辦公室檔案文書管理工作的策略

李峰

【摘要】本文通過鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的特點，探討提高檔案文書管理工作的有效措施，希望對于真正提高此項工作的有效性有所助力。

【關鍵詞】鄉鎮（辦事處）；文書檔案；管理

作為一個單位的重要組成部分，辦公室在鄉鎮（辦事處）中發揮著日常業務及信息傳達和溝通協調的作用。而隨著社會信息化的不斷推進，辦公室檔案文書管理就成為鄉鎮（辦事處）辦公室重要工作之一，通過切實有效的管控檔案文書，認真地收集、整理、保存檔案文書，使單位能夠有效利用檔案文書開展工作提供幫助。而通過這些年在辦事處辦公室工作中對檔案文書管理實際情況的了解分析，單位領導及管理者并沒有正確認識到檔案文書管理及其重要性，未提出工作計劃及相關要求，導致辦公室檔案文書管理工作落實比較隨意、馬虎，致使檔案文書管理的準確性和科學性不高，難以有效保證檔案文書的使用價值，這對于進一步推進鄉鎮（辦事處）工作非常不利。由此看來，在社會信息化不斷深入的背景下，積極提高鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作很有必要。

一、鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的特點分析

（一）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理重在收集、保存資料。檔案文書管理具有較強的安全性和完整性，在具體落實此項工作的過程中，能夠針對發生的人物和事實過程進行記載，以及相關文件和資料進行收集，在此基礎上采用人工分類的方式對資料進行分類、歸檔處理，如此可以將單位內的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下來。這充分說明了鄉鎮（辦事處）辦公室對檔案文書具有收集和保管的職責。

（二）文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。通過對鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理做進一步分析，可以確定所進行的一系列檔案文書管理工作，其中涉及較多文書工作內容，如文件的搜集、文件等級分配、文件運轉、文件催辦等，這在一定程度上促進了文書工作的形成，為更好地展開文書工作創造了條件。

（三）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書種類繁雜。鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理還具有檔案文書種類繁多的特點。之所以這么說，是因為辦公室檔案文書管理工作需要對單位相關的人事、事件、文件等進行收集、整理、分類、歸檔等處理，這勢必會對各類檔案文書進行處理，如人事檔案、行政檔案、收發文件、責任書等。

二、改進鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的策略

考慮到鄉鎮（辦事處）檔案文書管理實施的重要性及其具有以上特點，對其予以優化、改進，應當側重于以下幾方面，即：

（一）規范辦公室檔案管理制度。在辦公室檔案文書管理越來越重要的情況下，必須要保證此項工作規范化、合理化、標準化的落實，如此才能充分發揮其管理作用，提高檔案文書的使用價值。當然，要想實現這一目標，就要規范辦公室檔案管理制度，明確檔案文書管理標準，建立規范化的管理程序、細化管理流程，進而約束、規范檔案文書管理，從而保證各項檔案文書管理工作有序、有效推進，提高檔案文書管理的有效性。所以，規范辦公室檔案管理制度，可以有效地約束和規范檔案文書管理工作，這對于提高鄉鎮（辦事處）檔案文書管理工作水平有很大作用。

（二）強化檔案文書的收集。作為檔案文書管理最基本的工作，檔案文書收集是否全面在一定程度上決定檔案文書管理的效果。出于提高辦公室檔案文書管理工作水平的考慮，應當注意強化檔案文書收集工作。也就是詳細了解鄉鎮（辦事處）工作動態，及時收集各種類型人事和事件信息，按照規范格式進行記載，合理分類，妥善保管；對于收文和行文的程序進行規范；對資料進行目錄編號，入庫的檔案應盡可能完整。特別要注意對具有保存價值的公文、材料、圖表及會議文件等進行綜合立卷，進而對其進行統一管理，以便后續工作之中能夠再次應用這部分檔案文件。

（三）提高辦公室檔案文書人員專業素質。作為負責鄉鎮（辦事處）檔案文書管理的主要人員，辦公室檔案文書人員的工作能力、專業素質、管理經驗等方面或多或少都會給檔案文書管理帶來一定影響。出于提高檔案文書管理工作水平的考慮，應當注意提高辦公室檔案文書人員的整體水平。為此，應當建立制定檔案文書工作制度，規范工作程序，以此來規范檔案文書人員的工作行為，保證檔案文書管理工作的質量和效率；定期或不定期開展培訓活動，對檔案文書人員進行檔案知識培訓、管理能力培訓、素質教育等，不斷提高檔案文書人員的工作能力，規范化、標準化、合理化地落實各項檔案文書管理工作，提高檔案文書管理工作水平。

三、結語

隨著社會信息化進程的不斷加快，鄉鎮（辦事處）檔案文書管理工作就顯得尤為重要。此種情況下，單位領導及管理層高度重視檔案文書管理工作，對辦公室檔案文書管理工作落實實際情況進行分析，明確其特點，進而提出切實有效的措施來提高檔案文書管理工作水平，以便規范化、合理化、標準化地推進檔案文書管理工作，為單位能夠隨時利用檔案文書信息處理工作奠定基礎。基于本文一系列的分析，建議通過規范鄉鎮（辦事處）辦公室檔案管理制度、強化檔案文書的收集、提高辦公室檔案文書人員專業素質等措施來提高辦公室檔案文書管理工作水平。

【參考文獻】

[1]周宏.談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].管理觀察，2013（29）：179+180.