提高重視程度加強(qiáng)資源配置推進(jìn)電視臺財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)

章運(yùn)洪

【摘要】在財務(wù)管理工作中，財務(wù)檔案工作是較為基礎(chǔ)和重要的環(huán)節(jié)，財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)則是財務(wù)檔案管理的關(guān)鍵。本文就財務(wù)檔案數(shù)字建設(shè)中所存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了推進(jìn)電視臺財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的構(gòu)想。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案；數(shù)字化；建設(shè)

財務(wù)檔案管理是電視臺財務(wù)工作的基礎(chǔ)和重要組成部分，是推進(jìn)電視臺財務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，推進(jìn)財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)，是提高財務(wù)管理規(guī)范化水平，降低電視臺運(yùn)營成本，推進(jìn)電視臺各項(xiàng)事務(wù)順利進(jìn)行的關(guān)鍵步驟。

一、推行財務(wù)檔案管理數(shù)字化的概念和意義

財務(wù)檔案是記錄和反映某一單位或企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況的、專業(yè)的財務(wù)資料，具體包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報告和會計(jì)核算材料等。財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件如憑證、單據(jù)、報表文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，并歸集成為具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫，它將各種傳統(tǒng)載體的財務(wù)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。

推進(jìn)財務(wù)檔案數(shù)字化具有重要意義。一是為傳統(tǒng)介質(zhì)財務(wù)檔案提供數(shù)字化備份，并可復(fù)制。二是降低了管理財務(wù)檔案需投入的資源。傳統(tǒng)財務(wù)檔案由于經(jīng)年累月的積累，占用大量存儲空間，并需配備專門人員進(jìn)行管理，耗用資源較多。三是提高使用率和工作效率。財務(wù)檔案作為全面記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動和資金運(yùn)動的重要資料和綜合反映，是檢查財務(wù)行為是否遵守財經(jīng)制度和紀(jì)律的重要憑據(jù)，也是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料。通過計(jì)算機(jī)程序和各類書記模型對過往數(shù)據(jù)變化進(jìn)行分析，有利于發(fā)現(xiàn)過往財務(wù)活動中規(guī)律性變動，從而提高財務(wù)管理工作的針對性，有利于降低財務(wù)成本。此外，通過計(jì)算機(jī)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢替代了查詢海量紙質(zhì)檔案分析對比的工作方式，提升了工作效率。

二、推行財務(wù)檔案電子化建設(shè)中存在的問題

（一）單位重視程度不足。通常來說，單位領(lǐng)導(dǎo)更重視財務(wù)工作各項(xiàng)開支活動和紙質(zhì)檔案的歸集管理，對于財務(wù)檔案電子化建設(shè)的作用和意義了解不夠、理解不深，重視程度不夠。

（二）財務(wù)檔案電子化的相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)依然缺乏。隨著科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于財務(wù)工作中，電視臺財務(wù)檔案電子化正不斷走向深入，軟盤、光盤等各類電子介質(zhì)將不斷應(yīng)用，但在現(xiàn)行財務(wù)檔案管理法規(guī)和制度中，對這部分資料缺乏必要的規(guī)定和指導(dǎo)，不利于財務(wù)檔案電子化建設(shè)的開展。

（三）財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的物資源配備不足。受主觀充實(shí)程度不足的影響，目前財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在著人財物投入不足的問題。一是財務(wù)檔案數(shù)字化專業(yè)人才缺乏，現(xiàn)有財務(wù)人員對數(shù)字化知識掌握不夠，專業(yè)技能缺乏，需要加強(qiáng)培訓(xùn)。二是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的各類專業(yè)設(shè)備不足，需要購置。三是在電視臺財務(wù)管理工作中，未列入工作規(guī)劃中，數(shù)字化口號喊得多，實(shí)際工作投入有效時間少。

（四）財務(wù)檔案利用率仍需提高。目前，電視臺財務(wù)人員對于檔案的管理更多停留于對過往檔案某張憑證、某個時點(diǎn)數(shù)字的查詢，而缺乏對一個時期內(nèi)數(shù)字變化的規(guī)律性分析，不能從數(shù)據(jù)歷史變化摸索規(guī)律，形成對未來財務(wù)活動的指導(dǎo)，這主要是財務(wù)人員主動性不足導(dǎo)致的，但傳統(tǒng)檔案查詢困難也是利用率的客觀因素之一。

三、關(guān)于做好財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

第一，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義。財務(wù)檔案數(shù)字化是財務(wù)檔案發(fā)展的必然方向，電視臺管理部門應(yīng)當(dāng)高度重視財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，要將財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)納入財務(wù)管理工作業(yè)務(wù)評比范圍，使工作人員明確責(zé)任，為推進(jìn)財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)保障。

第二，建立完善財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃和相關(guān)制度。要到財務(wù)檔案數(shù)字建設(shè)先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，并聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)對本單位財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行評價分析，進(jìn)行差距檢查，依據(jù)自身存在問題建立科學(xué)、具有操作性和針對性的建設(shè)規(guī)劃。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，制度是電視臺財務(wù)檔案工作的規(guī)則和保障。財務(wù)部門同時應(yīng)加強(qiáng)財務(wù)數(shù)字檔案的制度建設(shè)，以便為數(shù)字檔案管理工作提供明確的規(guī)范，財務(wù)工作人員也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照數(shù)字檔案管理工作規(guī)范化要求操作，提高財務(wù)數(shù)字檔案的質(zhì)量，確保數(shù)字化建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)高起點(diǎn)。

第三，加大財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)資源投入。一是為財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作配備專業(yè)技術(shù)人員。二是及時購置必要的數(shù)字化技術(shù)設(shè)備。三是電視臺財務(wù)檔案管理人員要針對數(shù)字化建設(shè)中的新事物、新問題、新情況等開展專題的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)與討論，提高數(shù)字檔案管理水平和解決問題的能力，積極主動地做好電視臺財務(wù)檔案管理工作。

第四，加強(qiáng)財務(wù)檔案利用分析。通過推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)對財務(wù)檔案利用效果分析，為電視臺進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測分析和決策分析，提供有價值的財務(wù)信息，也將進(jìn)一步促進(jìn)電視臺各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。