經濟新常態下檔案管理的現狀及優化對策

鄒德山

【摘要】經濟新常態下，檔案管理工作取得了進步和發展，但也存在不足，主要表現在管理人員專業化技能低、管理工作水平相對較低、管理規范化程度不高等方面。為彌補這些不足，應該提高管理人員專業化技能、提升管理工作水平、增強工作規范化程度，并重視信息技術應用。

【關鍵詞】經濟新常態；檔案管理；專業化技能；管理規范化

檔案忠實記錄了單位和個人的發展軌跡，能為各項決策提供參考，對單位和個人發展發揮重要作用。經濟新常態下，為促進各項活動順利進行，更應該加強檔案管理工作。管理人員要立足于檔案管理現狀，探索并思考如何采取措施提高檔案管理質量和效率，進而讓檔案更好發揮作用，為各項活動開展提供參考。

一、經濟新常態下檔案管理的現狀

檔案資料是日常工作中的基本資料，能為各項工作開展提供參考，有利于優化資源調配，提高工作效率。為促進其作用充分發揮，應該加強檔案管理工作。雖然經濟新常態下，檔案管理各項制度不斷完善，管理人員素質也在提高，現代信息技術逐漸應用到檔案管理工作中，但檔案管理仍然存在不足。

（一）管理人員專業化技能低。不少單位檔案管理人員的年齡比較大，通常依靠傳統經驗開展檔案管理工作，但對現代計算機技術的應用不足，不利于提高工作水平。多數檔案管理人員缺乏專業的業務培訓，導致工作人員缺乏專業檔案管理知識。尤其是在新常態下，需要深層次了解檔案資料內容，對檔案信息進行掃描或數字化處理時，專業復合型人才缺乏。一些管理人員對這些知識和技能掌握不足，業務水平較低，工作技能不足。再加上檔案管理人員待遇較低，工作隊伍穩定性較差，相應的管理培訓制度不健全，制約管理人員專業化水平的提高。

（二）管理工作水平相對較低。很多單位領導對檔案管理工作的重要性認識不足，相關制度沒有嚴格落實，不注重提高檔案管理人員綜合技能，檔案管理工作的規范流程沒有嚴格落實。再加上資金投入不足，計算機、掃描儀等設備利用不足，難以提高檔案管理數字化水平。不利于有效開展檔案管理各項工作，與經濟新常態的要求也不相適應。

（三）管理的規范化程度不高。提高檔案管理規范化程度，嚴格遵循管理流程，做好檔案資料記錄和編號工作。有利于規范檔案資料存儲，方便資料檔案查閱和使用。但目前檔案管理隊伍不穩定，管理人員專業技能不足，再加上一些單位對檔案管理不重視，檔案資料編號和存儲不到位，制約檢索效率提高。例如，檔號、案卷標號不統一，存在殘卷、亂卷現象，或者資料堆積，沒有認真編號和存放，影響檔案資料的查詢和利用效率的提高。

二、經濟新常態下檔案管理的優化對策

為促進檔案管理水平提升，彌補實際工作存在的不足，結合新常態和新要求，可以采取以下優化對策。

（一）提高管理人員專業化技能。引進管理技術水平高，責任心強的檔案管理工作人員，充實檔案管理隊伍。單位領導要增進與檔案管理人員的聯系，共同探討檔案管理的特點、流程、技術要求和工作規律，邀請專家開展講座，組織課堂授課，參加研討會，豐富管理人員的專業知識和綜合技能。檔案管理人員要加強職業道德學習，提高職業道德水平。注重信息技術、掃描技術、多媒體技術的學習，確保檔案管理緊跟時代步伐。

（二）提升檔案管理工作的水平。嚴格遵循《檔案法》的規定開展檔案管理工作，制定并嚴格落實檔案管理制度措施，有效保障檔案管理各項活動順利進行。針對管理意識薄弱和管理不規范現象的發生，應該樹立“制度至上”觀念，推動管理工作制度化和規范化。成立專門領導工作小組，合理安排管理人員，完善機構設置，配備檔案管理人員，健全檔案管理規章制度。另外還要嚴格落實檔案管理業務流程和技術規范，細化具體工作步驟。注重加密技術、防火墻技術應用，確保電子檔案資源安全，健全并落實檔案資料收集、整理、統計、利用、封存制度，并嚴格落實檔案管理規范流程。

（三）增強管理工作規范化程度。適當提高檔案管理人員待遇，激發他們工作的積極性，讓檔案管理隊伍保持穩定。另外還要嚴格執行《檔案法》的規定以及單位有關檔案管理的各項規章制度，確保檔案管理嚴格遵循規范流程進行，努力提升檔案管理規范化水平。注重檔案資料整理，確保檔號規范、正確，案件標題統一，防止出現殘卷或亂卷現象，實現有效提升檔案管理工作水平的目的。做好檔案管理各項記錄工作，保證資料存儲有序、到位，方便查閱和使用，有利于快速檢索到所需要的檔案資料，努力提升檔案管理規范化程度。

（四）注重現代信息技術的應用。信息技術滿足新常態下檔案管理需要，將其應用到檔案管理工作中能夠有效提升工作水平。因此，要重視計算機技術和掃描技術應用，對檔案資料進行存儲和數字化處理，對復雜的檔案資料進行迅速掃描和處理，做好整理工作，防止檔案資料雜亂和遺漏。數字化處理檔案資料后要及時歸檔，建立數據庫，做好編號工作，并制作目錄。進而確保檔案資料擺放和存儲有序，方便檔案資料查閱，為人們使用檔案提供便利，促進經濟新常態下檔案管理工作水平提高。

三、結語

面對經濟新常態的要求，檔案管理人員應該注重增強綜合技能，嚴格落實《檔案法》的相關規定，遵循規范要求開展檔案管理工作。從而順應時代發展趨勢，有效提升檔案管理水平，為各項工作開展提供數據支撐和參考，促進檔案作用的有效發揮。

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