淺析醫院檔案庫房管理

羅彬彬

【摘要】醫院檔案庫房管理是保存并管理檔案的主要陣地，是醫院檔案工作的重要環節以及有效開展醫院檔案管理的前提，加強醫院檔案庫房管理，及時發現檔案庫房管理中存在的問題，積極完善，有利于保證檔案存儲管理工作的質量。

【關鍵詞】醫院檔案；庫房管理；措施

一、醫院檔案庫房管理的意義

醫院檔案是醫院不斷發展壯大歷程的原始記錄和權威憑證，涵蓋了醫院的醫療、科研、教學、人事、會計、基建、設備、聲像、實物等各項信息資源，全面客觀地反映了醫院的成績與發展歷程，為醫院的改革發展及各項決策提供了有用資源及參考資料，因而醫院檔案管理工作是醫院管理的重要組成部分。醫院檔案有著較強的保密性和不可再生性，檔案的保管工作是檔案管理工作的重點，而醫院檔案需長期存放在檔案庫房當中，因此醫院檔案庫房管理是保管檔案的主要陣地。醫院檔案庫房管理不僅需要根據檔案的性質及類型加以分類管理，還要做到安全保密，而檔案庫房本身特殊的存放標準對封閉性、光源、溫濕度等均有著特殊的要求，可以說這是一項綜合性極強且較為復雜的工作。醫院檔案庫房管理的有效開展，能有效延長檔案材料的壽命，保證檔案材料的完整性，提升檔案信息資源的利用與開發價值，是醫院檔案工作的重要環節以及有效開展醫院檔案管理的前提。隨著醫院的不斷發展，醫院檔案信息資料越來越多，其管理的難度也日漸加大，而醫院檔案庫房管理也逐漸暴露出安全性不足、管理體制不全、檔案基礎設施和技術設備落后、人員流動較大等一系列問題，不利于醫院總體檔案質量的提升，也不利于檔案管理后續工作的有效開展。因而加強醫院檔案庫房管理，及時發現檔案庫房管理中存在的問題，積極完善，有利于保證檔案存儲管理工作的質量。

二、加強醫院檔案庫房管理的舉措

嚴抓各項制度的執行，確保檔案安全制度落到實處。全面加強辦公區和庫房的巡查，做好相關人員的安全培訓，確保檔案安全萬無一失。嚴格抓好檔案安全設施建設，加大投入，提高檔案庫房安全標準，及時更新檔案安全保管技術、設備，確保檔案安全。嚴格執行檔案安全責任追究制，構筑人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。

（一）健全檔案庫房管理制度。檔案庫房管理是檔案保密工作的非常重要的環節，檔案庫房管理應堅持“以防為主，防治結合”的方針，采取具體措施：一是檔案管理人員在加強平時管理的同時，還要檢查檔案庫房內電源線路及其他安全設施的狀況，對存在隱患的設備及時進行更換。二是定時記錄庫房的溫度和濕度，根據需要開啟門窗通風，或利用空調設施調節庫房合適的溫度、濕度。庫房溫濕度對檔案材料的影響極大，溫度和濕度超標會加快檔案的老化速度，降低材料強度，使庫房檔案字跡褪色，增強光化作用，使影像檔案模糊失真，同時增大灰塵及有害氣體的吸附能力，提升細菌、霉菌的繁殖能力，加快檔案霉變。只有借助相關手段，合理調控醫院檔案庫房的溫濕度，保證庫房內的溫濕度得以控制在規定的范圍中，才能使得醫院檔案得以有效保護。三是檔案庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及食物，落實檔案“八防”工作，對違反規定者要做出處理。四是在庫房管理上構建信息化管理系統，使庫房的管理朝著科學化管理的方向發展，同時還要經常檢查庫房的安全設備，對存在問題的設備要及時上報，并做好更換工作。

（二）落實檔案“八防”措施。醫院檔案庫房管理的“八防”措施具體指的是防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防霉。根據管理需要給予具體且具有針對性的控制措施，逐項予以落實。在防火方面，醫院檔案庫房周圍需滅絕火源跡象，懸掛“嚴禁吸煙”“嚴禁煙火”標識牌，庫房內禁止吸煙，杜絕明火，且不得存放易燃易爆物品及食物，同時配備滅火器等防火設施，并在庫房內外安裝防火監測報警系統，在平日多加檢查，及時發現火災安全隱患，加強防范，杜絕發生火災的可能性。在防盜方面，除了加設防盜門窗，安裝防盜監控設施，加強保衛之外，還應落實庫房管理制度，檔案庫房要有專人管理，未經批準不得隨便進入庫房，以全面保證醫院檔案庫房的安全。在防光方面，為避免陽光直射到檔案庫房內，應配備雙層遮光窗簾，同時采用無紫外線燈具，最大限度地避免紫外線對檔案紙張的破壞。在防潮和防高溫方面，庫房內定期開關空調、去濕機，并放置吸潮劑，保證醫院檔案庫房內的溫濕度在合理范圍內。由于檔案庫房的溫濕度是影響檔案紙張是否老化、字跡是否褪色、是否發生霉變、影像檔案是否模糊失真的關鍵，是醫院檔案庫房管理工作的重點。在防塵方面，在檔案入庫前也應做好除塵和消毒工作，經常擦抹工作臺及檔案密集架，做好庫房內外清潔衛生，密封門窗縫隙，防止灰塵侵入，必要時使用空氣凈化器去除可吸入懸浮顆粒物、細菌、霉菌、氨氮等，改善庫房空氣質量。在防蟲、防霉方面，應做好醫院檔案庫房的檢查工作，杜絕任何食物，定期消毒并投放無害、無污染的防蟲、防霉藥物，諸如天然中草藥防霉驅蟲片、靈香草、抗霉殺蟲片、天然防蛀劑等，定期檢查藥效，一旦失效及時更換，以保證藥物的防蟲、防霉效果。

（三）制定檔案安全應急預案。為了進一步做好檔案安全工作，切實防范和妥善處置檔案安全事故，最大限度地防止各類自然災害對檔案可能造成的損害，提高對各種險情的應急救援能力，達到快速有效救援，減少損失的目的，需要制定檔案安全應急預案。采取“檔案優先、以防為主”的應急原則，面臨其他財產損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為災害緊急處置的首要任務，最大限度地減少災害對檔案材料的影響。首先在醫院統一領導下，按照“分級管理、各負其責” 的原則， 若發生災害由醫院組織處置，（下轉第162頁）（上接第157頁）同時按照各自職責，有效開展應急處理工作。其次檔案員如果發現庫房發生火災，現場第一人應立即拉響警報并向消防部門報警，在可能的情況下利用一切應急搶險工具阻止災情，保護未受損的檔案。辦公室應協調消防、搬運等環節，做好后勤保障工作。發生一般性災害如庫房內任何部位有燒烤異味或墻面、地面、暖氣漏水等異常現象，庫房管理人員立即告知周圍其他人，共同查找險源。如果險情不大，自己能處置的，除發出警報外，將險情報告領導，并立即采取切實可行的辦法迅速排除險情，并進一步查明原因，堵塞漏洞，徹底解決問題，盡最大可能挽回損失，保障檔案安全。

（四）加強檔案干部隊伍建設。醫院檔案管理是一項細致繁雜的工作，而隨著醫院的不斷發展，醫院檔案資料信息的數量增多，檔案的載體日益多樣，檔案管理難度的加大，對管理人員的素質要求也日益提高。只有提高檔案管理人員的職業素養及工作能力，才能做好醫院檔案庫房管理工作，提升檔案管理的成效。進一步規范庫房管理人員的職責及義務，統一思想認識，使其認清醫院檔案庫房管理的重要意義，提升其責任心及服務意識，鞭策工作人員立足崗位，盡職盡責，做好醫院檔案管理的各項工作。

把檔案干部培訓、交流、使用列入組織人事部門干部培養和選拔任用統一規劃，統籌安排，為檔案干部學習培訓、交流任職等創造條件，建立完善檔案教育和崗位培訓制度，嚴格檔案從業人員的崗前培訓工作和職稱評定工作，確保檔案人員的專業性。

加強檔案干部培訓教育，對管理人員進行全面的崗位業務培訓，采取專業技能培訓、實地講解、研討等方式，提高醫院檔案管理人員的素質及工作能力。同時完善檔案庫房管理制度，制定嚴格的獎懲機制，從制度層面約束醫院檔案庫房管理人員的行為，使其能遵照規章制度正確地對庫房進行管理，減除由于人為因素引發的安全隱患。在遵照獎懲機制的同時，積極關心檔案管理人員的工作、生活，積極了解工作人員的心聲，通過人文關懷，充分調動檔案管理人員的工作積極性，發揮其創造精神，以更好地開展醫院檔案庫房管理工作。

此外，還應不斷加強自我學習，提升自身的業務素質、工作能力及綜合知識，不斷學習檔案管理的新技術、新方法、新技巧，切實做到與時俱進，以更好地勝任醫院檔案庫房管理工作，提升醫院檔案存儲管理工作的質量，努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍，為醫院檔案信息的有效利用及醫院的發展作出貢獻。

三、結語

醫院檔案庫房管理工作周期性較長，且內容細致繁雜，需要管理人員以高度的責任心和盡職盡責的工作態度，及其專業的職業素質和工作能力，在管理過程中，切實落實防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防霉的“八防”措施，并根據實際合理調控檔案庫房的溫濕度，切實做好醫院檔案庫房管理工作，保障醫院檔案資料的完好無損，充分發揮醫院檔案信息資源的利用價值。

【參考文獻】

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