檔案編研工作在高校的重要性

林曉敏

【摘要】學(xué)校檔案是學(xué)校一切工作的綜合反映。一所學(xué)校，如果能把自己歷年工作實(shí)績的所有資料，全面系統(tǒng)地劃類歸檔，建立起規(guī)范化的學(xué)校檔案，對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)和改善學(xué)校管理，全面貫徹教育方針，提高教育教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校“發(fā)揚(yáng)成績，糾正錯(cuò)誤”，在揚(yáng)長補(bǔ)短中不斷前進(jìn)，有著極其重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案編研；高校

檔案編研是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。檔案編研工作的內(nèi)容是相當(dāng)廣泛的，主要內(nèi)容包括：1. 編寫參考資料。包括大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。2. 匯編檔案文件。通過對(duì)檔案原件的收集、挑選、加工、編排，匯編成書，向利用者提供的是與檔案原件內(nèi)容一致的文獻(xiàn)資料，有很強(qiáng)的真實(shí)性、可靠性。現(xiàn)在大量公布的歷史檔案選編、選集，現(xiàn)代文件匯編，政策法規(guī)文件匯編都屬于此類。3. 參與編史修志。檔案部門利用自身優(yōu)勢，參加編修地方志、專業(yè)志、廠志，編寫地方史或機(jī)關(guān)、企業(yè)發(fā)展史是充分發(fā)揮檔案作用的重要途徑。4. 撰寫論文專著。撰寫學(xué)術(shù)和專題論文等。高校檔案編研工作以高校檔案為主要對(duì)象，在加工整理、分析研究的基礎(chǔ)上，編輯參考資料，撰寫專題文章，形成編研成果，有其自身的特點(diǎn)：一是實(shí)用性。高校檔案是學(xué)校本身在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的歷史記錄，其主要服務(wù)對(duì)象是本學(xué)校，其主要利用者是本校教職員工，因此高校檔案編研工作首要的特點(diǎn)就是實(shí)用性，是為本單位服務(wù)的。所以，高校檔案的編研工作，應(yīng)從高校的實(shí)際出發(fā)，確定編研課題，撰寫出符合高校發(fā)展需要的檔案編研成果。二是技術(shù)性。對(duì)于高校來說，教學(xué)檔案記載了教學(xué)管理工作的內(nèi)容、途徑和效果，準(zhǔn)確地反映出學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的教學(xué)管理、教育質(zhì)量面貌，在高校全部檔案中具有特殊的重要作用。高校檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校教學(xué)檔案富有成效地開展檔案編研工作。檔案編研人員要對(duì)這些教學(xué)檔案進(jìn)行分析研究，比較評(píng)價(jià)，綜合歸納，這就要求編研人員了解檔案、熟悉檔案，也就是要求編研人員要了解和熟悉檔案所記述和反映的教學(xué)業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)，這樣才能拿出合格的檔案編研成果。因此可以說，高校檔案的編研工作也是一項(xiàng)技術(shù)性的工作。三是真實(shí)性。編研人員必須尊重歷史、尊重科學(xué)、尊重教學(xué)規(guī)律，實(shí)事求是地開展檔案編研工作。高校檔案編研成果是為提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)方法、提高學(xué)生素質(zhì)服務(wù)的。因此，編研成果的內(nèi)容和所取得的數(shù)據(jù)等都必須準(zhǔn)確無誤，不僅選題要科學(xué)，選材要忠于原文，而且在編研過程中要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍，一個(gè)數(shù)據(jù)、一段文字都要仔細(xì)核對(duì)，絕不能出錯(cuò)，確保檔案編研成果的真實(shí)性。高校檔案的編研工作是高校檔案部門開發(fā)利用檔案信息資源，提供檔案信息，提高教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)等各項(xiàng)工作服務(wù)的專門工作。高校檔案編研是社會(huì)檔案編研的組成部分，它充分反映高等教育事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。它以高校檔案為根基、重點(diǎn)，充分利用高校檔案史料，并以社會(huì)發(fā)展為背景，突出展現(xiàn)高校檔案的教育性、社會(huì)性、歷史性、實(shí)用性等特征。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，教育事業(yè)的不斷發(fā)展，我國檔案事業(yè)得到了迅猛的發(fā)展，檔案利用工作的重要性正日益凸顯，高校檔案的編研工作也變得越來越重要。

（一）直接為高校加強(qiáng)管理、科學(xué)發(fā)展提供最全信息。高校檔案部門主要通過對(duì)各類檔案進(jìn)行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準(zhǔn)確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門調(diào)閱使用。利用這些編研成果，調(diào)閱使用人員可少花時(shí)間、少費(fèi)精力，獲得自己所需要的全面完整和準(zhǔn)確可靠的資料。高校檔案部門通過編研工作，改變過去那種“看門守?cái)偂焙汀澳銇砦医琛钡谋粍?dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地為高校加強(qiáng)管理、科學(xué)發(fā)展提供準(zhǔn)確可靠的全面信息。

（二）主動(dòng)為高校推廣先進(jìn)、介紹經(jīng)驗(yàn)提供最新信息。高校保存著成千上萬的檔案，既載有成功的經(jīng)驗(yàn)，又記錄失誤的教訓(xùn)，這些檔案是歷史的見證者。但這些檔案平常都淹沒在檔案館室的陳紙故堆中，不是人人都了解的。高校檔案部門可以將檔案中有價(jià)值的、有推廣意義的資源信息，撰寫成編研成果，在高校內(nèi)部或社會(huì)廣泛傳播，使高校成功經(jīng)驗(yàn)或辦學(xué)理念在社會(huì)上得到推廣應(yīng)用，開花結(jié)果。通過編研工作，使“靜止”的檔案信息變成“流動(dòng)”的檔案信息。“死”檔案變成“活”信息，“陳”檔案變成“新”檔案，利于高校檔案信息的內(nèi)外交流，便于互相學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，使學(xué)校先進(jìn)辦學(xué)理念和成功經(jīng)驗(yàn)得到發(fā)揚(yáng)和推廣。

（三）積極為高校領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)服務(wù)提供最佳信息。高校檔案部門不能停留在“收收發(fā)發(fā)”“借借還還”這種服務(wù)方式上，要改變?nèi)藗儼迅咝n案部門工作看作是資料庫和圖紙庫的模糊認(rèn)識(shí)。高校檔案部門不能滿足于編輯匯編、寫寫簡介這種低層次的利用工作，而要充分利用檔案信息資源，進(jìn)行綜合分析，撰寫調(diào)研報(bào)告，提出改善教學(xué)管理的具體措施，發(fā)掘檔案資源的最佳信息，拿出高層次的有分量的編研成果，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策和提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮參謀助手作用，為高校發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。

（四）及時(shí)為高校檔案晉級(jí)、水平提高提供最快信息。高校檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如收集整理、立卷歸檔、編制檢索工具、安全保管等都是檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是搞好檔案編研工作的前提和基礎(chǔ)，不做好這些工作是無法進(jìn)行編研工作的。從另一方面說，通過編研工作，可以看出檔案歸檔是否完整準(zhǔn)確、鑒定組卷是否規(guī)范合理、檢索工具是否齊全、保管條件是否安全、檔案晉級(jí)是否達(dá)標(biāo)。一旦發(fā)現(xiàn)問題，即可及時(shí)改正、補(bǔ)充，從而使文件資料的歸檔率、完整率得到提高，整理組卷更為合理，保管條件更為安全，檔案晉級(jí)早日實(shí)現(xiàn)。這就是通過編研工作，自我發(fā)現(xiàn)自我檢查自我改正，為加強(qiáng)高校檔案管理的基礎(chǔ)工作，促進(jìn)高校檔案管理水平的提高提供最快信息。

檔案編研工作是對(duì)人類精神財(cái)富的升華和再創(chuàng)造，是一項(xiàng)功在當(dāng)今，利于后世的偉業(yè)。因此，要在實(shí)踐中始終堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，勤奮學(xué)習(xí)，勇于探索，要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，相應(yīng)地重新調(diào)整和定位，變被動(dòng)為主動(dòng)，開拓創(chuàng)新，努力開發(fā)更多適應(yīng)學(xué)校工作需要的檔案編研課題，讓檔案編研工作創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

【參考文獻(xiàn)】

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