信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新

蒲明桂

【摘要】本文對我國當下辦公室文書檔案管理工作的現實情況進行分析，并且對于現有的管理問題給出相關性、針對性的解決辦法，提出變更的新措施，以此完善辦公室人員對文書檔案的管理。

【關鍵詞】信息化視角；辦公室文書檔案管理；改革和創新

在我國社會不斷信息化的環境下，對于辦公室的文案管理要求逐漸增高，帶來了巨大的挑戰。怎樣使辦公室的文書檔案管理能符合現階段社會需求的不斷更新，是辦公室工作人員面臨的一項問題。想要提升文書檔案方面的管理，辦公室人員必須做到對管理方式進行不斷革新。這樣會對辦公室人員和事物的管理方法或效率都有相當重大的意義。

一、辦公室文書檔案管理的現實問題

在信息化的辦公室文書檔案管理中，其實工作并不是我們對想象的那樣方便，但這絕不能把問題歸結于信息社會。而是在信息社會的作用下，辦公室的文書檔案管理并沒有很好地使用信息技術，用來作為管理的工具。總得來說，還是我國當前辦公室的管理脫離社會的信息化技術。當然，這種問題的出現也不能歸結于人員工作的不力。時代飛速發展，而辦公室身為職能部門，在新技術的管理方面和人才對新職能的培訓要用一些時間來適應。有的辦公室管理人員不求上進，認為當下的管理方式已經無需變更。這種思想，會使工作人員在實際工作中不上心，導致辦公室的管理和設備方面更新較慢，使之很難接受新形勢下的文書檔案管理方式。隨之各種新型文書檔案的出現，許多工作人員都沒有接觸過這些文書檔案，這就猶如面對新鮮事物，不知所措。這些情況一旦出現，就需要辦公室人員盡快解決，以免使辦公室職能的發揮受到嚴重阻礙。

二.增強辦公室文書檔案管理的有效措施

（一）變更原有辦公室文書檔案的管理方法。在辦公室文書檔案的管理中，有時會出現對一部分檔案記錄不明確的情況。這些不明的情況，對辦公室的文書檔案的安全性和有關人事信息的秘密性有極大程度的影響，并且阻礙了辦公室的職能發揮。為此，需要在辦公室文書檔案管理上實施針對性的變更措施。首先，在文書檔案的管理中，確立特定的管理人。就是說，辦公室人員在取到了一份文書檔案后，就要對它的使用有一個明確的說明，并進行安全管理。另外，辦公室的人員都要明確工作職責，使辦公室內的分工有序。這樣使辦公室人員對文案管理的過程中，減低問題出現的幾率，也使改變后的文書管理方式能走向更加科學的方向。最后，辦公室文案管理的變革，為辦公室劃清了很多因責任不確定出現的問題，實現了誰出的問題誰承擔的責任劃分制度。因此，不斷地對辦公室的文案管理方式進行積極有益的變革是不可或缺的，這也是一個辦公室能走向管理規范道路的方向標。

（二）改善辦公室文書檔案的安保工作。將辦公室文書檔案進行合理管理，不僅是為了資料方便辦公人員查找，也是為了保障公司資料的安全性。因此，在辦公室的文書檔案管理中，要不斷對其保密性和安全性采取有效的措施。辦公室應根據自身的情況開展相對的安保措施，但安保措施的實施并不是簡單地對管理的革新，而是要對文書檔案的安全進行負責，并且保障辦公室的整體職能得以發揮。保證辦公室文書檔案的安全并不是一個獨立的過程，而是和整個辦公室的職能密切不可分割的。

（三）對過期的文書檔案進行清理。在辦公室的眾多文檔中，存在著許多已超出使用年限的或已失去效用的文書檔案。這些文書檔案在剛剛產生時有著一定的用處，但是往往時間長了后就失去效應，形同一張廢紙。對過期文書檔案的保存，不但大大地占用文書檔案管理的空間，也浪費了辦公室有限的資源，還容易和正在使用的文檔造成混淆，給辦公室人員對資料的查找造成一定困擾。對過期文件的定期清理，有助于提升辦公室對文書檔案的管理。清理出的紙張式文檔，我們可作為環保紙循環使用；如果清理出的是電子文檔，我們可以直接刪除處理，利用原有空間為新的材料存儲做準備。

（四）建立相關監督的制度。對辦公室文書檔案的管理，并不是表面看上去的簡單管理工作，這些資料還存著在沒有發現的重大價值。因此，企業管理人員應十分重視辦公室文書檔案的管理，并且根據不同的情況建立相關的監督制度，對文書檔案進行抽樣檢查。對于普通文件的抽樣調查，管理人員可實施無時限的；對于企業重要的文書檔案抽查情況，管理人員要實施定期檢查，對其進行每周、每月或者每季度的方式進行抽檢查看。

三、結語

綜上所述，在社會逐漸信息化的今天，辦公室的文書檔案管理已經不是過去簡單的分類管理，在信息化的不斷作用下，辦公室管理人員要做到對管理實時創新，勇敢地進行革新，以解決當下困難，去面對時代賦予我們的新挑戰。

【參考文獻】

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