檔案資源開發利用的措施探討

王志梅

【摘要】文章結合工作實際，主要就如何做好檔案開發利用的資源建設進行探討，且提出相應的措施。

【關鍵詞】檔案資源；整合開發；利用措施

檔案是重要的信息資源，它記錄了社會和歷史的發展， 是機關、機構、組織或個人在業務處理過程所產生、持有并保存的紀錄、文件或資料。加強檔案資源的開發利用具有重要意義和作用。

一、檔案信息開發中存在的問題

（一）對檔案信息資源的價值認識不足。檔案信息化管理的建設已成為一個重要的檔案管理的發展趨勢，是當前最大化開發利用檔案信息資源的基礎，所以應加強關注。但在實際工作中，盡管政府相關政策給予一些支持，但由于一些單位的檔案管理人員沒有認識到檔案信息資源開發利用的重要性，對檔案管理信息建設的單位發展缺乏認同感，導致文件優化信息資源開發和利用的一體化進程被阻塞。

（二）專業人員的總體質量需要提高。首先，消極的態度。由于長期的工作習慣、歷史因素、客觀環境和其他原因，一些檔案工作人員服務意識欠缺。在文件資源管理的過程中，只要資源分類是好的，沒有損失，就認為成功地完成了工作。這種被動的思維方式有很大程度上影響了對檔案資源的開發利用。檔案管理有很強的政治需要和機密性，政治安全和信息安全是檔案管理工作人員首先需要考慮的。因此借口保密而限制應該開放的檔案的利用的情況也是存在的。

（三）檔案資源有限。大部分的檔案信息資源部門和單位的存放空間很小，所以檔案信息管理是先天不足，缺乏豐富的資源。近年來，我國一些部門加強室藏空間的建設，慢慢完善文件管理規則。但在實際的工作環境中，設施不足、檔案資源結構不完整仍然是制約檔案有效利用的關鍵性因素之一。

（四）缺乏創新理念。在傳統檔案管理的約束下，紙質文件的大量使用在很大程度上影響了檔案信息資源的開發。由于傳統的文件管理模式不利于傳播檔案信息資源，在時間和空間是有限的，所以管理效率較低。管理人員缺乏創新的理念，缺乏在開發和利用檔案信息資源的創新意識，所以直接影響到檔案信息資源共享。

二、加強檔案資源的開發利用措施

結合檔案資源管理中存在的問題，檔案資源的開發利用和檔案的利用效率可以從以下方面改進。

（一）轉變觀念。首先，檔案應該改變傳統觀念，改革舊的工作方法和方式，注重提升服務檔案資源的能力，這是時代發展的需求。為了充分利用檔案資源，為公眾提供良好的服務，就必須加強法治觀念，并促進檔案資源建設的法律、法規建設。加強檔案工作指導，檔案管理工作有很多專業知識，需要管理人員具有堅實的基礎，一些基層單位可能對重要的文件資源的管理要點不了解，需要專業指導業務部門加以指導和培訓。其次，檔案工作人員需要加強服務意識，變被動為主動，深入現場、深入基層，結合檔案資源的特點和群眾的需要，為群眾提供各種各樣的服務，不斷優化檔案信息資源服務手段，為用戶提供高質量的檔案信息資源，也可以在檔案資源管理部門設置咨詢服務平臺，擴大檔案資源的社會服務功能。最后，檔案管理者還需要不斷提高自身素質，加強思想文化建設，提高修養，鑒定信念，處理和廣大員工的關系，做好檔案業務指導。

（二）加強檔案信息資源的整合和利用措施。首先，我們需要建立現代檔案管理模式，建立檔案信息資源管理中心，通過實施集中管理檔案信息資源管理中心的資源，建立一個一站式服務平臺，利用搜索、查詢、使用功能，實現檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率。此外，加強社會部門及機構的橫向合作，整合社會整體資源，建立一個更強大、更完整的檔案資源信息數據庫，讓整個社會檔案資源可以得到充分利用。還可以建立和完善室藏，通過網絡社區傳送最新的、最準確的檔案資源目錄，以利于用戶快速獲取有效信息。

其次，由于時代的發展，各部門間檔案資源逐漸被分離成各自獨立的系統，盡管這種分離是社會發展的趨勢，但一定程度上影響了檔案資源的開發和利用。為了避免檔案信息資源分離造成的浪費，有必要拉近檔案管理組織之間的距離，加強檔案信息的網絡化建設，以便更好地服務社會，實現資源共享化。最后，要處理好檔案資源利用和檔案資源安全、保密之間的關系。兩者之間沒有沖突，這是檔案利用工作的一體兩面。只有做好檔案資源的安全保密工作的前提下才能談論檔案資源的開放開放利用。另一方面要處理好創新與繼承的關系。檔案資源管理需要創新，通過創新加強檔案信息資源的收集、提煉聚合，并建立一個更方便和智能的檔案信息資源管理系統，促進檔案資源不斷更新，使檔案信息資源的傳播更有價值。

三、結語

檔案信息資源是寶貴的財富，對單位長期發展有重要意義。檔案信息資源涵蓋了大量的有價值的信息。因此，檔案管理人員應優化檔案信息資源的集成。挖掘有價值的信息，通過進一步的開發和利用，提高檔案管理水平。制定明確的目標，完善規章制度，建立信息共享平臺。促進檔案信息資源的整合和利用優化，充分發揮檔案信息資源的功能。

【參考文獻】

[1]張滿山.以檔案資源整合促利用服務工作[J].浙江檔案，2008（03）.