中小企業檔案管理信息化建設探析

趙紅

【摘要】中小企業作為企業群中的重要組成部分，對我國的國民經濟增長發揮著重要促進作用。全面改革實施后，中小企業在各方面的管理上也提出了更高要求，其中檔案管理信息化就是重要管理內容。本文主要就中小企業檔案管理信息化需求以及作用發揮進行分析，然后結合實際對中小企業檔案管理信息化問題和建設措施詳細探究。

【關鍵詞】企業；檔案信息化；問題

中小企業的諸多管理工作中，檔案管理是重要管理內容，這對企業領導的發展決策以及整體管理水平的提高，都起著積極作用。信息化發展背景下，加強企業的檔案管理信息化建設就顯得比較重要，這是促進檔案管理水平提高的重要舉措，在信息化技術支持下，對檔案管理人員的工作效率提高提供了技術支持，也對檔案管理模式的優化創造了有利條件。

一、中小企業檔案管理信息化必要性及重要性分析

（一）中小企業檔案管理信息化必要性。信息化時代的到來，為中小企業檔案管理信息化建設提供了良好環境，中小企業要想提高市場競爭力，就必須要注重新技術以及新管理模式的科學應用。在中小企業管理工作中，檔案管理作為比較重要的管理內容，是提高企業市場競爭力的重要保障力量，這也是檔案管理未來的發展趨勢。中小企業的發展，需要新技術的支持，企業管理水平的提高也需要新技術的支持，檔案管理的信息化建設是企業全面發展的必要環節，只有在這一層面得以實現信息化建設目標，才能真正促進中小企業的良性發展。

（二）中小企業檔案管理信息化重要性分析。通過檔案管理信息化目標的實現，就能有助于檔案資源的共享，提高檔案管理的整體效率水平。計算機技術的進步也對中小企業檔案管理工作提供了技術支持，信息化檔案管理從整體上節約了管理時間。信息化的檔案管理能提高檔案查詢的效率，對檔案資源也能充分利用。工作人員可通過組合查詢以及模糊查詢等方式，來查找自己所需要的檔案資料內容，這就極大地提高了工作人員的工作效率。

另外，中小企業檔案管理信息化也有利于提高企業的決策效率，能為企業的計劃以及組織等工作順利進行打下基礎。信息化的檔案管理工作能迅速地進行檔案備份，實現對檔案資源高效化的管理。

二、中小企業檔案管理信息化問題和建設措施

（一）中小企業檔案管理信息化問題分析。從當前我國的中小企業檔案管理信息化現狀來看，其中還存在著諸多不足有待解決。一些中小企業對檔案管理信息化的認識比較薄弱，有的企業領導在檔案管理的思想觀念上，沒有和時代發展需求相結合，對信息化管理人才不重視。在檔案信息化的推動方面缺乏信心，這就對實現檔案信息化目標產生了阻力。

再者，中小企業檔案信息化管理人才比較缺乏，在信息化管理的安全性方面需要進一步強化。檔案信息化管理，需要有專業化人才的支持，從當前中小企業的檔案信息化管理人才的培養情況來看，企業在這一層面還需要加強，沒有及時將人才知識結構單一化的問題有效解決。在檔案信息化的安全性方面也沒有加強，這些都不利于中小企業的競爭力提高。

檔案信息化建設發展中，沒有重視軟硬件的更新以及維護。實現檔案管理的信息化目標，就要在硬件基礎設施建設層面不斷加強和深化。但是從實際的發展情況來看，企業領導者并沒有充分重視軟硬件的更新以及維護，造成檔案信息化管理的整體效率比較低。

（二）中小企業檔案管理信息化建設措施。第一，加強對檔案管理信息化建設的重視。要想促進檔案信息化管理水平提高，中小企業領導者就要對此充分重視，認識到信息化檔案管理的價值，對具體的管理工作要有詳細的了解。并要能在檔案管理信息化建設的宣傳工作上加強重視，通過多種手段方式進行宣傳，讓企業員工認識到信息化檔案管理的重要性。第二，注重信息化檔案管理人才培養。檔案信息化管理需要專業人員支持，企業領導要充分重視對專業化管理人才的培養，不斷提高檔案信息化管理人員的綜合素質以及業務能力。通過定期的培訓工作，加強檔案管理人員的職業道德以及技術能力，在這些基礎層面得到了完善，才能有助于整體服務水平提高。通過構建高素質高技能的檔案管理隊伍，對中小企業的檔案管理信息化程度和水平就能有效提高。第三，構建完善的檔案信息化管理制度。良好的管理制度能規范管理人員的行為，對促進檔案管理的規范性操作有著保障作用。地方行政管理部門，要進一步強化中小企業的檔案管理工作指導以及監督，遵循國家的政策方針，在信息化建設過程中，積極發揮新技術的應用作用，為檔案管理質量提高打下基礎。行政部門要對中小企業的檔案收集以及整理和保管、利用等各個環節的管理進行加強，在信息化檔案管理建設方面的完善性得以保障。第四，加強檔案信息化的安全保障措施實施。要加強檔案信息化建設的安全工作，從多方面實施安全保障措施，實施生物識別身份以及加密措施，充分保證檔案信息的安全性。

三、結語

總而言之，中小企業的檔案管理工作中，實現信息化的目標，是促進中小企業競爭力的基礎。通過從理論上對中小企業的檔案管理信息化建設進行研究分析，就能為實際檔案信息化管理發展提供理論依據，從而更好地促進中小企業檔案信息化建設。

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