淺談企業(yè)搭建辦公自動化網(wǎng)絡帶來的改變

楊佳

【摘要】本文介紹了河南省煤氣（集團）有限責任公司選用辦公自動化軟件提高工作效率的經(jīng)驗。

【關鍵詞】企業(yè)；辦公自動化

近年來，辦公自動化的概念已經(jīng)逐步深入到各級政府機關、企事業(yè)單位，比起以往傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的工作方式又跨越了一個時代。如何把電腦和網(wǎng)絡更加緊密地結(jié)合起來，充分發(fā)揮二者作用功效，是一個需要解決的問題。幾年來，國家的節(jié)能減排政策其中就大力宣傳無紙化辦公，減少紙張的浪費，加快促使OA（Operational Analysis）使用的推廣，拋開原有一切的模式，結(jié)合工作需求打造OA系統(tǒng)各級功能模塊，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)互通互享，從而提高辦公效率的顯著提高。

我公司部分人員使用總集團（河南能源化工集團）的辦公系統(tǒng)，功能簡單，劃分賬號有限，嚴重制約了全員信息化的使用；公司向市場化不斷邁進的過程中，公司規(guī)模的擴大以及部門、崗位之間協(xié)作的增加，對內(nèi)部溝通和工作效率帶來嚴重束縛。鑒于以上的種種問題，公司需要有一個整體的解決方案，或者說能有一個統(tǒng)一的平臺，實現(xiàn)快捷溝通、數(shù)據(jù)共享、信息發(fā)布、日常辦公等功能。

目前我公司下設四家分公司和四家控股子公司，早期已經(jīng)使用了網(wǎng)絡版管理軟件對財務、倉庫、采購、銷售等部門主要業(yè)務進行管理。但由于該類軟件主要適合于具體的業(yè)務人員，所以公司許多信息的傳遞統(tǒng)計依然是靠半手工實現(xiàn)。特別是每天報送的各類打印報表也給公司高層帶來很大的不便。隨著企業(yè)的發(fā)展業(yè)務量的增長，工作也日趨繁重，如何借助網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)減少人員的勞動量提高工作效率，是我們這些從事單位信息化工作的同志考慮的首要問題。一款平臺穩(wěn)定，功能強大，使用方便、維護簡單的辦公自動化軟件，是我們從眾多軟件公司推薦的OA系統(tǒng)中進行選擇的標準，經(jīng)過多方考察了解，并且通過相關軟件公司提供的試用軟件，在單位組建3-4臺微機局域網(wǎng)，進行小范圍安裝調(diào)試，將使用情況反饋公司相關領導，公司管理層經(jīng)過慎重考慮和分析后，開始著手辦公自動化系統(tǒng)的選型。

最終通達OA憑借功能模塊多，實用性強，界面風格好，操作簡易；安裝配置簡單，不需要特別培訓，一般管理員即可勝任。通達的流程設計簡單易用，工作流功能不但強大還很靈活、直觀，學習使用很容易，OA界面容易操作，軟件價格比較合理等特點。鑒于這些優(yōu)勢，公司最后選擇通達OA。

我們具體的實施方案是在中心機房設WEB服務器，通過光纖專線接入INTERNET，所屬各單位及項目部通過現(xiàn)有的接入INTERNET方式登錄公司OA WEB服務器。本來我們都做好了安裝調(diào)試的各種準備，3分鐘完成全部安裝，我們反倒有點不適應了。于是我們就此系統(tǒng)作了全方位的檢測，一切正常！我們設置了幾個用戶，對通達OA系統(tǒng)的各個功能模塊進行了使用，感覺非常實用、易用。包括使用頻率最高的內(nèi)部郵件、個人短信、個人文件柜、公共文件柜、工作流、公告通知、新聞發(fā)布等，無論你身處何地，只要能上網(wǎng)，就可以登錄OA系統(tǒng)，完成自己的工作，就如同在辦公大樓內(nèi)部一樣，真正做到了辦公無處不在。這也讓我們大大松了一口氣，我們的決定是正確的。

目前系統(tǒng)運行使用后OA注冊用戶共計1500個，每天在線人員多達862人以上，OA附件數(shù)據(jù)累計50GB，工作流記錄多達23851條，日發(fā)送內(nèi)部郵件的數(shù)量突破上千封，成了我們公司從普通員工到管理層離不開的信息管理系統(tǒng)。

檔管理模塊。通過定義不同的權(quán)限，相關人員可以查閱、下載等權(quán)限范圍內(nèi)的相關文檔。各項管理制度也在公共文件柜中查閱。

截至目前，集團內(nèi)部網(wǎng)上辦公已經(jīng)涉及到公司黨政、工會、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、計劃、財務、技術(shù)、質(zhì)量、計量、合約等十幾個方面的文件，報表種類達50余種。

工作流應用模塊。工作流模塊簡單易用。工作流模擬傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽批單的形式，界面清新友好，符合大家的操作習慣。

目前集團已經(jīng)有工作流80多個，OA系統(tǒng)平臺實施后，信息的高度共享能夠最大化地減少信息的傳遞時間，提高信息運轉(zhuǎn)速度，為企業(yè)的決策者節(jié)省了大量的獲取信息的時間，從而對企業(yè)管理中各種變化迅速做出正確的批示。在做工作流優(yōu)化工作中，理清了公司內(nèi)部相應的業(yè)務流程，OA工作流應用屏蔽了一些不合理的審批程序，由于業(yè)務處理流程以軟件的形式固化下來，各部門與各職能崗位之間形成了一種相互監(jiān)控與制約的機制，因而通過系統(tǒng)的深化應用，又強化了內(nèi)部控制制度內(nèi)審記錄助手

報表管理模塊。為了盡快體現(xiàn)出網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的實施效果，我們在建設中提出考慮全面，細化模塊，推進深入的思路。在系統(tǒng)設計中我們?nèi)娣治隽斯救粘Ｋ鶄鬟f的信息，然后分塊、分步實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡傳遞和發(fā)布。我們當時經(jīng)過多次討論分析，首先由公司企管處的統(tǒng)計報表這條主線開始，建立企管處報表接收柜和各統(tǒng)計報表發(fā)布柜，根據(jù)嚴格的權(quán)限設置，接收并下載各基層單位傳遞的EXCEL統(tǒng)計表，然后實現(xiàn)自動匯總處理，并發(fā)布到相應報表柜。應用中我們發(fā)現(xiàn)，雖然說EXCEL軟件現(xiàn)在已經(jīng)比較普及，但畢竟企業(yè)各基層單位操作人員的計算機水平參差不一，要想保證長期的、準確的每天傳送和接收各類統(tǒng)計信息，并讓其能自動生成自己所要的數(shù)據(jù)，必須在一定程度上讓其操作過程固定化。所以，我們在應用過程中對公司統(tǒng)計報表的格式和計算等都進行了較為復雜的統(tǒng)一設置，特殊地方加保護。

使用報表系統(tǒng)把主要的工作上報及匯總，經(jīng)過4年的使用，通達OA確實如開發(fā)者所說，軟件的安裝部署非常容易搭建，使用后期幾乎零維護。但是要想充分發(fā)揮它功能最大化，根據(jù)多年的使用經(jīng)驗，認為做到以下幾點就能大大提高工作效率：1.單位領導對信息化建設的重要性要有充分的認識；2.對信息化平臺的使用要有足夠的執(zhí)行力；3.要有熟悉平臺各個模塊的系統(tǒng)管理員；4.辦公平臺要做好相應的操作培訓；5、根據(jù)公司情況對系統(tǒng)功能進行深度應用。