淺談教育檔案管理存在的問題及解決措施

趙梓妍

【摘要】落后的教育檔案管理模式會給社會帶來意想不到的后果，為了解決現實生活中教育檔案管理中存在的管理制度不全面、專業管理人才缺失、管理方式落后等問題，教育檔案管理研究人員必須進行有效的改進和完善，提高教育檔案管理人員的整體素質和專業技能，創新檔案管理模式，實現教育檔案管理的信息化和現代化。

【關鍵詞】教育檔案管理；信息化；現代化

隨著社會的發展和經濟的進步，人們的物質生活水平顯著提高，逐漸開始將精力放在孩子的教育問題上，教育事業在我國占據越來越重要的位置。教育檔案是記錄學生在校期間的學習過程，直接調用檔案就可以了解一個學生在校的表現情況，所以教育檔案管理對學生的成長非常重要，在我國教育事業的發展進程中具有重要作用。

一、目前教育檔案管理存在的問題

（一）學校對教育檔案管理的重視度不夠。隨著國家經濟的進步，人們的生活水平普遍提高，接受教育的程度也逐漸上升，學生數量在最近十幾年內呈現直線上升的增長趨勢，大量的學生給教育檔案管理帶來了巨大的壓力，學校忙于核心工作，無暇顧及教育檔案管理的更新與跟進。再加上有些學校處于偏僻地段，整體教育水平落后于國家平均水平，對于教育檔案管理工作配置的管理人員大多是非專業管理人員，這些工作人員沒有足夠的管理經驗，在工作過程中未受到嚴格的制度約束，因此在教育檔案管理工作過程中工作態度極不認真，專業技能跟不上學校的需求，即使有些學校配置了專業的管理人員，可是由于檔案管理模式和管理設施設備比較落后，還是難以滿足家長和學校的要求。

（二）教育檔案管理專業人才的缺失。在新時代下，家長和老師對教育檔案管理工作提出了更高的要求，可是就目前為止，很多學校還未建設專業的檔案管理工作室，很多學校領導層還沒有意識到該項工作的重要性，很多安置在教育檔案管理部門的工作人員缺少專業技能和職業素養，相關管理知識的欠缺大大降低工作人員的工作效率，管理的檔案成效不高，直接導致很多學校的教育水平難以提升，教學質量難以保障。

（三）教育檔案管理模式落后。當前，很多學校還沒有意識到將教育檔案管理實現信息化的重要性，使用的檔案管理模式還很落后，有些學校甚至依舊將檔案安放在柜子中，不對檔案進行相應的分類和整理，也沒有實施保密措施，導致學生檔案頻繁出現丟失的事件。隨著國家科學技術的進步，各種電子信息產品已經成熟地應用在各行各業中，如果不將教育檔案管理和電子信息技術相結合，充分利用信息化帶來的優勢，那么就會給學校教育檔案管理工作帶來極大的不便，制約學校的進一步發展。

二、提升教育檔案管理工作效率的有效措施

（一）完善教育檔案管理相關制度。針對教育檔案管理，要想提高其效率，要完善相關管理制度。首先，重視檔案查閱制度的修正。學校的學生檔案具有一定的保密性，通常情況下，學生的檔案不可以隨意借閱，如果要查閱某位同學的檔案，必須手持學校領導的批準信，經過相關工作人員的審核，才能夠進行翻閱。在翻閱過程中，必須明確規定不能在檔案上留下印記，也不準將檔案外帶或復制，更不能向他人隨意泄露其中的信息。學生畢業時的檔案轉移工作也十分重要，管理人員必須明確轉移事項。因為學生是一類身份比較特殊的群體，畢業時他們的信息轉移也比較分散，而且在移交的過程中會出現很多意外事故，稍不留神就會出現丟失錯亂的現象，所以學校應該將學生檔案進行備份，避免出現上述事件。最后是學生檔案的傳遞工作制度。目前很多學校讓專業人員進行檔案遞交工作，在檔案遞交之前都要實施密封措施，學生在畢業時領取畢業證書的同時可以將自己的檔案帶走，直接遞交到所在事業單位的檔案管理部門。

（二）建設專業高效的教育檔案管理團隊，提高團隊的整體專業素質。想要實現良好的教育檔案管理工作，就必須有一支高素質的專業管理團隊。在這支管理團隊中，每一位管理工作人員都要明確自己的責任和義務，盡可能地在完成自己的任務的同時，幫助其他人員完成工作，從而實現教育檔案管理工作的高效性。只有這樣，才能促進教育檔案管理事業的長久發展。除此之外，學校可以安排定期的教育培訓，讓檔案管理工作人員可以與時俱進，不斷提高自身的工作能力，從而促進國家整體教育檔案管理工作的進步。

（三）實現教育檔案管理模式的創新，實現管理模式的信息化和現代化。隨著我國高新技術的進步，各種信息產品逐漸滲透到人們的生活學習和工作中，過去的檔案管理方式已經難以跟上時代的要求，難以滿足人們對教育效率的需求，所以，教育檔案管理工作人員在日常工作中，要不斷吸收新知識，將教育檔案管理與現代高新技術結合起來，提高教育檔案管理效率。只有將教育檔案管理和電子信息技術結合起來，才能促使教育檔案管理實現信息化的發展，提高教育檔案管理效率，幫助學生更好發展，使國家教育走向可持續發展道路。

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