基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革

楊爽

【摘要】知識(shí)是推動(dòng)人類發(fā)展的重要因素，而人事檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，是人力資源管理工作中不可或缺的理論依據(jù)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。所以在現(xiàn)階段的單位中，對(duì)于人事檔案管理工作也一直高度重視。兩者就好比魚和水的關(guān)系，人力資源管理需要人事檔案提供內(nèi)容，而人事檔案工作的目的是為人力資源管理服務(wù)的。

【關(guān)鍵詞】人力資源；管理；人事檔案；變革

一、人力資源工作和人事檔案工作的內(nèi)涵

（一）人力資源工作。人力資源指的是人在先天的基礎(chǔ)上，經(jīng)過有差別的生活和實(shí)踐所形成的腦力和體力方面的勞動(dòng)能力。而相比于物力資源來說，人力資源的側(cè)重點(diǎn)在人，也就是人是創(chuàng)造性的主體，因而具有主觀能動(dòng)性。而以人為主的管理模式目的在于平衡個(gè)人與整體之間的關(guān)系，并發(fā)揮個(gè)人能力的優(yōu)勢(shì)。而人力資源工作的最終目標(biāo)在于組建起一支素質(zhì)有保障且整體性出眾的隊(duì)伍，并在不斷進(jìn)步中形成獨(dú)特的企業(yè)文化。換言之，就是讓人才決定企業(yè)發(fā)展的未來方向，這種全新的理念也必然使未來的企業(yè)發(fā)展模式產(chǎn)生巨大的變化。

（二）人事檔案工作。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織的一項(xiàng)事務(wù)，主要目的在于將個(gè)人經(jīng)歷和工作表現(xiàn)等數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，從而為今后的使用提供重要的資料。人事檔案的內(nèi)容包括個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、性格、工作狀態(tài)等，且具有高度的機(jī)密性和精確性，是企業(yè)對(duì)于人才培養(yǎng)和人才考察的重要內(nèi)容，也是企業(yè)日常管理工作中不可或缺的部分之一。

二、企業(yè)變革期人力資源實(shí)踐的匹配觀點(diǎn)

業(yè)內(nèi)學(xué)者的觀點(diǎn)是企業(yè)在不同的發(fā)展環(huán)節(jié)上其所面臨的問題也不同，因此會(huì)對(duì)人力資源管理提出不同的標(biāo)準(zhǔn)，所以必須有符合實(shí)際生產(chǎn)的人力資源管理實(shí)踐活動(dòng)與之相適應(yīng)，將不同生產(chǎn)階段的實(shí)踐互相搭配，對(duì)比其效果，引出所需的材料，有利于將不同的實(shí)踐組合有可能會(huì)產(chǎn)生的效果進(jìn)行對(duì)比，找出最佳的方案。但因?yàn)樯a(chǎn)條件不一樣、策略方針各異，所以人力資源管理的具體需要也會(huì)發(fā)生變化，因此人力資源管理具有較強(qiáng)的場(chǎng)景依附性，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的理論研究力度也會(huì)大幅度增加，現(xiàn)存的研究成果并不多，而且大多數(shù)是具體的案例分析。人事檔案管理是人力資源管理體系中重要的組成部分，是檔案管理的重要工作內(nèi)容，也是企業(yè)員工業(yè)務(wù)審計(jì)、績(jī)效考評(píng)的首選資料。并且，人事檔案資料能夠協(xié)助企業(yè)人力資源管理部門真正以人本思想為指導(dǎo)方針，應(yīng)用科學(xué)有效的手段對(duì)人力、物力進(jìn)行組織與調(diào)配，促使其長(zhǎng)期處于最佳比的狀態(tài)中。總之，其兩者是密不可分、唇齒相依的，彼此發(fā)展的情況對(duì)對(duì)方均會(huì)產(chǎn)生一定的效應(yīng)。

三、基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革分析

（一）人事檔案的信息收集機(jī)制變革。從現(xiàn)代人力資源管理視角出發(fā)，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時(shí)還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識(shí)，如職業(yè)技能、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德等狀況，這些有關(guān)信息就需要經(jīng)過人事檔案管理人員活躍搜集，不斷開掘。為深度開掘這些隱形信息，檔案管理人員可對(duì)人員進(jìn)行定時(shí)考評(píng)，考評(píng)內(nèi)容應(yīng)包括職業(yè)技能水平、工作完成狀況、職業(yè)道德等方面，并將查核成果歸納到各人員的人事檔案中。在人力檔案管理的工作中，不但要全部搜集人員的基本資料，還應(yīng)在此基礎(chǔ)上，搜集使用人員關(guān)于事業(yè)單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的擬定提供重要參閱，促進(jìn)事業(yè)單位形成一種不斷優(yōu)化的良性循環(huán)機(jī)制。這就需要人事檔案人員加強(qiáng)和各級(jí)人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存。

（二）提升服務(wù)意識(shí)。人員的服務(wù)意識(shí)是人事檔案管理工作質(zhì)量提升的關(guān)鍵。在未來，人才必將成為各大企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的主要因素，所以人事檔案的管理人員也要從自身的觀念入手，從態(tài)度上做到端正，從而改變一直以來的被動(dòng)服務(wù)模式，提升服務(wù)意識(shí)。這樣以來可以使人事檔案工作更好地為人力資源管理服務(wù)，促進(jìn)人力資源管理水平的提升。

（三）具備競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，知識(shí)的作用性被進(jìn)一步放大，換而言之，知識(shí)成為了一項(xiàng)非常重要的資源。而檔案管理工作也需要體現(xiàn)出企業(yè)的工作效率。這就要求人事檔案管理部門首先要將信息準(zhǔn)確、及時(shí)地提供，并加強(qiáng)與其它部門的密切合作。在這一過程中，管理人員要具備競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，將人力資源管理的理念深入人心，在競(jìng)爭(zhēng)中加強(qiáng)目標(biāo)的管理。

（四）完善人事檔案管理體系。人事檔案管理工作也要隨著時(shí)代的發(fā)展而轉(zhuǎn)變管理模式，而在新形勢(shì)下，人事檔案體系的轉(zhuǎn)變也是時(shí)代的必然需求。而對(duì)于無法適應(yīng)新形勢(shì)或是缺乏科學(xué)性的制度和體系，就要加大力度進(jìn)行改革，與實(shí)際情況相結(jié)合，從而讓人事檔案管理工作更加制度化、科學(xué)化。例如在收集檔案時(shí)，要注意檔案的時(shí)效性；在整理檔案時(shí)，要根據(jù)其科學(xué)性進(jìn)行篩選等。這些工作都是保證檔案及時(shí)、完整的有效措施，也是結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部情況而決定的。所以，要根據(jù)時(shí)代的變化來完善檔案管理體系，從事人事檔案工作的完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的理論依據(jù)。

四、結(jié)語

綜上所述，不難看出隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，在未來的社會(huì)中，知識(shí)將成為促進(jìn)人類發(fā)展的重要因素。而人才將成為社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵。人力資源管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要作用，對(duì)人事檔案管理有直接影響。盡管現(xiàn)階段的人事檔案管理水平仍然有很多需要完善的地方，但是隨著全面改革的推進(jìn)，并改革檔案管理工作中的缺陷，需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，從而為企業(yè)發(fā)展提供更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)人力資源管理和人事檔案工作的有序結(jié)合。

【參考文獻(xiàn)】

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