醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)行研究

【摘要】當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理重視程度不高，片面地追求經(jīng)濟效益而忽視了對硬件和軟件的管理造成了醫(yī)療資源的巨大浪費。本文從分析醫(yī)療設(shè)備檔案的形成及建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義入手，闡釋了醫(yī)療檔案存在的問題，分析了醫(yī)療檔案的建立及改進措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；分析研究

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)療、科研、教學(xué)、機構(gòu)、臨床學(xué)科工作最基本的要素。醫(yī)療設(shè)備不斷提高是醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平進步的基本條件，也是現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，醫(yī)療設(shè)備已成為現(xiàn)代醫(yī)療的一個重要領(lǐng)域。隨著先進的醫(yī)療技術(shù)和現(xiàn)代化的醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)療診斷、手術(shù)治療、康復(fù)服務(wù)領(lǐng)域的大量應(yīng)用，如何科學(xué)規(guī)范地管理醫(yī)療設(shè)備使其能更好地運用于臨床，提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，已經(jīng)越來越受到醫(yī)院的重視。由于醫(yī)療設(shè)備數(shù)量的增加和使用頻率的提高，其在管理、維修、保養(yǎng)等方面也出現(xiàn)了各式各樣的問題。因此，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對設(shè)備進行使用、維修等不可缺少的資料，建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度非常必要。建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，有利于建立醫(yī)院信息一體化管理模式，通過多途徑、多渠道開發(fā)檔案信息資源，滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，實現(xiàn)檔案信息資源在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的形成及建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療使用單位在申購過程與運行過程形成的查閱報備資料，包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財務(wù)檔案中）、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、設(shè)備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術(shù)資料等。

首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為院領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供參考。由于一臺先進的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價格不菲，在引進時領(lǐng)導(dǎo)和專家將會進行詳細的論證，包括設(shè)備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的經(jīng)濟和社會效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此方面工作提供參考。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機器設(shè)備在運轉(zhuǎn)和使用過程中，由于一些零部件的磨損、腐蝕和松動，將會影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。從而縮短停機時間，減少維修費用，降低醫(yī)療設(shè)備對人體的傷害，減少設(shè)備事故隱患的發(fā)生率。

再次，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。我院2011年6月，從上海某醫(yī)療器械公司采購一批恒溫箱，運行一直很好。但在2015年7月，有兩個恒溫箱內(nèi)部出現(xiàn)用電線路短路問題，與生產(chǎn)廠家取得了聯(lián)系，讓其進行維修，但他們回復(fù)說，已過了保修期，上門修可以，但必須支付維修費用。我們從檔案室調(diào)出設(shè)備的購銷合同，保修期為5年，此時，生產(chǎn)廠家啞口無言，答應(yīng)免費維修，如修不好將免費更換新品。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)存在的問題

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案信息量少。醫(yī)療設(shè)備檔案主要包括購買合同、發(fā)票、使用手冊、供貨評價等材料，信息量相對較小，在工作中的實用性不高，難以全面地評價和衡量設(shè)備的效能，因此，醫(yī)療設(shè)備檔案在利用時，只能提供比較淺顯的醫(yī)療設(shè)備信息，不能綜合地提供全面信息。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理比較分散。醫(yī)院對設(shè)備的管理上沒有行成一套綜合的管理體制，各個部門各自為戰(zhàn)。如：診室負責(zé)購買申請、業(yè)務(wù)部門負責(zé)申報、辦公室負責(zé)聯(lián)系、檔案室負責(zé)檔案材料歸檔；醫(yī)療設(shè)備檔案的管理分散，易造成檔案材料的損壞，并且易破壞檔案的完整性。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理方法落后。目前醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作僅限于對紙質(zhì)材料的建立和歸檔上。還沒有完全地形成電子信息檔案，檔案室的電腦僅限于局部的打印檔案目錄，無法全面地對設(shè)備信息進行查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總等，信息化水平比較低，只能靠人工工作，造成人力資源的浪費。

三、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的幾點思考

醫(yī)療設(shè)備檔案的建立工作，主要由醫(yī)療設(shè)備科、醫(yī)療儀器使用科、檔案室等部門共同驗收該儀器設(shè)備，檔案室人員參與部門設(shè)備開箱驗收，將隨機設(shè)備資料收集并經(jīng)過整理后，再提供或?qū)⒃O(shè)備技術(shù)操作說明書復(fù)印件借出借用，設(shè)備安裝、調(diào)試階段，應(yīng)抓住這一時機隨時收集資料，做好設(shè)備使用運轉(zhuǎn)記錄，了解各階段、各部門設(shè)備形成的規(guī)律，根據(jù)歸檔范圍，有目的地進行收集，通過分類收集，將收集來的資料逐一進行分類、整理，將散失的材料收集齊全，以備后用。報廢設(shè)備，應(yīng)有嚴格的報廢申請書，經(jīng)有關(guān)部門鑒定后方能作報廢處理工作。

四、加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體幾點措施

加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及計算機、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)信息處理、信息發(fā)布和規(guī)范等。因此，要加大資金的投入力度，保障檔案管理所必須的軟、硬件配套設(shè)施，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理體系，滿足醫(yī)院文檔和業(yè)務(wù)流程管理的需要。醫(yī)療設(shè)備檔案的特點及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

（一）要明確應(yīng)當(dāng)歸入檔案管理范圍。對于“三級”以上醫(yī)院，我院規(guī)定凡在2000元以上各種進口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備，都必須建立設(shè)備檔案。我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案管理要求，結(jié)合醫(yī)院實際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個部分組成：醫(yī)療設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和醫(yī)療設(shè)備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時將有關(guān)資料復(fù)印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓使用科室的操作者建立使用過程中的檔案。

（二）嚴格醫(yī)療設(shè)備檔案的查、借閱制度。由于醫(yī)療設(shè)備具有動態(tài)性，在日常工作中醫(yī)療設(shè)備的查閱是比較頻繁的，就需要嚴格查、借閱制度。借閱應(yīng)履行相應(yīng)的登記和簽字手續(xù)。借閱人員對醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，不準(zhǔn)隨意勾劃或拆散。設(shè)備檔案的原件一律不外借，如因特殊需要必須外借使用時，應(yīng)經(jīng)設(shè)備科領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，借出的檔案材料，借閱人要妥善保管，不得毀壞和遺失，如期歸還，如有損壞、遺失，由借閱人員負責(zé)。

（三）建立健全歸檔制度。上述管理范圍的儀器設(shè)備，在其選購、安裝、調(diào)試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術(shù)資料，均應(yīng)歸檔保存。特大型的設(shè)備還包括招標(biāo)的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料。享受國家免稅政策的進口設(shè)備，還有海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經(jīng)濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般每半年歸入設(shè)備檔案。

醫(yī)院成立由院負責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理小組，實行院辦、各診室、設(shè)備使用人員負責(zé)的三級管理制度，定期召開聯(lián)絡(luò)會議，明確檔案歸檔目標(biāo)，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度和檔案室人員管理職責(zé)。將設(shè)備檔案管理工作列為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院科室目標(biāo)考核，明確設(shè)備操作者在負責(zé)設(shè)備的日常維護保養(yǎng)，同時做好日常設(shè)備記錄，每天使用后，要將使用情況做好記錄，每半年將整理好的記錄上報給設(shè)備科負責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的內(nèi)部管理局域網(wǎng)絡(luò)。

因此，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院檔案管理乃至醫(yī)院正規(guī)化管理工作的重要組成部分。醫(yī)院必須加強對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，同時設(shè)備管理和設(shè)備使用人員也要充分利用發(fā)揮檔案的作用，維護設(shè)備的第一手信息數(shù)據(jù)，及時更新設(shè)備檔案使用數(shù)據(jù)。積極主動、周到地保證檔案資料的有效完整，為促進醫(yī)療設(shè)備的正常進行，發(fā)揮醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的最大效能，對醫(yī)療技術(shù)的提高將起到促進作用。設(shè)備投資得到良好的效益，促進醫(yī)院飛速發(fā)展建設(shè)，為社會提供優(yōu)質(zhì)高效的醫(yī)療服務(wù)。

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