事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理之我見

廖雅莉

【摘要】如何做好事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理成為了事業(yè)單位檔案管理中一個重要的內(nèi)容。如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，借助信息化時代的科技優(yōu)勢，為事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理服務，成為擺在事業(yè)單位檔案管理人員面前的一個新的課題。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；工程建設；會計憑證；檔案管理

從定義上來說，會計憑證是指記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證，是登記賬簿的依據(jù)。會計憑證是記錄經(jīng)濟信息的載體。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任、按一定格式編制的據(jù)以登記會計賬簿的書面證明。記錄經(jīng)濟業(yè)務的合法性與合理性，保證了會計記錄的真實性，加強了經(jīng)濟責任制。按編制程序和用途分類，會計憑證按其編制程序和用途的不同，分為原始憑證和記賬憑證，前者又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務最初發(fā)生之時即行填制的原始書面證明，如銷貨發(fā)票、款項收據(jù)等。后者又稱記賬憑單，是以審核無誤的原始憑證為依據(jù)，按照經(jīng)濟業(yè)務事項的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。它是登入賬簿的直接依據(jù)，常用的記賬憑證有收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。在事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理中，大量的工程建設憑證需要科學、有效的管理，便于及時地調(diào)閱。

一、明確檔案管理制度，規(guī)范檔案管理職責

事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理是服務于工程建設，確保工程建設能夠充分地按照標準化的流程進行。然而存在一部分單位對于檔案管理的重要性缺乏一定的認識，檔案管理工作的職責劃分不明確，導致了事業(yè)單位工程建設會計檔案管理的工作成效相對低下。所以，事業(yè)單位在工程建設會計檔案的管理上，應該切實地提高其檔案管理人員的思想認識，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的主觀能動性。為此，事業(yè)單位檔案管理部門，應該更為細致地劃分檔案管理的職責，并且出臺相關(guān)的評價與考核的措施，推動檔案管理成效的提高。比如在對工程建設會計憑證檔案管理人員的考核評價上，可以把檔案管理人員的工作內(nèi)容、職責意識、崗位落實、工作狀態(tài)、工作態(tài)度、專業(yè)技能與素質(zhì)等有機地形成一個考核與評價的生態(tài)圈，并且將這種考核的結(jié)果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機地結(jié)合在一起，激勵更多的檔案管理人員用心做好工程建設會計檔案管理工作，全面有效提高事業(yè)單位工程建設會計檔案管理成效。

二、信息時代下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展

（一）數(shù)字化檔案的建設與管理。數(shù)字化檔案管理的應用，是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統(tǒng)的工程建設會計憑證檔案管理大多數(shù)是紙質(zhì)的文件，由于工程建設量大、工程款項計算多，造成一個工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數(shù)字化，有利于檔案內(nèi)容的有效管理，同時在檔案的調(diào)用、審閱、審核等各個方面都可以實現(xiàn)即時的服務，大大提高了工程建設會計憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數(shù)字化的過程，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向，所以作為每一個檔案管理人員應該切實認識到數(shù)字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數(shù)字化的建設與管理中。

（二）信息時代下檔案管理人員的自我提高與發(fā)展。人才決定未來。在事業(yè)單位工程建設會計憑證的檔案管理中，高素質(zhì)的檔案管理隊伍是提高檔案管理成效的重要因素。作為事業(yè)單位的檔案管理部門，要切實重視對檔案管理人員的技能培訓和思想教育，提高專業(yè)素質(zhì)、理清工作職能，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的工作主觀能動性。信息時代，每一個檔案管理人員可以利用海量的檔案管理信息，提升自己的業(yè)務素質(zhì)和能力。

（三）重視信息時代檔案管理的軟硬件投入。俗話說：好馬配好鞍。在事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理中，良好的工作軟硬件設施的投入對于提高檔案管理成效有著重要的作用。信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

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