醫院檔案信息化管理的重要性

高麗

【摘要】本文結合工作實際，論述了醫院檔案信息化管理的重要性。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。

【關鍵詞】醫院；檔案信息化管理；重要性

隨著各行各業信息化的迅速發展，檔案信息化管理也成為現代醫療衛生管理工作的重要內容。在紙質文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案、登記目錄、查找檔案。而將檔案進行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，利用計算機軟件進行工作，大大改善了工作條件，有效地提高了工作效率。

一、醫院檔案管理信息化是當今信息社會發展的形勢需要

現代信息社會日新月異，各行業對內對外交流日益增多，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息需求量越來越大。當前，由于各級醫院管理意識、設備和技術方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。面對這種沖擊和挑戰，各級醫院只有順應時勢，加快檔案信息化建設，運用先進的技術設備，盡快實現檔案管理現代化，進而使檔案管理工作適應新形勢發展的要求。

二、醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展的需要

醫療事業需要發現、培養和造就大批的建設人才，而只有翔實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發揮人才的作用，確保實現醫院事業的可持續發展。實現檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案的壽命。

三、檔案信息化有利于實現檔案信息資源共享的需要

將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，使用時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可呈現在電腦上。電子文件比檔案原件更易于查詢，可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍，更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽，并保持隨機存取，進一步提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現檔案信息資源的共享。

四、檔案信息化有利于檔案信息資源的長期存儲

在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。醫院建設和發展過程中，將重要、珍貴資料進行信息化處理，應用計算機對原件進行電子掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，可以有效地避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞，可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險，從而有效地保護檔案原件。

總之，將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便檔案檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。