關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

馬小榮

【摘要】本文通過查閱相關資料，簡要介紹了檔案信息化建設中存在的問題，并提出了行之有效的優化檔案信息化建設與檔案管理的措施，以期能夠為提升我國檔案信息化管理質量方面提供有價值的參考。

【關鍵詞】檔案信息化建設；檔案管理；問題；措施

社會已經進入信息時代、技術時代，計算機技術的廣泛應用使得我國檔案管理水平有了更大的提升，促進了檔案信息化建設發展的腳步。無論是行政機關還是事業單位，做好檔案管理工作均是十分必要的，雖然我國很多單位已經在檔案管理中逐漸實現信息化管理，且取得不錯的成就，但不可否認的是無論在檔案管理工作過程中，或是檔案信息化建設方面均會暴露出或多或少的問題，此方面問題若不能得到充分解決，勢必會對社會的發展造成影響。

一、 檔案信息化建設中存在的問題

（一）數據的異構性。如今幾乎所有的單位均應用計算機來開展檔案管理工作，此種模式能夠有效減少工作人員的工作壓力，也可以提升檔案信息的真實性，對于永久保存相關信息而言也基本可以實現。然而在利用網絡傳送檔案信息的過程中也會出現問題，導致此種情況出現的主要原因在于計算機網絡傳送的資料庫存在數據異構性，很多資料被傳送后會發生數據來源存在差異，或是文件屬性不同等問題，此問題出現后會對檔案管理人員造成一定困擾，其需要針對數據異構性問題進行處理，從而無法及時有效地開展檔案信息管理工作。

（二）管理滯后。若要實現檔案信息化建設，則必須應用到先進的電子科技技術，將所有的檔案信息實現數字化，利用計算機搜索功能可以快速定位，以便于工作人員調用和查看。根據目前的情況來看，我國很多單位在應用電子科技技術方面并沒有太大的阻礙，真正導致管理滯后的原因在于，很多單位缺乏完善的檔案管理制度。因此今后各企業應不斷加強對檔案管理工作的重視，充分根據檔案信息化建設的特征來完善檔案管理制度，同時為檔案管理人員提供更多的培訓機會，充分優化人才隊伍建設。

二、優化檔案信息化建設與檔案管理的措施

加大檔案管理信息資源的整合力度。檔案信息資源的工作在檔案工作中占據著巨大的優勢，同時其也是實現資源共享的基礎和前提，然而我國各企業在此方面的認知還不夠。信息資源整合應做到將企業的發展歷史、現狀以及未來規劃的相關信息做出匯總，以便于企業領導者以及工作人員隨時調用。另外在進行此方面工作時也要充分考慮到檔案信息自身是否具有整合價值，若其對企業發展并不能夠發揮作用的話，則不應盲目整合，否則不僅浪費人力物力，也會占據更多的儲存空間。

（一）強化檔案管理人員的服務意識。檔案管理工作最終的目的是為了給其他人員提供幫助和服務，因此檔案管理人員要不斷提升自我服務意識，將原本的重保管輕利用的思想摒棄，并樹立起重利用輕保管意識。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見識，最好能夠在工作中實現創新，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對大眾服務的意識，這對于提升單位整體競爭力和社會影響力方面也具有重要作用。為了能夠充分實現這一目的，今后應為檔案從業人員提供專門的培訓服務。

（二）提高檔案信息管理水平。鑒于各個城市的經濟發展情況不同，各個單位的設備配置也存在一定差異，導致我國檔案信息管理水平有著巨大的差異。除此之外，部分單位尚未意識到實現檔案信息化建設對于檔案管理工作的重要性，其未能夠積極采購高性能的檔案管理設備，也沒有充分提升管理人員的個人素質和能力，導致整體檔案信息管理水平難以提升。今后企業必須加強對此方面的重視，積極引進新技術、新設備，并且壯大人才隊伍，從各個方面綜合提升檔案信息管理水平。

（三）實現檔案信息共享。在大數據時代下，若要充分發揮檔案的作用，則必須使其實現資源共享，檔案管理人員要根據時代發展特點來改變管理模式和服務態度，將陳舊的思想從工作中移除。如今能夠實現資源共享的技術有很多，如計算機技術、網絡技術以及數據化技術等，相關人員必須充分掌握此類技術的應用技能，最好能夠將各個技術的優勢綜合到一起，更好地促進信息資源共享。另外，在工作過程中工作人員要加強對信息內容和電子軟件的檢索，保證其不會出現信息安全問題。

三、結語

綜上所述，研究關于檔案信息化建設與檔案管理方面的內容具有十分重要的意義，其不僅關系到我國檔案信息化建設的發展，也與檔案管理工作質量的提升息息相關。如今人們對各個方面的要求越來越高，若要提升自身競爭力，不僅要不斷提升服務質量、產品質量，也要針對基礎管理方面做出改變。檔案管理工作在很多單位中均被忽視，而因此導致的問題也越來越多，尤其在大數據時代，創新檔案管理模式已經是勢在必行。

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