大數據背景下科技項目檔案管理相關問題探討

秦渝

【摘要】本文結合現階段我國科技發展的迅猛趨勢，正確認識科技項目檔案管理的重要意義，在總結科技項目檔案管理中存在的主要問題的基礎上，探討和分析提升科技項目檔案管理水平的可行對策，具有現實的意義。

【關鍵詞】科技項目；檔案管理；大數據

本文所述的科技項目檔案是圍繞科研項目所進行的所有研究工作的檔案資料。通常情況下，一個科技項目由多個課題組成，檔案形成的周期不一，在管理上具有一定的復雜性。同時，大數據時代的來臨為科技項目檔案管理帶來了新的機遇，應合理地應用這一技術，提升檔案管理水平。

一、科技項目檔案管理的重要意義

科技項目科研檔案是指在科技項目科研活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，是科技工作人員進行項目科學研究活動的真實記錄，它記載和反映了項目科學研究活動的全部過程和具體成果，是項目科研人員的勞動成果和智慧的結晶。尤其是在大數據時代，先進科技成果能夠大幅度提升工作效率，在檔案管理中應用大數據管理，能夠有效推進智能管理水平。

二、科技項目檔案管理存在問題分析

（一）管理人員專業素質有待提升。隨著大數據時代的到來，不僅要求從事科技項目檔案管理的工作人員具備較高檔案管理技能，更要求其具備較高的計算機及網絡技術。實際工作中，多數從事科技項目檔案管理的人員在計算機技術方面僅限于簡單的應用，數據庫建設和快速檢索分析技術的掌握程度較低。由此導致在建設信息化的科技項目檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入，致使科技項目檔案信息化水平不高。

（二）科技項目檔案管理體系有待改進。科技項目歸檔材料復雜（包括研究課題的可行性論證材料、申請立項材料，立項后各階段的試驗原始記錄材料，總結報告、成果報告、成果鑒定等）、科技項目的多人參與屬性和形成周期不一的特性（科技項目一般需經過論證、立項、實施、驗收、推廣等過程，短的需要幾個月，長的需要幾年甚至十幾年時間），都給項目資料的收集、整理、歸檔設置了一定的障礙。因此，如何利用數字化，更加合理、科學地整理、歸檔成為科技項目管理體系亟待改進的方向。

（三）科技項目檔案保密管理有待提升。大數據時代的到來在給予人們獲取信息資料便捷的同時，也增加了檔案利用中的資料信息的安全風險。當前的檔案信息安全，大多停留在政策層面，缺乏網絡技術層面的支持。與此同時，科研項目檔案有著它自身特殊的保密管理要求。由于科研項目檔案涉及科研成果的前期申報、立項、實施、專家評審等環節，其保密級別的管理不能一概而論。比如科研項目中的專家評審部分不能公開，而項目名稱、課題研究方向則屬于需要公開的范圍。因此，如何有效地解決科技項目檔案開放利用與信息安全保護的矛盾成為項目檔案保密管理亟需提升的方向。

三、提升科技項目檔案管理水平

第一，提高思想認識，重視科技項目檔案管理工作。科技項目檔案管理工作的重要性，已經越來越凸顯，應該引起單位和組織管理層的充分重視，將科技項目檔案管理工作納入到日常的項目管理中去，積極主動地做好科技項目檔案管理工作。

第二，加強動態監管。科技項目檔案的管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，加強檔案的前端控制。科研項目的驗收環節應包括相關資料的歸檔手續，只有在正式歸檔之后，才能舉行相應的結題驗收和成果鑒定。其次，科學規劃歸檔分類。在2年以內的科研項目及科研成果應以辦結年限為準按照項目類別進行分類歸檔，在2年以上的較為復雜的，按照論證、立項、實施、驗收、推廣的年度進行分段歸檔。其三，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，實時錄入數據庫。

第三，理清科技項目檔案的管理和歸屬問題。在科技項目檔案進行歸檔和保存的過程中，實行課題組長負責制，多個課題及多個單位參與的項目，參與單位負責所承擔課題的資料收集和歸檔工作，最終由課題組長進行審核，協作單位的檔案須將副本交給主持單位，如確實涉及協作單位合法權益的，應在提交的材料中明確注明歸屬問題。

第四，加強檔案管理的安全性。科技項目檔案是國家的重要財產，一旦泄露，可能造成較為嚴重的后果。為此，必須在科研項目檔案的收集、整理、歸檔、查閱的不同階段加強安全管理，杜絕資料外泄。歸檔時必須設置不同的保密層級，如專家評審內部資料應該設置最高級別的保密權限，項目科研內容設置中級的保密權限，方便項目主辦單位的后期查閱，而項目名稱、課題研究方向信息可設置公開權限，方便大眾查閱。運用技術隔離，設置分級訪問權限；健全專人負責制和檔案查閱申請制，從制度、人防、技防三方面加強檔案安全管理。

第五，建立更加完善的科技項目檔案管理體系。現代信息技術的快速發展為檔案管理工作提供了更為便利的手段，將現代化的統計分析技術與傳統的科技項目檔案管理模式相結合，能夠更加有效地促進科技項目檔案管理工作的開展和高效發展，例如在科技項目的收集和歸檔過程中使用數字化資料，同時建立每個科技項目的檢索目錄、主要成果和詳細摘要等關鍵內容，便于后期的使用；同時數字化并不單單是整理電子文檔等材料，應結合數據庫、計算機技術等，應用更為智能化的管理系統。

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