新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的思考

李靜丹

【摘要】作為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展進(jìn)程中的文字載體，文書(shū)檔案全面記錄了事業(yè)單位各個(gè)工作方面的相關(guān)內(nèi)容，文書(shū)檔案管理工作的好壞在較大程度上決定著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型逐漸進(jìn)入關(guān)鍵階段，事業(yè)單位整體水平、工作開(kāi)展都呈現(xiàn)出不斷發(fā)展的趨勢(shì)，新形勢(shì)下如何加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。鑒于此，本文主要針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的重要性進(jìn)行了系統(tǒng)的闡述，在此基礎(chǔ)上提出加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的幾點(diǎn)措施與建議，僅供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書(shū)檔案管理；新形勢(shì)；措施

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，在科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的推動(dòng)下，我國(guó)生產(chǎn)力水平呈現(xiàn)為持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，而我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度則始終保障在穩(wěn)中求進(jìn)的過(guò)程中穩(wěn)步發(fā)展。處在上述形勢(shì)下，為進(jìn)一步保障社會(huì)的和諧穩(wěn)定，各個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要。而文書(shū)檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要載體，良好的文書(shū)檔案管理不但可以幫助事業(yè)單位決策更為科學(xué)合理，同時(shí)能夠顯著提升事業(yè)單位管理水平。因此，新形勢(shì)下，加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作不僅是事業(yè)單位得以有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的重要性

（一）為社會(huì)工作提供檢索服務(wù)。作為社會(huì)主義國(guó)家，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制主體主要為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系正處在持續(xù)完善的進(jìn)程中。事業(yè)單位作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，其在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。文書(shū)檔案是有效記錄事業(yè)單位及分支機(jī)構(gòu)、住所、業(yè)務(wù)范疇、銀行信息、法人代表以及開(kāi)辦資金等眾多資料與業(yè)務(wù)的重要載體，倘若能夠針對(duì)上述資料與業(yè)務(wù)進(jìn)行科學(xué)的開(kāi)發(fā)利用，不僅能夠促進(jìn)事業(yè)單位的有序發(fā)展，同時(shí)能夠?yàn)樯鐣?huì)工作提供各種檢索服務(wù)。

（二）發(fā)揮法律憑證效力。事業(yè)單位文書(shū)檔案全面記錄了事業(yè)單位的建立、變更、注銷(xiāo)，并且涵蓋了事業(yè)單位各種活動(dòng)的開(kāi)展，真實(shí)反映事業(yè)單位所有內(nèi)容。而上述檔案資料，能夠?yàn)楦骷?jí)管理部門(mén)或者有關(guān)機(jī)構(gòu)檢查事業(yè)單位是否存在違法亂紀(jì)情況提供真實(shí)有效的法律依據(jù)，其本身具有良好的法律憑證效力。

（三）促進(jìn)國(guó)家檔案不斷完善。事業(yè)單位在我國(guó)文化生活、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域以及政治層面均具有至關(guān)重要的作用，關(guān)系到我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。文書(shū)檔案作為客觀記錄事業(yè)單位發(fā)展變化的資料，能夠?yàn)樽鎳?guó)保存一份詳盡、真實(shí)、客觀的歷史材料，進(jìn)一步完善國(guó)家檔案。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的措施與建議

（一）建立健全文書(shū)檔案管理制度。建立健全文書(shū)檔案管理制度是有效保障事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展的先決條件。這就需要事業(yè)單位綜合參考自身實(shí)際情況與檔案管理工作現(xiàn)狀，針對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行有效的整理優(yōu)化，并積極借鑒企業(yè)在檔案管理工作方面的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善文書(shū)檔案管理制度。與此同時(shí)，為進(jìn)一步保障檔案管理制度的有效落實(shí)，建立對(duì)等的獎(jiǎng)罰制度，將文書(shū)檔案管理相關(guān)的工作納入考核指標(biāo)當(dāng)中，針對(duì)工作能力與業(yè)績(jī)突出的人員，不僅需要給予物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責(zé)任的同時(shí)，更好地發(fā)揮激勵(lì)作用。除此之外，為進(jìn)一步保障文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核查，通過(guò)構(gòu)建科學(xué)合理的審查機(jī)制，以便于針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行全面的審查核對(duì)，進(jìn)一步保障文書(shū)檔案的規(guī)范、真實(shí)以及完整。

（二）加大文書(shū)檔案信息化建設(shè)力度。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作本身是一項(xiàng)極為復(fù)雜、繁瑣的工作，當(dāng)中涉及的內(nèi)容較為廣泛，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理不僅投入巨大的人力資源，同時(shí)還需要高度重視文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，避免檔案資料存在遺漏或者不完善的現(xiàn)象。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)引入檔案管理信息化技術(shù)，通過(guò)加大文書(shū)檔案信息化建設(shè)，在有效節(jié)約人力、物力的同時(shí)，全面提升文書(shū)檔案管理的效率與質(zhì)量。首先，加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，主動(dòng)針對(duì)各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)整理、檢索、查閱以及利用。其次，建立健全文書(shū)檔案信息化管理制度，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考自身實(shí)際發(fā)展情況與檔案資料庫(kù)大小，建立一套完善的信息管理規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案管理的數(shù)量、人員以及檔案室進(jìn)入要求等，將責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，并落實(shí)到具體崗位。最后，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)嘗試融入辦公一體化，通過(guò)外包給企業(yè)的方式，基于辦公一體化的基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理軟件，使其能夠真正融入整個(gè)事業(yè)單位的管理工作中，進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育。首先，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的后繼管理工作，通過(guò)制定業(yè)務(wù)考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續(xù)教育體系等，進(jìn)一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動(dòng)投入到學(xué)習(xí)中。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考檔案管理工作的實(shí)際情況，制定針對(duì)性的晉升體系，在有效調(diào)動(dòng)檔案人員能動(dòng)性的同時(shí)，吸引更多的綜合素質(zhì)過(guò)硬、信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，以此來(lái)充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，帶動(dòng)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升。最后，加大檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育力度，通過(guò)主動(dòng)開(kāi)展多種類(lèi)型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)水平、信息化水平，為文書(shū)檔案管理工作提供更好的服務(wù)。

（四）創(chuàng)建新型文書(shū)檔案管理模式。首先，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理模式的特征應(yīng)當(dāng)逐漸從封閉型朝著社會(huì)型變革。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷深入，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系越來(lái)越完善，社會(huì)中多元化的經(jīng)濟(jì)組織形式，新舊文書(shū)制度正在進(jìn)行著交替，事業(yè)單位相關(guān)活動(dòng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)性的活動(dòng)。與之相對(duì)的，作為文書(shū)管理當(dāng)中至關(guān)重要的文書(shū)檔案管理工作，其必然也需要朝著社會(huì)化趨勢(shì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。該種形勢(shì)下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作顯然不能夠沿用傳統(tǒng)管理模式，僅僅注重本單位的文書(shū)檔案管理，還應(yīng)當(dāng)逐漸面向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，構(gòu)建具有一定社會(huì)性的文書(shū)檔案管理部門(mén)，相應(yīng)的管理對(duì)象不僅僅局限于事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)逐漸涉及所有社會(huì)事業(yè)，使得文書(shū)檔案管理服務(wù)具有更好的社會(huì)性，能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更多的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工作，想要一蹴而就顯然是無(wú)法達(dá)成的。面對(duì)我國(guó)社會(huì)事業(yè)與經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作必然需要做出相應(yīng)的改革，通過(guò)建立健全文書(shū)檔案管理制度、加大文書(shū)檔案信息化建設(shè)力度、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育以及創(chuàng)建新型文書(shū)檔案管理模式，進(jìn)一步提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

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