化工項目檔案管理實踐與思考

吳志斌

【摘要】化工項目投資較大、工期較長、工藝也比較復雜，因此會產生大量檔案資料。管理好化工項目檔案對于化工企業的發展有著巨大的作用。在文中就化工項目檔案管理實踐進行探討，以期為化工企業的發展提供更好的支持。

【關鍵詞】化工項目檔案；管理；制度

湖北化肥公司切實履行主體責任，從一開始就提前謀劃，設立專班全程全面介入工程項目建設進行檔案管理，為項目順利通過檔案專項驗收和工程全面竣工驗收創造了條件，為湖北化肥公司的檔案管理工作再創新高臺階和企業的轉型發展奠定了基礎。

一、統一部署，建立檔案管理機制

為了汲取在工程建設中曾經出現的歸檔不全、散失嚴重的歷史教訓，公司在組建項目管理部時，就統籌考慮將檔案管理納入項目管理職責范圍，在綜合部設立檔案工作組，指定一名副部長專門負責檔案工作，配備數名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設單位檔案，還對所有參建單位的檔案形成資源管理進行指導和監督。

二、建章立制，規范檔案管理流程

編制信息與文檔管理程序文件。項目啟動后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計劃，具體明確了責任主體該做什么，如何做，確保文件流轉環環相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。

編制項目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項目工程檔案的構成，從總體上把握檔案架構，以項目建設過程為總體脈絡，將項目檔案分為前期準備、設計、施工、試生產、竣工驗收等階段檔案，并對每一階段將要產生的文件進行分類，開列文件“菜單”，進而編制了《項目歸檔文件資源體系》，通過貫徹學習該體系，改變了檔案管理人員和工程技術人員在收集環節出現的茫然不知所措。

編制隨機資料管理規定。檔案工作組編制了《設備隨機文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設備隨機資料的管理責任分工，確定了設備隨機文件的歸檔范圍，對設備隨機文件的分發與借閱作出了規定，同時提供了整理歸檔方法。

制定案卷歸檔整理規范。隨著工程交工，文件資料歸檔進入倒計時，檔案工作組按照國家和行業標準制定《項目案卷歸檔整理規范》，側重于操作環節，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。

三、培訓交流，提高員工素質能力

培養全員檔案意識。檔案工作組利用各種會議，見縫插針，強勢宣傳檔案法律法規，用檔案的實際利用價值體現強調檔案管理的重要意義，用反面案例現身說法，強調檔案缺失造成的嚴重后果，提高工程建設者的檔案意識，養成注重收集整理資料文件的習慣，為檔案管理工作營造了廣泛的群眾基礎和來源基礎。

加強技能培訓和技術交流。檔案管理人員的工程專業知識儲備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識結構，增強對工程建設的感性認識，工作組聘請專業技術人員授課，從宏觀層面講述項目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識，還鼓勵檔案員經常下現場實地觀察，克服了他們對工程建設的生疏感，提振搞好工作的信息。

四、分門別類，抓住管理關鍵環節

（一）項目前期檔案管理。由于立項之前沒有項目部統一管理，經辦單位多，經辦人員習慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來收集整理將存在極大的散失風險。作為建設單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現檔案管理的“燈下黑”，企業要早做準備，要求經辦單位隨辦隨歸。

（二）設計文件管理。檔案工作組應要求各方設置文檔單點聯系人（DCC），所有圖紙文件經由一人辦理交接手續，把好進出口關，做好登記臺賬，保持工作的延續性，避免因錯亂出現無謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實反映現場實際。現代檔案管理理論要求檔案專項驗收不僅是對檔案形式的驗收，還注重對內容的檢查，竣工圖除了要求設計資質章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。

（三）交工技術文件管理。工程建設期間，施工單位必須按照《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》（SH/T3503-2007）等標準正確選用表格，記錄準確翔實，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術文件，要做到卷冊類別清晰，層次分明；對于電力、交通、港務等獨立系統工程，要求施工單位提供相關行業標準，并按其行業標準編制移交交工技術文件。

（四）設備隨機資料管理。設備抵達現場后，項目部組織供應商、施工、監理開箱共檢，普通設備由采購部門逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設備則由檔案工作組直接接收管理。設備隨機資料版面大小不一，樣式繁多，內容龐雜，檔案工作組要做好分類，保證資料一臺一檔，內容完整。

五、思維創新，力行全程主動作為

湖北化肥公司屬于煉化生產企業，對工程管理不是強項，對項目檔案管理更沒有成熟的經驗作支撐，但是檔案工作組不斷學習、創新思維、巧借經驗、主動作為，擔當起乙二醇項目檔案管理重任，并一次通過檔案專項驗收。歷經乙二醇項目建設，對比其它化工項目，我們感到，項目檔案管理應該提前謀劃，統一布局，從源頭抓起，強化過程管控，強調主動作為，實現對項目檔案的“全生命周期”管理。

【參考文獻】

[1]張建英. 化工建設項目檔案管理工作探討[J]. 內蒙古科技與經濟，2014（15）：15+17.

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