淺議科研兼職檔案員隊伍的建設

陸春紅

【摘要】本文以上海石油化工研究院為例，探討石化科研單位設置科研兼職檔案員的必要性，分析目前科研兼職檔案員隊伍存在的問題，提出加強建設科研兼職檔案員隊伍的措施。

【關鍵詞】科研；兼職；檔案管理；人才隊伍

上海石油化工研究院（以下簡稱研究院）創建于上個世紀60年代，是我國最早從事石油化工技術開發的單位之一，多年來在石油化工科研領域取得了令人矚目的成績。保管完好的科研檔案不僅是科研人員的智慧結晶，更是研究院的寶貴財富，顯示出研究院深厚的科研底蘊。

一、石化科研單位設置科研兼職檔案員的重要性

隨著石油化工科學技術的不斷創新、突破，研究院的科研領域不斷拓展、延伸，承擔的科研項目越來越多，形成的科研檔案也越來越多。例如研究院科研一線有20個部門，每個部門設置多個課題組，每個課題組承擔多項課題研究。在這種情況下，依靠人數有限的專職檔案員深入一線進行文件資料的收集整理，顯然是力不從心的。為了更好地做好科研檔案工作，研究院組建專兼職檔案員隊伍，形成檔案管理網絡，以加強科研檔案前端控制和工作指導。

科研兼職檔案員作為檔案管理網絡的主要組成部分，是科研檔案的基礎單元，其重要地位由文件材料的原始性決定。科研兼職檔案員活躍在科學研究的一線，非常熟悉課題研究工作的進展，熟知各類原始材料的形成和價值，經過科研兼職檔案員收集整理的文件材料，更能保證科研檔案的完整、準確、系統。因此，研究院要求科研部門從實際工作出發，在部門中設置主要兼職檔案員和協理兼職檔案員。主要兼職檔案員配合專職檔案員做好部門檔案管理工作，協理兼職檔案員分設在不同課題組，配合主要兼職檔案員做好課題原始材料的收集整理工作。科研兼職檔案員在部門內預先完成科研項目文件材料的收集、整理、立卷工作，亦即科研檔案的預立檔工作，這是做好科研檔案工作的關鍵。

二、石化科研單位科研兼職檔案員工作中存在的問題

（一）科研兼職檔案員檔案意識薄弱。研究院的科研兼職檔案員普遍具有較高的學歷，在部門工作中承擔著科研工作。由于科學研究的復雜性，往往需要耗費大量的時間和精力，造成了兼職檔案員對“兼任”的檔案工作不夠重視，缺乏做好檔案工作的動力和魄力。一些科研兼職檔案員認為檔案工作不是自己的專業特長，不能體現個人的價值和能力，而把檔案工作視為額外的、臨時性的工作，造成兼職檔案員檔案意識薄弱，思想上不重視檔案工作。當科研項目結束，需要歸檔時，科研兼職檔案員才被迫“重視”檔案工作，花大力氣進行文件材料的收集、整理。預立檔工作的滯后，往往造成事倍功半的后果，影響科研檔案的質量，不利于科研檔案工作的開展。

（二）科研兼職檔案員業務素質不高。研究院科研兼職檔案員由科研部門自行指定，一般是具有石油化工專業背景的人員擔任，普遍缺乏檔案知識，檔案業務能力也不強。科研兼職檔案員經常在歸檔任務下達后“臨時”找專職檔案員進行溝通，了解文件材料的收集范圍、整理要求，邀請專職檔案員進行預立檔工作的現場指導。在完成歸檔工作后，科研兼職檔案員又將檔案工作擱置起來，不及時進行檔案業務工作的經驗總結，不開展檔案知識的查漏補缺。如果科研兼職檔案員隊伍專業素質總是徘徊不前，將會阻礙研究院的科研檔案管理工作水平的提高。

（三）科研兼職檔案員人員更替頻繁。科研工作具有不可預見性，一個課題從立項到結題，短的一兩年，長的數十載，無法固定課題完成的具體時間，因此，在課題的進展過程中，可能會經歷幾任兼職檔案員。科研兼職檔案員的不固定，會使兼職檔案員認為做好課題的預立檔工作不是自己的責任，甚至相互“推諉”責任。科研兼職檔案員的不穩定性，帶來科研進展過程中各種文件材料散落在不同時期、不同科研人員的手里，人為的造成收集文件材料的困難。一旦有科研人員離職或退休，兼職檔案員沒有及時從他們手里收集文件材料，就會造成這些文件材料的缺失，造成該課題檔案的不完整，甚至造成科研工作的斷層。

三、解決科研兼職檔案員工作中問題的辦法

科研檔案工作是否能做好，關鍵在于科研兼職檔案員隊伍的整體素質。提高科研兼職檔案員的檔案意識、業務水平、職業擔當是提高科研檔案員隊伍素質的決定因素。

（一）加強宣傳，提高檔案意識。在信息化高度發達的今天，可以通過多種形式的宣傳，提高科研兼職檔案員的檔案意識。在宣傳方式上，可以是現場講座，灌輸檔案意識；可以是畫冊展覽，表現檔案文化；也可以是網絡社媒，推送檔案信息……通過多種途徑、多個視角，以不同的手段進行多維度宣傳，不僅加大了信息的受眾面，還滿足了不同人的喜好，達到了加強宣傳、擴大影響的效果，更有效地提高了科研兼職檔案人員的檔案意識。

宣傳內容可以是介紹檔案工作人員的先進事跡，學習榜樣，宣傳忠于職守、吃苦耐勞的檔案人精神，傳遞正能量，提高科研兼職檔案員的職業道德水平；可以是表彰優秀的科研兼職檔案員，樹立典型，用身邊人身邊事的方式，引導兼職檔案員成長為一名合格的科研兼職檔案員。還可以宣傳檔案的法制觀念、保密意識，通過端正觀念、加強意識，形成嚴謹細致的工作作風，學會用法制的手段維護科研檔案的管理工作，保護好研究院的無形資產。

（二）加強培訓，提升業務能力。加強對科研兼職檔案人員的培訓，提升科研兼職檔案人員的業務能力，使得兼職檔案員對科研檔案實務操作熟稔于心，按照標準和規范完成文件資料的收集、整理，做好科研檔案的預立檔工作，逐步實現科研兼職檔案員從非專業化向專業化的轉變。

對科研兼職檔案員的培訓可以是集中培訓和個別指導兩種形式相結合。集中培訓可以是開展培訓講座，以自上而下授課型的方式，將檔案知識傳授給兼職檔案員；（下轉第148頁）（上接第131頁）也可以是組織知識競賽，以賽促學，以自學的方式，將檔案知識消化吸收。個別指導可以是專職檔案員對兼職檔案員的檔案工作進行現場示范指導，及時糾正工作中出現的問題；也可以是專兼職檔案員借助社交媒體“一對一”進行溝通交流，例如微信、QQ、郵件等等，甚至可以通過視頻“遠程”指導工作。

（三）加強管理，形成責任擔當。研究院加強對科研兼職檔案員的管理，采用明確崗位職責和落實考核制度相結合的方式，推動兼職檔案員自覺做好科研檔案工作，增強責任心。

研究院在兼職檔案員的崗位責任書中明確列出做好部門檔案管理工作的要求，使科研兼職檔案員意識到“兼職”只是人事編制上的“兼職”，而不是工作要求和工作態度的“兼職”。科研兼職檔案員做好科研檔案的預立檔工作是本職工作，是履行工作職責的硬性規定。除了在兼職檔案員的崗位職責中做出要求，研究院還注重對兼職檔案員的工作考核，使得兩者相互印證、相互指向，統一于企業的檔案管理之中。加強對科研兼職檔案員的考核，能有效檢驗科研兼職檔案員的檔案工作，起到表彰優秀、鼓勵進步、督促后進的作用，達到幫助科研兼職檔案員提高意識、爭取進步，努力做好科研檔案工作的目的。研究院對科研兼職檔案員的考核，沒有簡單采取“一年一考核”或者“紙面考核”的方式，而是將考核進行細分和具體，細分到每個科研項目，具體到每個評分點，以“考核+結果、重點在日常”的方式，對科研兼職檔案員工作進行全面考評，考核結果計入個人全年考核成績，影響個人先進的評選、職務的晉升，使得科研兼職檔案員主動重視檔案工作，有職業擔當，真心實意地做好科研檔案工作。

【參考文獻】

[1]徐一男，單筱. 對提高高校兼職檔案員工作水平的思考—從專職檔案員角度出發[J].辦公室業務，2012（08）：193.

[2]趙麗彬.地方高校兼職檔案員隊伍建設存在的問題及對策研究—以湖州師范學院為例[J].辦公室業務，2015（10）：90.