淺談如何加強(qiáng)單位檔案的管理工作

王歡

【摘要】本文主要針對當(dāng)前單位檔案管理中存在的意識、效率、人員配備等問題進(jìn)行了探討，并且針對性地提出了幾點(diǎn)具有建設(shè)性的檔案管理創(chuàng)新策略，希望能夠有效加強(qiáng)單位檔案的管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理效率；管理策略

企事業(yè)單位的廣大職工在長期的學(xué)習(xí)、工作等活動中會產(chǎn)生一定的檔案信息與資料，檔案管理部門需要將其以音像、圖表、文字等不同形式進(jìn)行整理和保存。對于單位深化體制改革、優(yōu)化職工隊(duì)伍，全面貫徹單位的基本方針具有積極推動作用。本文從筆者所在單位相關(guān)情況出發(fā)，對如何加強(qiáng)單位檔案管理進(jìn)行分析與探討，主要目的在于促使單位能夠進(jìn)一步提高管理效率和質(zhì)量。

一、單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄。目前，本單位雖然在檔案管理方面已經(jīng)制定了比較系統(tǒng)化的規(guī)章制度，但是并未將其真正落到實(shí)處，主要原因在于檔案管理意識相對淡薄，并未予以高度的重視。例如，目前的專職檔案管理人員數(shù)量不足，并且在檔案管理的軟件與硬件設(shè)施方面存在較大的缺陷，未投入充足的資金進(jìn)行完善與改進(jìn)。上述兩點(diǎn)情況均在一定程度上影響了單位的檔案管理工作，使得檔案管理工作十分被動，無法完整而全面地做好檔案的整理與儲存，導(dǎo)致檔案管理工作水平難以向更高層次提升。

（二）檔案管理效率較低。信息技術(shù)應(yīng)用在企事業(yè)單位的管理工作當(dāng)中具有普遍性，且能夠顯著提高各項(xiàng)工作的水平與效率，但是需要投入充足的資金進(jìn)行信息化環(huán)境建設(shè)，并且需要不斷完善和創(chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)。本單位并未在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)環(huán)境下對其原有的檔案管理方法、設(shè)備等進(jìn)行改進(jìn)和完善，僅在小部分檔案管理的工作中應(yīng)用了并不十分先進(jìn)的信息技術(shù)，剩余的檔案管理工作基本上仍舊采用人工管理的傳統(tǒng)方法。與此同時，檔案設(shè)施相對落后，不利于檔案信息與數(shù)據(jù)的搜集、整理和保管、使用，因而在檔案管理的效率方面比較低下。

（三）管理隊(duì)伍力量薄弱。單位檔案管理的水平和質(zhì)量若要得到有效保障，管理隊(duì)伍的人員配備、能力和素質(zhì)起著決定性作用。由于目前檔案管理人員配備數(shù)量不足且身兼數(shù)職，對檔案管理工作的時間和精力投入有限，日常接收到的材料只能暫時放入檔案盒，無法及時整理歸檔，而僅僅是在收集了一定數(shù)量的材料后再集中進(jìn)行編號、歸檔和裝訂，影響了檔案利用的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。其次，對檔案管理人員的專業(yè)知識和管理技能培訓(xùn)力度有限，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)知識更新速度滯后，一些專業(yè)領(lǐng)域的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求和新技術(shù)無法及時得到應(yīng)用，阻礙了檔案管理水平的提升。

二、單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）強(qiáng)化檔案管理意識。單位的領(lǐng)導(dǎo)首先需要對檔案管理工作予以高度重視，要能夠?qū)⑷粘５臋n案管理工作列入整個單位的工作議事日程中，以此引導(dǎo)單位全體職工從思想上關(guān)注檔案管理。單位領(lǐng)導(dǎo)需要對《檔案法》及檔案管理的相關(guān)理論知識等進(jìn)行持久的、深入的學(xué)習(xí)，并且要有序地組織單位全體職工進(jìn)行學(xué)習(xí)，開展一系列宣傳與學(xué)習(xí)活動，促使廣大單位職工逐漸樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識，從每個人做起，能夠自覺地并且積極地支持檔案管理并維護(hù)單位的檔案管理工作。此外，還需要建立比較完善的、健全的檔案管理和利用機(jī)制，要能夠引導(dǎo)各個科室的負(fù)責(zé)人員以及領(lǐng)導(dǎo)積極參與到檔案管理工作中，從制度上保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（二）提高檔案管理效率。若要提高其檔案管理的效率，單位必須要重視在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，要能夠?qū)n案管理的模式與方法進(jìn)行創(chuàng)新。在此方面，單位首先應(yīng)該制定更加完善的管理制度，增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性，且要將管理制度落實(shí)。其次，投入充足的資金進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，包括軟件設(shè)備建設(shè)和硬件設(shè)備建設(shè)方面，要能夠運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)在單位檔案管理中建立電子檔案，使其能夠通過掃描儀將相關(guān)的檔案錄入計算機(jī)系統(tǒng)中，以此有效地提高管理效率，避免人工管理中檔案資料丟失等情況的發(fā)生。

（三）培養(yǎng)管理隊(duì)伍素質(zhì)。單位的檔案管理工作需要較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，若要提高檔案管理的水平與效率，培養(yǎng)管理隊(duì)伍素質(zhì)亦是必要的策略之一。在此方面，單位需要加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，組織檔案知識培訓(xùn)與檔案管理技能培訓(xùn)等，使檔案管理人員能夠明確檔案管理的重要性，且能夠保持端正的工作態(tài)度。同時，可以邀請上級有關(guān)部門到單位舉行定期培訓(xùn)或者講座，以便鞏固并且提高檔案管理人員技術(shù)水平及熟練程度。在時代的發(fā)展下，作為單位檔案管理人員，其自身更要積極熟練地掌握計算機(jī)技術(shù)，將其與傳統(tǒng)的管理方式結(jié)合。通過上述策略，單位檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)必將得到顯著提升。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理屬于單位管理的基本內(nèi)容，更是單位工作基礎(chǔ)的重要組成部分，只有做好檔案的收集與管理方能更好地為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，且能夠充分地體現(xiàn)檔案的作用和價值。為此，單位的檔案管理必須強(qiáng)化檔案管理意識，切實(shí)提高檔案管理效率，并且要重視培養(yǎng)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)，為單位的檔案管理做好充足準(zhǔn)備。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊揚(yáng).淺談如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作[J].檔案天地，2015，11（08）：36-37.