淺論醫院檔案管理信息化

閆向前

【摘要】本文從醫院檔案信息化管理的內涵出發，從保存難、管理查詢難、利用率低等幾個方面分析了傳統檔案管理模式的弊端，提出了醫院檔案管理信息化的具體措施。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；信息化

隨著現代計算機技術和網絡技術的高速發展，檔案信息化、網絡化正成為一種發展趨勢，這也是低碳經濟時代的必然要求。由于醫院自身特點，每天產生大量的檔案信息，如病歷檔案、處方檔案、各種影像資料及其他的各種管理文件。如何將現代信息處理技術、網絡技術與醫院檔案管理相結合，加快檔案信息化、網絡化建設，實現檔案管理現代化，是新形勢下各級醫院所要面對的新任務、新課題和新機遇。

一、醫院檔案信息化管理的內涵

醫院檔案由管理文件、會議記錄、各類報表、病歷檔案化驗單據以及各種影像資料等構成。由于醫院檔案具有原始記錄、價值保留、隨時查詢、增值效用等功能，是醫院領導決策支持和科研人員科研工作的重要參考依據，也是反映醫院醫療質量、管理水平，為病人健康提供具有法律效應的有效司法依據。醫院檔案信息化管理是指通過計算機技術、通信技術與網絡技術等手段提高檔案工作的現代化管理與利用服務水平，使醫院檔案信息資源管理逐步擺脫傳統的手工處理方式，內容包括兩個方面：一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院管理效率。二是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。實現檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，實現檔案信息資源的有效開發和信息資源社會共享，是檔案工作現代化建設的必然選擇和重要前提。

二、醫院檔案信息化管理的必要性

（一） 保存難。儲存醫院檔案傳統的做法是以紙質為主要的存儲介質，部分以磁帶、影像帶、膠片為介質和部分電子文檔資料。這些存儲介質很容易出現發黃、霉變、破損、受潮等問題，所以難以永久保存和備份。并且隨著數量的不斷增加，需要越來越多的存儲空間，無形中增加了醫院維護和管理成本。

（二） 管理、查詢難。目前很多醫院仍沿用了傳統的以人工為主的檔案管理模式。傳統的檔案資料查詢的流程是：查作者，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續，查閱非常耗時、耗力。一些檔案經過反復查閱后，受到破損，有的甚至遺失，造成檔案管理上的困難。

（三）利用率低。紙質檔案具有易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。在醫院檔案信息方面，各種處方用藥以及藥效、藥的配伍、藥的副作用都具有統計意義，單純用人工查閱這些原始資料，然后統計這些信息，工作量太大了，而對于科研工作者來說，利用醫院這些檔案資源，開發新藥，提高療效，減少藥的副作用又具有重要的意義，因此，為提高檔案利用率，必須進行醫院檔案數字信息化建設。

三、做好檔案管理信息化的措施與方法

（一）要提高認識。信息時代來臨，醫院檔案管理信息化是發展必然趨勢。雖然大中型醫院不同程度地實行了管理的信息化，從病人的掛號到門診、急診、入院、出院、用藥、結賬都實行了網絡化管理，醫院的管理進入了全新的信息化管理模式。但在醫院檔案信息化管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應的檔案數據庫，沒有意識到醫院檔案信息的巨大價值。各個醫療單位往往從自身的利益出發，檔案信息沒有進入共享，很多從事藥學研究的科研人員無法得到這些有用的信息，大部分檔案工作只局限于簡單的錄入、查詢和提供利用等傳統模式，阻礙了檔案信息開發利用。

（二）重視現代化檔案管理人才的培養。現代化檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證。檔案信息化建設涉及的技術性較強，需要既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網絡技術的復合型人才。目前大部分醫院對檔案工作不夠重視，檔案工作人員都是一身多職，缺乏檔案管理知識，也缺乏計算機應用技術，這種狀況阻礙了檔案管理現代化、信息化工作的開展。為積極適應信息技術革命和檔案事業發展的需要，必須加快優化檔案工作隊伍素質結構。對年輕人員，要采用各種措施，多途徑、多形式地對其進行計算機應用、數字化技術、網絡技術、數據庫技術等基礎課培訓。對于大型醫療機構，要制定信息化建設的中期規劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，多途徑多層次吸引、培養醫院檔案管理專業型人才，做好人才儲備工作，抓好檔案管理工作基礎，使醫院檔案管理水平邁上一個新臺階，創造更大的社會效益和經濟效益。

（三）加強檔案信息化建設中軟件和硬件的配套工作。建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。

（四）引入商業運作模式。由于檔案信息化建設需要投入大量的人力、物力和財力，對醫院來說，投入產出不成比例，因此醫院在這方面積極性不高。但考慮到醫院檔案信息的巨大開發利用價值，除了爭取政府、社會的資金支持以外，還可以引入商業化運作模式，將醫院檔案信息作某些技術處理后，開發成數據庫，向社會其他機構公開發售，以獲得后繼開發資金，維持醫院檔案信息化管理的日常運轉。

信息化技術正深入影響社會的方方面面，改變著人們的生活方式，推動社會進步，加快醫院檔案信息化建設，提高醫院檔案利用效率，使之更好地為人們服務。