淺談文書檔案的收集、整理和利用

許明程

【摘要】社會經濟的發展以及科技的進步讓企業與其他組織在經營和管理上發生了很大的變化，但無論經濟建設取得的成就再大有一點是不會變的，那就是文書檔案的管理始終是穿插于各個環節的基礎，從實際管理工作來看，文書檔案管理涉及到的范圍非常廣泛，而現代科技也讓文書檔案的管理迎來了新的發展機遇，現代信息化管理是目前主要的發展方向，對我國文書檔案管理水準的提升有著非同尋常的意義。

【關鍵詞】文書檔案；收集；整理和利用

文書檔案管理工作的重要性決定了其必須要與時俱進，而且網絡技術的不斷突破對于管理工作起到非常顯著的影響，只有綜合各方面的優勢、合理利用先進的科技才能滿足目前社會發展對文書檔案管理的需求，同時提升管理水準，在社會建設的過程中文書檔案管理是不可缺少的一項環節，也是保障社會生產與發展的基礎，本文將對此展開詳細的分析。

一、文書檔案管理的重要性

單位穩步發展的一大要素就是文書檔案的管理，首先就是工作效率與工作質量，要依靠文件檔案才能有所保障，文書檔案可以為單位的科學發展以及管理模式提供基礎依據，并記錄著單位的發展歷程，同時讓管理者隨時掌握著單位的發展資料，為下一步的決策提供參照，準確判斷出單位的發展現狀，因此對于一些單位在市場上的競爭力有著至關重要的影響，整體來說文件檔案就是將單位的各部分運轉聯系在一起的橋梁，也是管理者的重要參考資料。

二、文書檔案在管理中的問題

（一）管理方式不規范。很多單位尤其是規模較小的一些組織，例如一些中小型企業，其決策者在文書檔案方面沒有任何概念，因此在單位的制度中對于文書檔案方面的規定并不科學，缺少相關的詳細規定，例如文書檔案管理中的責任制度以及獎懲制度，甚至這類單位大多數連這方面的規定都沒有，導致各類文件混亂，號碼編制不正確，對單位的經營產生了非常不利的影響，同時也嚴重影響著單位管理者的決策，文書檔案的整理、收集等步驟直接被忽略。使得在獲取資料時往往要浪費大量的時間和精力。

（二）人員素質不夠高。就目前的文書檔案管理來說，要求管理人員要具備一定的計算機基礎，對于文書檔案的管理方面也要有一定的專業水準，而有些單位在管理工作人員的任用上并沒有明確的標準，這也是上文中所說的單位的管理者對此重視程度不夠的現狀，而人員的工作水準影響著工作的效率和效果，這就是目前一些單位遭遇的問題。尤其是如今互聯網技術的迅猛發展，讓文書檔案管理變得相對便利，但對于人員的專業性卻要求更高。職業素質是決定工作效果的直接因素。

（三）管理效率比較低。互聯網技術的發展使得社會生產以及市場擴展的速度快速提升，但是文書檔案的管理目前普遍沒有利用時代的優勢，在文書檔案的管理中依舊使用手工檢索的方式，對于目前計算機技術的潛力并沒有發掘完全，文書檔案管理的工作效率遠遠滿足不了社會發展的需要。

三、完善文書檔案現代化收集、整理和利用制度

（一）健全文件收集整理制度。檔案的收集是整個文書檔案管理的前提，也是單位運轉的基礎條件。以各單位運轉中各個環節的實際情況制定符合本單位的檔案收集制度，形成完善的收集體系。完善系統的檔案收集工作是檔案整理、鑒定、保管、編研等工作的基礎。

（二）構建現代化管理制度。信息技術是目前時代的一大特征，也是文書檔案管理工作改進的一項重點，要想提高管理效率，從而使得文書檔案管理能夠更好地滿足單位的發展需求，就要將以往已經落后無用的制度進行廢除，加入新的技術理念以及管理技巧，調整管理結構以及管理方法，使得管理工作符合如今網絡時代的特征，更加高效靈活，文書檔案的編修將直接決定著利用，因此在編修這一環節要有更加詳細的規定。加強檔案的審核工作。

（三）提升管理人員素質。專業性的管理人才是目前正需要的，尤其是在網絡技術的應用方面，因此調整人員招聘的體制，以素質和技能為選拔核心。結合檔案管理工作的實際需求，建立有針對性的培訓機制，對人員的檔案專業技能以及信息技術的應用進行培養，同時加強對網絡技術人員的培養，使文書檔案的管理更好地融合互聯網的優勢與特色，在人員的培訓中建立相應的獎懲機制，從而提升人員在技能上的水準。

四、結語

總而言之，文書檔案作為各類單位以及組織管理運轉中不可缺少的一個環節，只有不斷順應時代發展，結合先進技術，充分利用網絡時代的便利，才能讓文書檔案的管理工作更加科學規范，才能保障單位內各類重要文件的完整和齊全，才能更好地為社會生產與發展提供良好的基礎，為單位各部門的管理工作提供更好的服務，現代化的管理才能滿足不斷前進的經濟建設，同時提高我國在文書檔案管理方面的綜合水準。

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