社保業務檔案的利用特點及存在問題

王浦文

【摘要】社保作為我國社會主義建設過程中重要的建設方向，在長期的經濟社會發展過程中，國家為其創造良好的制度環境。在現今社保改革不斷探索發展的情況下，應加強對社保業務檔案的利用。本文針對其現存的問題進行分析，提出改善工作的措施。

【關鍵詞】社保業務檔案；利用；存在問題；改善措施

社保業務檔案的利用是社保管理中重要的一個方面，其具體指的是社保參與對象具體參與情況、詳細的繳費等方面的記錄。當前，我國黨和政府在極力促進社保改革的過程中，其中異地結算和社保轉移等改革措施漸露頭角，這些改革措施要求社保業務檔案基礎性管理的完善，通過現代化信息技術電子檔案的管理，強化社保業務的管理水平，強化其自身特點的發揮，為現今社保改革的跨地區轉移持續發展發揮了重要的作用。

一、社保業務檔案利用的特點

（一）跨區域性。社保業務檔案作為社保數據資料基礎性的管理部分，社保業務檔案自身存在的屬性決定其在利用的過程中最為突出的特點就是跨區域性。眾所周知，社保業務檔案簡單而言就是記錄參保對象自身社保記錄重要的科學依據和數據資料，其講究真實性和規范化的管理?？鐓^域性的特點尤其是針對現今我國黨和政府在不斷推進社保改革的過程中表現尤為突出。當下，我國社保改革的一個重要方向是在保證利益協調和分隔公平的基礎上，能夠實現社保的跨區域轉移，從而實現社保人員的持續參保。作為這種發展方向的基礎，這就要求社保業務檔案能夠實現管理的規范化，社保業務檔案中資料數據的跨區域利用是促進改革實現的一個關鍵部分。

（二）數據資料的針對性強。社保業務檔案是社保參與對象參保情況、個人背景資料登記的綜合記錄管理。其從登記到整理到最后的匯總是一個科學的收集數據資料的過程。在當前信息化管理的情況下，社保業務檔案數據資料的登記管理從傳統的紙質版管理轉化為電子檔案管理。無論是對傳統的還是現代化的社保業務檔案管理，其都是以實名制的方式對具體的參保對象進行單一化的登記管理，而且其數據資料的收集的標準也是非常嚴格的，總體而言社保業務檔案數據資料的針對性非常強。

（三）集成性和層次性的結合。社保業務檔案在登記管理以及利用的過程中是一個層次性登記管理與統籌使用的過程。其中層次性主要面對的是社保業務檔案的利用能夠在市、縣等區域中實現小規模的使用，但是現今我國不斷加強社保業務檔案的統籌使用，這也就是社保業務檔案的利用強化省級統籌管理利用，從省級統籌利用為當前社保改革發展創造良好的制度環境。所以，社保業務檔案的利用是一個層次性和集成性利用的過程。

二、社保業務利用檔案存在的問題

當前，我國在竭力促進社保改革、強化社保統籌管理利用的過程中，作為社保數據資料登記管理的主要存在部分即社保業務檔案出現了一些問題，強化對這些問題的分析是促進社保業務檔案利用的基礎工作。

（一）完全的信息化管理并沒有實現，社保業務檔案電子歸檔的效率低?，F今信息化技術的發展已經走進了人們生產生活的各個領域，其中在行政職業單位、政府等各個部門的業務管理中信息化建設的速度更是較快的。就這一方面而言，信息化的建設能夠極大提高社保業務檔案利用的效率和質量，工作人員可以通過簡單的系統操作查閱以地區、個人、性別等為單位的具體的社保業務檔案資料，信息化管理相比傳統的社保業務檔案管理存在著很大的優勢。但是現今存在的一個很大的問題就是，由于各個地區社會經濟發展水平千差萬別，而較強的經濟基礎優勢是社保業務檔案進行信息化管理的關鍵，所以就造成社保業務檔案利用的信息化尚未完全實現。除此之外，由于現今社保業務檔案部分工作人員缺乏現代化管理利用意識，社保業務檔案電子歸檔效率比較低，這樣極大地妨礙了社保業務檔案跨區域利用的效率，這是現今社保業務檔案利用中最為突出的問題。

（二）網絡聯系程度低，信息數據資源的共享程度有待加深。這一問題的出現是上一個問題衍生出來的，由于電子檔案的歸檔效率低及信息化建設的整體速度不一致，就會導致現今社保業務檔案之間網絡聯系程度低，信息數據資源無法完全實現共享，對社保業務檔案的利用是非常不利的。社保業務檔案利用的主要方面就是對數據資料的使用，無論是層次性的還是集成性較高的使用來講，能夠創造條件實現數據資源的共享，為不同區域社保業務工作提供極大的方便。但是面對現今各個地區之間社保業務檔案統一的網絡聯系基礎尚未真正建立起來，在一定程度上割斷了社保業務檔案數據資料的聯系渠道，條塊化、分割度比較強的數據資料存儲狀況極不利于社保業務檔案的利用。

（三）社保業務檔案利用缺乏科學的管理及法律法規。社保業務檔案是對參保對象參保記錄及具體背景資料的登記，其為了保護參保對象的個人隱私權，對其利用過程的規范化和標準化管理程度要求非常高。但是現今面對的一個主要問題就是我國總體的社保業務檔案處在信息化建設的關鍵階段以及社保業務檔案利用轉型改革的關鍵時期，這一時期社保業務檔案出現了各個方面利用的漏洞，出現了泄露參保人員隱私的現象。而造成這一問題主要是現今關于社保業務檔案利用完善的科學法規尚未真正建立起來，沒有權威性、標準性高的法律法規的管理，社保業務檔案真正實現規范科學利用是比較困難的。 （下轉第151頁）（上接第143頁）

三、社保業務檔案改進的措施分析

（一）強化與地方社保管理網絡的聯系，建立從參保到退休的全部電子檔案。為了強化社保業務檔案的利用，促使社保業務檔案自身存在的價值真正發揮出來，需強化各級地方社保業務檔案之間管理的網絡聯系，在為參保對象建立從參保之初到退休之時的全部電子檔案，為社保業務檔案的跨區域和跨部門利用奠定基礎。在此基礎上，各級社保業務檔案要主動的建立或參與局域網或特定網絡流程和數據庫的建立，通過網絡系統與其他地區之間建立聯系，通過完善的數據資料提高社保業務檔案的利用率。

（二）強化省級統籌電子檔案系統的管理，加強頂層設計，強化與外網的聯系。社保業務檔案利用的最大化必須在統籌層次較高的管理下才能夠正常進行。所以，為了提高社保業務檔案的利用率，省級管理部門應該從政策、資金及技術等方面強化社保業務檔案建立管理的一體化建設，強化統籌管理，通過頂層設計，不斷為省內各級社保業務檔案的利用創造良好的制度環境，通過特定政策的出臺，為社保業務檔案不同地區、不同層次的使用提供政策依據。其次，政府還應加大財政資金對社保業務檔案規范利用的支持，為社保業務檔案自身信息化建設以及與外網的聯系提供基礎物質支撐，以此提高社保業務檔案利用的效率和水平。

（三）強化科學管理機制的形成，依法進行社保業務檔案的利用。當前社保業務檔案的利用需要在面對社保改革的現實狀況下進行，為了能夠保證社保業務檔案利用的科學化及規范化，必須出臺相應的法律法規，依靠法律法規為社保業務檔案的利用設定標準和界限。社保業務檔案法律法規的形成一方面應在原有法律法規的基礎上，在深刻結合當前社保業務檔案利用的形勢下適當地改進，這樣做不僅能夠保存社保業務檔案利用的基礎，而且其適用性也比較強。另一方面，社保業務檔案法律法規的形成應在總體形成的基礎上進一步細化，建立針對性較強的不同層次的法律法規，真正做到社保業務檔案利用每個環節、每個部分都能有法可依，以此提高社保業務檔案利用的規范化和標準化。

四、結語

綜上所述，社保業務檔案的利用應在其跨區域性利用、數據資料針對性較強的前提下，能夠通過其現存的業務檔案利用狀況中存在的問題，省級政府及相關部門應強化統籌管理，強化與外網的聯系，從電子檔案歸檔效率提高以及科學管理機制等方面促進社保業務檔案利用效率和水平的提高。

【參考文獻】

[1]肖紅霞，陳俐.關于社保業務檔案管理若干問題的思考[J].城市建設理論研究：電子版， 2013（16）.

[2]曹偉.探索社會保險業務檔案信息網絡化的途徑和利用，更好服務民生[J]. 勞動保障世界：理論版， 2013（12）.

[3]劉志剛.淺談社保檔案管理工作中存在的問題[J].價值工程， 2015（2）：164-165.