從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

李瑞鴻

【摘要】人事檔案管理工作能夠為人力資源管理提供真實可靠的數據，在人力資源的科學配置中具有不可替代的作用。現代人力資源管理相較于傳統的人力資源管理有了很大的變化，對于人事檔案管理也提出了新的更高的要求。

【關鍵詞】現代人力資源管理；人事檔案；管理

人才是單位的首要財富，是事業興旺發達的基石，人事檔案管理和人力資源管理都具有合理配置人力資源、提升員工工作效率的功能。在現代社會中，對于檔案管理的要求已經不僅僅是單純的資料收集和歸檔，更應該充分開發利用，提高單位辦事效率，創造更多財富。

一、現代人力資源管理新發展

現代人力資源管理是在單位發展到一定階段時提出的新的管理理念和方法，指的是綜合利用各種先進的管理手段，對部門內人力資源進行高效調配和管理，更進一步地，對人員的思想行為和心理等方面積極進行引導，使其能在工作中更好地完成領導分配的任務。與傳統的人力資源管理相比，現代人力資源管理主要有三方面的轉變：首先，工作的重心由原來的對具體事件的管理轉移到對人員的管理上。其次，工作的目標由原來的對資源投入使用情況的分析轉移到對單位內部員工的開發利用上。最后，工作職能由原來的獨立職能部門逐步轉變為參與內部人力資源分配的部門和政策制定的參與者。

二、現代人力資源管理與人事檔案管理的關系

（一）現代人力資源管理與人事檔案管理的關系。現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人不僅是管理的主體，還是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。面對日益激烈的人才競爭和人才流動局面，許多單位已經把人力資源看作“首要資源”，人力資源已經成為單位未來生存和發展的戰略選擇。人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它不僅存儲了組織人力資源信息，還是對管理核心——“人”的歷史和現狀的真實反映。人事檔案由確鑿的原始材料構成，記述和反映個人經歷、思想品德、業務業績、個性特點、專長愛好等情況，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據。人事檔案管理是單位檔案管理的重要內容，是人力資源管理的重要依據，是人力資源開發的數據基礎。在提供真實的數據和信息、合理配置單位人員、提升人事管理水平等方面具有重要作用。現代社會中人力資源管理的方方面面都與人事方案管理緊密相連。

（二）傳統人事檔案管理的問題。傳統的人事檔案管理模式存在很多問題，嚴重影響到單位檔案管理工作的效率。具體來看，主要有以下幾點：1.服務意識淡薄。很多單位的人事檔案管理只是停留在資料的收集和整理保存層面，缺乏主動提升、主動利用的觀念。現代社會中，如果人事檔案管理人員仍然沿用被動的工作模式，難以達到人力資源管理的要求。2.缺乏合作意識。人事檔案管理部門是單位整體中的一分子，不能獨立于整體以外，傳統的工作中，檔案管理是一個無人問津的部門，和其他部門之間的協作工作很少開展。3.管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進行封存，資料收集完不完整、準確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了單位人力資源的有效管理。4.人事檔案管理工作人員素質不高。很多從事人事檔案管理工作的人員并沒有接受過專業的檔案管理培訓，或者只是在入職之前進行了簡單的崗位培訓，對于如何提升檔案管理水平認識不足，也無法通過人事檔案管理工作促進單位人力資源管理。5.實效性不足。現代管理追求快速高效地完成各項工作，但是現有的人事檔案管理多數情況下只是對于過往事情的記錄，無法體現正在發生的變化。6.真實性有待提升。現實中部分單位的人事檔案隨意修改現象較為突出，數據不真實直接導致使用和開發過程出現較多問題。

三、現代人力資源管理視角下的人事檔案管理

（一）人力資源管理對于人事檔案管理的新要求。隨著時代的發展，人力資源管理出現了新的趨勢，對人事檔案管理工作提出了更高的要求。1.構建單位的核心價值體系。單位文化體現了單位的核心價值觀念，成為單位生存和發展的重要支撐力量。在知識經濟時代，單位實施文化戰略勢在必行。2.構建多層次的價值評價體系。由傳統的人事考核轉向人力資源管理的價值評價體系。傳統的人事管理是一種單一的人事考核，評價體系和標準不全面，主要面向個人要素。3.薪資回報體系以績效考核為主要導向。不僅僅要發揮薪酬的回報功能，更要注重薪酬的激勵作用。4.建立以職業化為主的人力資源管理制度。人力資源管理者需要具備全球化的職業眼光和觀念，并在人事檔案管理中體現出來。

（二）如何利用人力資源管理理念和方法進行人事檔案管理工作。1.建立高效的人事檔案分類管理系統。在傳統的人事檔案管理制度中，檔案管理的主要內容分為五大類，現階段在人力資源管理的視角下，應進一步充實完善人事檔案管理的內容，更加全面地反映員工的綜合情況。為此建議，在新型人事檔案管理中，資料搜集工作應本著縱橫結合、動靜結合的原則，將個人評價的定量指標和定性描述相結合。動靜結合指的是更加重視人員的成長性，對于檔案內容及時進行更新，另一方面，及時檢查已經過時的沒有保存價值的資料，進行刪除。橫縱結合指的是，人事檔案不僅僅是一個人過去的總結，更應該能夠反映這個人現在的狀態。在橫向上，能夠體現出該職工思想政治水平、學歷、工作能力、興趣愛好和性格評估等各類信息。定性與定量的結合需在傳統人事檔案管理的基礎上增加更多的可以量化的指標，便于人員之間的比對，提升人事檔案的可用性。進行人事檔案分類管理，能夠提升檔案管理在人力資源管理中的信息價值。2.推進人事檔案管理的現代化水平。人事檔案的現代化管理模式重點在于應用現代化的管理手段和最新的科技成果，例如計算機技術和云計算技術。推進人事檔案管理的現代化水平包含兩部分的內容：現代化的管理手段和現代化的管理理念。可以借鑒國外先進單位的管理手段，引入人事檔案管理系統，實行信息化條件下的檔案管理，提高檔案查閱和分析的水平。3.加強同有關部門的合作。在市場經濟快速發展并逐漸完善的時代，任何一個部門都不是獨立存在的，任何一項任務都與其他項目有這樣和那樣的聯系。同樣的，在人力資源優化管理的大背景下，人事檔案記錄著單位內部多數員工的成長和經歷，是多年來單位共同進步的印證。在強化人力資源管理的氛圍下，人事檔案管理部門和人力資源部門的聯系是一種天然的關系，通過對人事檔案的深入研究和分析，能夠總結出單位整體或者某一特定部門內的人員構成和層次，不僅能夠在人員提拔中提供第一手資料，而且能在未來的招聘中提出該部門所需要的人才應具備的能力和素質。人事檔案管理部門應重點加強與人力資源管理部門之間的交流和信息互通，協調好單位內人才的流動。4.加強管理人員隊伍建設。檔案管理人員負責具體管理工作的開展，作為各項改革和具體措施的實行者，直接影響到對于提升人事檔案管理水平的措施能否落到實處。為此，每一個單位都應該建立起一支具備扎實專業知識和較強處理問題能力的管理隊伍，在組建過程中除了吸納檔案管理人員，更應該注重對計算機系統、行為心理學等專業背景人才的引進。5.加強制度建設，完善人事檔案管理制度。制度是人事檔案管理工作開展的綱領和指導，為適應新形勢和單位發展新需求，必須進行制度建設的改革，認真分析舊有的人事檔案管理制度，針對其不適應時代發展和單位現狀的部分進行修改，使檔案管理工作盡早走上制度化和規范化的道路。做到及時、完整收集資料；在文件資料的整理和剔除工作中堅持“取之有據、舍之有理”，檔案的整理要嚴謹，方式要更加科學；人事檔案的查閱實行有差別的制度，部門領導和人力資源管理部門具有較高的權限，減少其他人員的查閱以保護個人隱私和單位機密；注重保存環境的安全，定時整理打掃。

四、結語

本文基于對現代人力資源管理的深入解讀，在分析現代人力資源管理與人事檔案管理關系的基礎上，針對現階段人事檔案管理的問題，提出了如何利用人力資源管理理念和方法進行人事檔案管理工作的幾點建議。

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