人員收到各種資料且對其做歸檔處理時，應盡量做到統一、規范，待檔案整理結束之后，管理人員還針對不同電子文件做相對應的命題，同時為歸檔完整的電子文件作一個檔案目錄，這樣便于之后運用計算機查找各種類型的存儲文件。最后，做好外來文件的歸檔工作：城建檔案室內的工作人員應做好對外來文件的各種處理和歸檔方面的工作，運用現代化的掃描技術，將一些外來紙質文件直接轉換為電子或是影像類文件，把其直接連接到網絡，最終實現公文互相傳遞、督辦、批辦工作網絡化。而且經事業單位檔案管理部門所負責并立即歸檔的有關電子文件，檔案管理工作人員需仔細審查并填寫檔案信息，如仔細區分各種文件類型、檔號，而后把歸檔整理好的電子文件直接錄入數據庫內，若需要哪一種電子文件，就可運用網絡終端查詢所需文件。

（三）保證電子文件信息真實、完整。檔案管理工作者想要保證城建檔案的電子文件歸檔工作順利展開，就需要深入到當前的電子文件工作當中，對大量檔案電子文件接收、處置、儲存等方面的工作做相應的指導，確保電子文件內的原始信息完整、真實，并深入了解電子文件類型。即對電子文件做相應的技術處理，把已經歸檔的城建檔案電子文件直接轉為只讀性的文件，也就是僅僅能讀而不能將其寫下的不可更改電子文件，以便保護、識別城建檔案電子文件原始結構，確保文件可靠性，使文件和一般的紙質文件充分發揮相應的社會效用。而且，現階段大多數城建檔案電子文件歸檔保存的方法主要是脫機，因而，在實際的文件保存工作中，所保存下的文件存儲方式涉及到磁盤、硬盤（或是光盤），軟磁盤最大的缺陷表現在，抗干擾能力相對較弱，且結構不夠穩定，會影響到城建檔案電子文件歸檔保存及管理，一旦出現此種情況，城建檔案部門可把事先分類整理好、歸檔好的電子文件直接刻錄在光盤內儲存。

（四）積極落實電子文件歸檔管理工作。第一，城建檔案電子文件歸檔工作人員應該在實際的文件管理中，不斷創新并積極探索電子文件歸檔、管理工作的新措施，以便尋找一種高效、合理、科學的城建檔案電子文件歸檔、管理手段。從某種程度來說，各個部門的負責人需充分重視檔案電子文件歸檔工作，檔案管理部門應該全程參與，并積極介入電子文件歸檔的信息化、現代化管理工作中，以進一步保證城建檔案電子文件歸檔設計和所構建的電子信息系統設計相符，以便充分滿足標準化、自動化的電子文件歸檔系統。其次，有關的城建檔案電子文件管理部門應該互相加強合作，共同進步，也就是促進文件信息化管理、文書管理、檔案管理等有關部門之間的合作，并在實際文件管理與基礎業務的實踐過程中，多關注各部門之間的聯系，同步結合、共同發展。最后，城建檔案部門也應該積極地參與到整個電子文件歸檔工作當中，積極介入相關電子公文管理、歸檔工作，以保證電子文件能夠重復應用。而且在電子文件歸檔的信息管理背景下，構建相關的城建檔案工作和電子文書工作間的界限較模糊，且電子文件檔案的一體化、全面化、綜合化管理也是檔案信息化辦公的一種必然趨勢。除此之外，城建檔案管理為保證歸檔以后的電子文件內容完整、真實且能夠持續運用，將其當作出發點，全面、嚴格地控制整個城建檔案電子文件的建設工作，以進一步保證電子文件內的原數據、數據信息資料真實、完整。而要想保證以上工作得以順利開展，就需檔案部門內部的工作人員更加積極開展，例如，若對電子文件歸檔工作不夠重視，則會使電子文件在歸檔之后數據和信息存在偏差或是缺失，最終影響整個文件內容，這對各單位后續工作的開展也會產生很大影響。

三、結語

綜上闡述，本文經分析城建檔案電子文件歸檔的制約因素，主要包括：電子文件歸檔制度方面出現問題、電子文件歸檔的真實性出現問題、電子文件歸檔工作人員出現問題等方面，針對以上制約因素，制定有效的電子文件歸檔管理策略，以高效、科學、合理地做好各項電子文件歸檔與管理工作，如積極落實電子文件歸檔管理工作、確保電子文件歸檔、整理符合標準、構建完善的電子文件歸檔管理制度、保證電子文件信息真實、完整等，以確保電子文件歸檔工作得以順利展開，這對之后進一步提升城建檔案工作電子文件歸檔管理效率具有重要參考意義。

【參考文獻】

[1]楊曉麗，張瑞香.關于建筑工程電子文件與電子檔案全程管理信息系統的研究[J].城建檔案，2016（4）：37-38.

[2]張燕雙.城建檔案信息管理系統改造與應對措施[J].辦公室業務，2014（7）：167-168.

[3]胡虹.紙質文檔一體化管理繼承的電子文件全程管理研究[J].城建檔案，2015（12）：46-47.