新時期檔案管理在機關工作中的重要性

齊宏佳

【摘要】在時代不斷發展的過程中，檔案管理工作也在機關單位中變得越來越重要，檔案管理工作不但影響著用人單位，同時也對職工自身有著影響。其重要性主要體現在對機關單位能夠有序發展的保證與實現，信息服務效能的高低取決于機關單位檔案的管理水平的高低。不少行業在發展的社會經濟影響下，逐漸發生著變化，機關單位從傳統中不斷創新的過程也為其帶來了不小的變革，每一個檔案管理人員都需要深入去了解檔案應該如何管理，并且使檔案的管理效率及水平不斷地提升。

【關鍵詞】檔案管理；機關工作；重要性

一、概述

檔案是在現代各種社會工作當中所產生的，具有一定保存價值的載體不同、形式各異的歷史記錄。其發揮的重要作用體現在以下幾個方面。首先，可以通過檔案來查考工作；其次，可以通過檔案來協助領導做出決策；除此之外，檔案對于基礎設施建設以及科學研究等方面也都有著重要的作用。完善檔案的基礎設施、建立檔案的管理體制、健全檔案的工作制度，這三個方面是在檔案的管理工作當中必須做好的。在新時期的檔案管理工作中，那些傳統的管理方式已經不再適用于目前不斷變革的檔案管理工作，文件的記憶功能需要通過一些新的多媒體文件來得到提升，例如一些能夠更加直觀地把情景表現出來的文件（影像、圖片等）。檔案的管理工作不能止步不前，要與現代社會的管理體系相融合，跟隨社會發展的步伐，借鑒與采納較為優秀的檔案管理方法，這樣才能夠取人之長補己之短，從而使檔案管理工作更加科學與適用。檔案管理工作的歷史責任與自身價值都非常的高，要想讓檔案管理工作為社會與經濟的發展作出貢獻，就必須重視檔案的利用與開發工作。

二、檔案管理應遵循的原則

（一）靈活與規范相統一。在社會上地位比較高的機關單位屬于政府部門，為了能夠使檔案管理系統的統一化、規范化和標準化得到保證，就必須在檔案管理工作開展的過程當中，堅持靈活與規范相統一的原則。但由于管理特征在各個機關單位當中存在一定的差別，所以，檔案管理的模式在進行選擇的時候，就必須要與不同單位的管理特征和工作性質相結合。同時，在對檔案管理方式積極地進行創新和探索的過程中，必須依照本單位的管理目標，檔案管理模式還可以從優秀單位直接引用。要想把檔案管理方法有效地建立起來且具有自身單位的特色，必須在檔案管理的實際過程當中進行積極的完善和改進。

（二）執行與制定并重。有很多機關單位在實際的管理當中，沒能夠做到有效地落實檔案管理的體制，這樣就使有效提高其檔案管理工作受到了阻礙。因此，執行與制定并重這一原則就必須要堅持，在檔案管理工作實際進行的過程中，積極地創新和改革檔案管理的現行方式，同時對工作重點進行系統化的分析和總結，進而使檔案管理體制能夠制定得更加完善與合理。一旦建立起檔案管理體制，所有相關人員就必須對其進行嚴格落實。

三、檔案管理的策略

（一）對檔案管理的重視程度必須提高。機關單位檔案管理的改革與創新，由于其對檔案管理工作沒有較高的重視，從而受到了非常大的阻礙。因此，要提高其重視程度需要通過一些行之有效的措施。首先，要建立健全相關部門與檔案管理有關的法律法規，檔案管理的標準和工作流程必須嚴格制定。其次，機關單位的領導對檔案管理工作的認識程度一定要提高，要想較大程度地提高整體的檔案管理水平，就必須讓領導階層對檔案管理工作有足夠的重視，機關單位的管理創新要自上而下地形成。機關單位應該在結合自身實際情況的前提下，依據相關部門指定的法律標準，把檔案管理工作的細則制定得合理與科學，同時有針對性地在原有法規基礎上進行細化，從而使適宜本單位發展的管理方式不斷地探索與創新出來。

（二）檔案管理人員的綜合素質必須提高。當前，我國機關單位的檔案管理人員往往專業知識不足，且綜合素質較低，但是在日常的檔案管理工作當中，正是這些管理人員承擔著檔案的基本管理工作，這樣一來，就會嚴重影響其檔案管理工作的效率與質量。因此，各機關單位需要采取措施來提升其檔案管理人員的綜合素質。首先，機關單位需要對檔案管理人員進行優選，在招聘環節即對檔案管理人員進行有效的篩選。其次，機關單位還需要定期對檔案管理人員進行培訓并進行考核，在確保檔案管理人員達到其相關要求的情況下再允許其開展檔案管理工作。

（三）完善現代化檔案管理設施，提高工作效率。要實現檔案管理工作的優化，提升檔案管理工作的工作效率，還需要建立并完善現代化的信息管理體系。要實現這一點，就需要機關單位有相關的管理制度予以保障，此外，也對檔案管理人員的知識水平和綜合素質提出了更高的要求。因此，相關機關單位需要根據時代的需要，對其自身的檔案管理設施進行更新，并增加對檔案管理工作的經濟投入，切實提高檔案管理工作的效率。

四、結語

如果檔案管理工作在管理好檔案的層面上止步不前，就無法順應時代和社會的要求，無法提升檔案的利用水平，更無法充分發揮出檔案應有的信息支持作用。為了推動經濟社會的不斷進步，提升機關單位對信息的敏銳度，進而確保其能夠在激烈的市場競爭中脫穎而出，就必須要做好全面的檔案管理工作，不但確保檔案的安全性與可靠性，還能夠發揮出檔案信息的指導作用。

【參考文獻】

[1]邵貝卡.對行政機關單位檔案管理的創新探討[J].中國電子商務，2014（14）：87.

[2]王薇，王秀云.淺談如何做好企機關單位檔案管理工作[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2009（6）.

[3]張崴.對機關單位辦公室檔案管理的若干思考[J].中國新技術新產品，2014（19）：167.