新形勢下大中專畢業生檔案管理工作的若干思考

李婭

【摘要】在信息化高速發展以及就業方式多元化的大環境下，大中專畢業生檔案管理工作仍存在滯后性，自身所發揮的作用有限，管理人員業務能力低、管理機制更新慢、管理方式不先進等問題突出，為此，需要引起重視并采取有效措施來實現大中專畢業生檔案管理工作的與時俱進及創新發展。

【關鍵詞】大中專畢業生；檔案管理；信息化

當前，隨著我國教育事業的快速發展，越來越多的大中專畢業生開始走向社會。面對高度發展的信息化社會以及就業方式的多元化沖擊，畢業生檔案管理任務十分艱巨。大中專畢業生檔案是大中專學生接受教育的原始記錄和憑證之一，是將來他們安排工作、計算工齡、職稱評審、社會保險以及職務晉升的重要參考依據之一。然而，當前我國縣級人才服務和公共就業部門在大中專畢業生檔案管理上還存在滯后性，不能快速適應多元化就業以及人才信息化管理的新形勢。作為一個人才服務部門，縣級大中專畢業生檔案管理工作也必須緊跟時代發展，樹立現代化人才檔案管理觀，發揮檔案管理在人才服務方面的職能作用，利用先進的管理技術和方式，來改變以往大中專畢業生檔案管理混亂的局面，避免出現檔案信息不全、流失、失真、查詢難等問題，努力提升大中專畢業生檔案管理工作的效率和水平。

一、新形勢下大中專畢業生檔案管理現狀分析

大中專畢業生檔案作為原始記錄資料，能夠反映學生的綜合素質以及受教育情況，成為判別和評價人才的重要憑據之一，是畢業生走向社會的重要“名片”，與此同時，大中專畢業生檔案管理也是國家了解畢業生的就業方向、工作經歷的重要依據，對于國家以及地方政府部門制定人才戰略、就業計劃、公益性崗位設置等方面發揮著重要的參考效用。隨著以計劃分配為主的大中專畢業生單向型就業渠道向多元化就業渠道的轉變，縣級人才服務和公共就業中心在大中專畢業生檔案管理方面也及時調整了管理戰略。然而，基于傳統畢業生檔案管理機制不健全以及靈活多變的就業環境等因素，新形勢下大中專畢業生檔案創新力度還是不足，為此國家也在寄希望于信息化管理改革，通過強化人才信息化管理來實現大中專畢業生檔案現代化管理的過渡，逐步走上規范化、系統化、信息化的軌道。不可置否的是，當前還處于大中專畢業生檔案管理轉型發展的關鍵期，舊的管理模式還沒有徹底轉變，人事檔案管理面臨的壓力卻越來越大，雖然取得了階段性進步，但還沒有充分發揮出大中專畢業生檔案管理的價值，因此，大中專畢業生檔案管理能否跟上時代發展，發揮出新時期人才檔案管理的重要效用，需要我們不斷地反思和改進。

二、新形勢下大中專畢業生檔案管理存在的主要問題

大中專畢業生檔案管理是畢業生檔案向人事檔案的過渡時期，會受到畢業生就業方式、時間以及用人單位保管檔案等多方面影響。作為人才服務與公共就業部門應該充分認識到大中專畢業生檔案管理的重要性和困難程度，并能夠創造性地開展畢業生檔案管理工作。基于縣級人才檔案管理改革的新形勢，筆者從以下幾方面來分析當前大中專畢業生檔案管理工作存在的突出問題。

（一）從管理人員分析。大中專畢業生檔案管理是一個比較繁瑣的過程，對于管理人員的耐心和細心是一種考驗。隨著大中專畢業生數量的增加以及國家對檔案管理工作重視程度的提高，需要相關的檔案管理人員擺正態度，提高認識。許多檔案管理人員潛意識里會把檔案管理工作認為是可多可少且枯燥乏味的工作，簡單地認為大中專畢業生檔案管理工作就是抄抄寫寫，做好保管性事物工作即可，只要守好攤子能夠應對簡單的轉遞、外調、查檔就行。然而，新形勢下大中專畢業生檔案管理模式和方式在不斷改進，尤其是先進的電子信息檔案管理技術，都需要檔案管理人員具備一定的素質能力，而檔案管理人員的新技術操作能力普遍較低，不能有效發揮人才信息管理系統的效用。此外，一些大中專畢業生檔案管理人員處于被動應付的狀態，工作的積極性不高。

（二）從管理機制分析。在信息化水平不斷提高的今天，大中專畢業生檔案管理制度還比較落后，許多縣級人才服務部門還沒有徹底擺脫傳統計劃經濟體制下那種陳舊不完善的檔案管理機制，面對新形勢下大中專畢業生大面積的流動和多元化的就業情況，舊的管理機制已經很難適應新環境。目前，我國畢業生檔案管理主要由人才服務中心和公共就業部門負責，但是許多縣級人才服務中心對于大中專畢業生檔案管理制度建設還不夠明確，具體工作缺乏制度的指導和規范，嚴重制約著大中專畢業生檔案管理的效率。在歸檔、調檔、查檔等環節上都沒有及時更新制度，尤其是隨著計算機和網絡的廣泛使用，很容易出現丟檔、改檔、信息失真現象，這些都需要嚴格的制度進行規定。再者，大中專畢業生檔案管理在不同地方存在千差萬別的管理模式，對于未辦理檔案關系或高校代管期滿的畢業生檔案都會轉遞生源地人才交流中心托管，大中專畢業生就業、考試等信息都需要及時更新，同時許多大中專畢業生需要增添檔案資料或者查閱、復印檔案資料，這些都需要嚴密的制度作保障。

（三）從管理方式分析。長期以來，我國大中專畢業生檔案管理都是基于“重保存輕服務”的思想，尤其是在縣級大中專畢業生檔案管理方面服務意識淡薄，缺乏對檔案的創新性管理和利用，對于大中專畢業生檔案在人力資源服務方面發揮的輔助功效有限，多數是以查閱基本信息、簡歷、職稱的方式，抑或是信息需要者找上門才提供相應的紙質查詢服務。總體來看，大中專畢業生檔案管理信息化建設滯后，工作處于被動服務狀態。甚至在大力推進人才信息化管理的同時，一些縣級大中專畢業生檔案管理還是采用“人工”方式進行簡單的檔案目錄和個人信息登記，沒有充分采用計算機、照相機、掃描儀等先進的設備手段來輔助開展大中專畢業生檔案管理工作，對于大中專畢業生的信息收錄不完整。檔案管理質量的高低在很大程度上取決于檔案是否具備強大的記憶功能，如果沒有及時跟進電子信息設備并且使用數據電子簽章、簽名以及識別碼等較為先進的檔案管理形式，就無法持續性提升檔案管理的質量和效率。此外，當前許多大中專畢業生的檔案信息并不完整，不能全方位反映學生的教育經歷和個人能力，檔案內容也是千篇一律，過于單調，對于學生的興趣愛好、特長、參與社會活動、發明創造、社會經歷、個人成果等材料極為缺乏，只是重點關注了畢業生“人事性”的材料，對于畢業生“人性化”“全面化”的材料需要完善。

三、新形勢下大中專畢業生檔案管理工作的改進建議

面對當前大中專畢業生檔案管理的嚴峻形勢以及大中專畢業生檔案管理滯后的現狀，作為縣級人才服務和公共就業部門應該重視大中專畢業生檔案管理工作，與時俱進、敢于創新，從人才隊伍建設、管理機制、信息化建設等方面著手，有效地發揮出大中專畢業生檔案管理在縣人力資源管理中的作用。

（一）創新檔案管理理念，提高管理人員素質。要想轉變當前大中專畢業生檔案管理的困境，就必須先改變思想，實現檔案管理理念創新。現階段，作為大中專畢業生檔案管理部門需要盡快適應現代化人力資源管理需要，及時引入先進的管理技術和手段，配齊專業的檔案管理隊伍，不能隨意安排或者抽調大中專畢業生檔案管理人員。作為縣級大中專畢業生檔案管理部門可以與其他區域展開合作，學習和借鑒先進的做法和經驗，加強檔案管理人員的培訓和交流，不斷提升檔案管理人員的業務能力，及時掌握人才信息管理系統的使用方法，做好大中專畢業生檔案管理信息化建設的人才基礎保障。從目前縣級大中專畢業生檔案管理隊伍來看，缺少既懂檔案管理又懂電腦操作的復合型人才，為此，作為大中專畢業生檔案管理人員必須及時掌握現代化的檔案管理知識與技術，提高檔案管理的主動性，樹立檔案服務意識，積極應對檔案管理工作的新挑戰。

（二）完善檔案管理機制，規范檔案管理工作。面對高速發展的信息化社會，在引進先進的檔案管理技術、走信息化管理道路的同時，應該制定更為嚴格的與時俱進的大中專畢業生檔案管理制度，必須持之以恒地堅持“嚴格審核、嚴格管理、嚴格認定”的要求，同時不斷修正制度中存在的漏洞和不足，確保大中專畢業生檔案管理機制的時效性。例如對于檔案管理中一些沒有價值的信息可以刪除，及時更新個人信息數據，這些都需要有嚴格的制度保障，否則很容易出現“造假”或“丟檔”問題。檔案管理是一個繁瑣而漫長的過程，從建立、收集、整理到歸檔過程中需要定期補充制度，還要建立完善的監督機制，確保檔案登記、轉遞、查詢、借閱、利用環節的規范化管理。

（三）加強檔案信息化建設，拓寬檔案資源利用空間。推進檔案信息化建設，是克服大中專畢業生檔案管理工作滯后性的根本途徑。近年來，許多縣級人才服務中心都建立了人才信息管理系統，促進了檔案管理的現代化進程。人才信息管理系統有助于提高畢業生檔案管理的效率，實現與國家學籍檔案、學歷證書信息管理的有效對接，發揮了計算機網絡批量管理的技術優勢。與此同時，采用人才信息管理系統能夠建立統一的信息訪問端口和權限管理機制，提高了大中專畢業生檔案管理的保密性和安全性，減輕了檔案管理人員的工作壓力，尤其是用戶的身份經過嚴格識別，提高檔案查詢效率的同時保留了查詢記錄。人事部門也可以直接通過人才信息管理系統來了解當地大中專畢業生的人才流動和就業情況，進而為當地人事政策調整提供重要的參考依據。所以，作為縣級人才服務中心檔案管理部門，必須加強檔案信息化建設，及時將大中專畢業生檔案管理信息納入人才信息管理系統，引用先進的技術設備，主動為當地的人力資源提供方便，實現畢業生檔案信息的自動化管理和資源共享。這樣企事業單位可以通過人事管理部門門戶網站，根據自身情況選擇畢業生，而大中專畢業生也可以通過當地人力資源門戶網站選擇不同的單位，實現用人單位和畢業生的網上零距離接觸，進而拓寬大中專畢業生檔案資源的利用空間。

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