在學校評建創優過程中對檔案管理工作的思考

申彥芹

【摘要】學校檔案管理工作在新時期內暴露出了越來越多的不足，對學校評建創優形成了一定的阻礙。本文結合實際工作經驗，反思了當前學校檔案管理過程中存在的不足并結合實際提出了對應的改進與管理措施。

【關鍵詞】評建創優；檔案管理；管理缺陷；管理方法

在新的發展時期內，學校管理工作整體質量亟須提升。檔案管理是日常管理中的重要構成，對于提高學校信息利用效率、促進學校的發展具有重要的意義。檔案管理工作是一個系統的環節，包括資料整理、價值鑒定、檢索、研究等多個方面，因此在管理層面存在一定的難度，需要講究方式方法。

一、反思當前學校檔案管理工作中存在的不足

關于學校檔案管理工作中存在的不足，首先是來源于認識程度的不足。由于不受重視，學校檔案管理工作長期沿用傳統的管理方式，效率較低，比如關于學校檔案資料的整理，大部分管理認為只是單純地對資料進行收集和存放，缺乏后續的整理和利用，導致檔案資料的管理工作與學校其他部門的管理工作配合度不高，大大降低了檔案資料的利用效率，無法利用檔案資料對學校的評建創優作出貢獻。

檔案管理工作是一項系統性的工作，需要工作人員掌握科學的管理理念與方法。但實際上，很多學校的檔案管理工作由于不受重視，其管理人員也并不專業，基本上都是從其他崗位調到檔案管理崗位上來，缺乏專業的檔案管理知識，無法做好檔案管理工作。或者很多學校是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，這不僅加大了工作人員的日常工作壓力，也容易出現檔案缺失、遺漏等問題，有時工作人員為了完成任務不會過多地追究這些問題，導致學校檔案管理的質量難以提升。

在這些因素的影響下，學校檔案管理工作中存在著兩個比較突出的問題。一方面，檔案原始資料不全面。由于缺少必要的管理和監督機制，很多部門對于檔案資料的收集并不重視，對于一些比較復雜的資料得過且過，收集不完善。比如對于學校在學年之內的活動，很多學校只是有大致的、階段性的記錄，卻并沒有詳細記錄活動的具體內容和具體效果，這對學校后續的活動和工作無法提供幫助和指導。另一方面，由于學校檔案資料的來源不同，其收集和管理難度也不同，為了快速完成檔案資料收集的任務，很多學校并不重視校外資料的收集與管理，這嚴重破壞了學校檔案資料的完整性。

二、提高學校檔案管理質量的具體途徑

首先，為了充分發揮檔案管理工作促進學校評建創優的作用，學校相關領導者和管理者需要加強檔案管理相關知識的學習，充分意識到檔案管理工作的重要性，促進檔案管理部門提高檔案管理效率，為學校評建創優提供充足的檔案資料和信息。學校需要召開相關會議，以不斷完善檔案資料、提高檔案管理質量為主題，號召學校其他部門的工作人員重視檔案資料的收集與整理工作。

在此基礎上，學校需要針對檔案管理工作制定完善的檔案資料管理制度。鑒于檔案資料收集、整理的復雜性，只有配合完善的管理制度，才能促使檔案資料收集與整理的完整性。關于檔案收集，學校需要制定硬性規定，并將內部檔案與外部檔案資料的收集與整理情況作為相關管理人員的年終考核與評價標準。其次，對于檔案資料的內容、格式等，學校需要做出統一的規定，不同部門均需要按照統一的格式框架進行檔案資料的收集和遞交，以保證檔案資料的準確性與完整性。

為了不斷提高學校檔案資料的管理質量，學校一定要成立專門的檔案資料管理部門，促使檔案管理工作不斷完善，為學校的評建創優工作提供良好的服務。一方面，學校一定要改變其他部門工作人員兼任檔案管理工作，以及檔案資料管理團隊不專業的問題。招聘專業的檔案資料管理人才，構建年輕化、專業化的學校檔案管理團隊。并結合最新的檔案資料管理要求，定期對相關工作人員開展培訓工作，使其了解學校關于檔案資料的管理要求，加強對檔案管理工作的責任感。另一方面，需要在傳統的紙質檔案管理的基礎之上積極引進現代化的技術，實現紙質檔案與電子檔案管理的有效結合。紙質檔案資料具有其他形式所不具有的優勢，因此學校需要成立專門的檔案資料室，便于紙質檔案的存檔和管理。同時需要積極構建學校內部專門的檔案資料管理系統，實現不同檔案資料的電子化存檔，并為每一份檔案設置對應編號，方便進行檔案資料的存檔和資料的查詢利用，提高檔案資料的利用效率。需要注意的是，學校檔案資料屬于重要的信息資源，因此在設計電子檔案管理系統時，既要注重于其他部門、單位的對接，又要充分做好內部資料的保密工作，防止不法分子盜取檔案資料，構成不利影響。

三、結語

綜上所述，文中對當前學校檔案管理工作進行了深入的思考，分析了檔案管理無法為學校評建創優活動作出貢獻的具體原因，并認為，想要提高學校檔案資料的管理質量，就要不斷提高認識、引進人才、完善管理制度，希望文中相關思考可以對相關學校管理人員起到一定的啟迪與借鑒作用。

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