淺談辦公自動化系統與檔案管理的有效結合

余軼

【摘要】辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）的日益普及，電子文件和電子檔案日益取代傳統的紙質文件和檔案，如何科學有效地管理電子文件和電子檔案便成為當今時代文件和檔案工作者共同關注的重要問題。目前，OA系統在形成、處理和傳輸電子文件方面已經卓有成效，但是如何將OA系統與檔案管理工作有效結合起來，真正實現無縫對接，是新時期檔案管理工作者所面臨的一個重要課題。

【關鍵詞】OA；電子文件；檔案管理；對策

一、辦公自動化環境下的電子文件檔案管理概述

OA系統是利用現代辦公技術和計算機網絡技術構成的一種人機信息處理系統，這個系統由辦公機構、辦公人員、辦公設備、網絡設施和辦公信息等要素構成，組織機構內的辦公人員通過網絡可以實現跨時間、跨地點的協同辦公，同時通過辦公自動化系統實施的交換式網絡應用，可以使得辦公信息傳遞更加快捷方便，辦公事務處理更加自動化，極大提高了辦公活動的高效率。

早期受到技術水平及辦公設備的限制，我國檔案收集采用的文件均是手工制作的紙張文件。傳統文件在使用過程中容易受損且保存時間較短，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發揮。在計算機技術的推動下，我國企事業單位的規劃管理開始偏向于電子文件管理。經過最近幾年的推廣運用，企事業單位開始意識到電子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質文件相比，還有一些自身的特性。主要有：

（一）對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數字設備生成的，產生于一定的硬件和軟件環境。以前由于信息技術發展水平的制約，數字產品的硬件、軟件更新換代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環境存在依賴性。隨著技術的不斷發展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實性保持方面的問題還需要從文件的生成運行過程中采取管理和技術措施進一步研究解決。

（二）非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數字設備和相關軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。

（三）信息與載體的相對分離性。與紙質文件相比，電子文件的載體與其信息的結合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。

二、加強辦公自動化環境下電子文件檔案管理的幾點對策

檔案作為真實記錄社會政治、經濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區歷史文化財富的重要載體。伴隨OA系統在企事業單位的廣泛應用而產生的電子文件和電子檔案，同傳統的紙質文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和珍貴財富。由于電子文件檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，如何加強對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨的亟待解決的重要課題。

（一）提高認識，不斷增強對檔案管理工作的重視程度。電子公文與檔案管理的有效結合，無論對文書部門，還是對檔案部門，都是一項新工作。它關系到電子政務環境下檔案信息資源能否實現科學管理和有效利用。因此，要從電子政務建設、信息資源建設的高度，從新形勢下做好檔案基礎業務工作、為全面建設小康社會服務的高度，深刻認識電子公文與數字檔案管理的現實意義和重要作用。電子公文歸檔是當前信息資源建設的一個重要方面，而信息資源的建設與數字檔案開發利用是信息化的核心任務，是貫穿信息化建設進程的主線和取得實效的關鍵。數字檔案是信息資源的重要組成部分，要用長遠的眼光看待數字檔案信息資源開發利用工作。

（二）加強管理，不斷建立健全檔案管理各項規章制度。首先，建立高效的檔案行政管理運行機制，只有高效的檔案行政管理運行機制，才能使檔案領導部門按照既定目標和計劃對下層的活動進行監督指導，實現前端控制目標；只有高效的行政管理運行機制，才能引導與電子文件的生成、保管、傳輸有關的單位、組織、個人之間建立良好的互相協作、互相配合的關系，有效解決各種矛盾，發揮整個文檔一體化管理系統的最大效率。其次，要有具體明確的歸檔管理制度、歸檔方式、歸檔要求和歸檔程序等，從制度上保證電子文件的及時歸檔管理，使制度變成歸檔人員的自覺行動。同時，還需要切實和可操作的電子文件歸檔與管理標準。確保從技術和管理層次上保障電子文件的真實性、完整性和可靠性。最后，切實加強檔案管理人才隊伍建設，要提高檔案人員的素質，檔案人員要在重視自身工作的基礎上，積極學習電子文件歸檔管理的相關知識和技能，主動地去學習新的經驗和工作方法，檔案部門要根據實際情況積極開展培訓工作，鼓勵檔案人員不斷提高專業能力。

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