行政文件管理信息的電子化應用

常莉君　馮會平

【摘要】行政文件管理作為行政部門文件工作的重要組成部分，實施電子化管理已經成為發展的必然趨勢。行政文件管理信息的電子化應用對提高行政辦公人員的工作效率、行政文件管理的水平具有重要作用。推行行政文件電子化應用不僅是部門協同發展的必然要求，而且也是行政部門自身管理現代化的客觀要求。充分利用電子網絡傳輸資源進行信息的溝通與交流，我們會越來越發現電子化應用帶給我們的好處。

【關鍵詞】行政文件；管理；電子化應用

行政文件反映了各級國家行政機關的歷史面貌，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，其內容涉及部門、科室甚多，還需不定時反復查閱。為了查閱方便，每個部門甚至每個科室都要建立自己的文件分類，來歸檔各級各部門傳達的文件。這之間各部門不僅要設有收發、傳閱相關人員，還要消耗很多紙張、油墨來印刷并轉發給各個部門，造成了很多人力物力上的浪費。

一、行政文件管理信息的電子化應用優點

（一）便于使用和檢索，避免浪費，辦公效率大大提高。當今，中國已經進入網絡化大國，計算機操作對于現代年輕人來說已不是什么難事。建立好的計算機電子文件，操作簡便、自動分類組合、便于管理，在管理上徹底顛覆以往手工檢索、分卷管理、人工分類存檔調動的格局。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，急需時可以直接在計算機電子文件中進行搜索，既節省時間又提高工作效率。

利用光盤、磁盤及云盤作為載體存儲電子文件，解決了在傳統文件管理中人工操作時裝訂、歸檔的繁瑣和紙張、油墨的浪費。電子文件虛擬存在的方式也大大節省了紙質文件檔案大量占用庫房的儲存空間，同時也避免了紙質文件隨時間與數量累積儲存給查閱者帶來大量的翻閱、查找的不便，為人類生活創造了以往難以想象的效率空間。

（二）提高了行政文件傳輸的快速、安全和準確性，實現資源的共享。以往，傳統的文件傳輸是靠人力，不免會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且郵遞傳輸要產生極高費用，安全性也沒有保證。比起傳統的人力傳輸或者是交通工具輔助傳輸，電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現代社會快節奏的工作特點，它不僅保證文件安全、準確、及時傳輸，而且不會造成延誤或者丟失現象，其經濟效益也是無法估量的。

傳統的行政文件管理，重要紙質文件資料借閱需要經過申請手續，并且需要到指定資料存儲地點進行人工檢索，而且，政策文件或通知文件等不能及時傳遞和下達，因而就不能達到及時的交流和共享。但在信息電子化辦公系統中，電子文件是內部相關部門共享的，電子文件不受地域與空間的制約，可以同時異地進行檢索、瀏覽、編輯與應用。需要者可以依照規定通過網絡直接檢索需要的電子文件，并且可以對文檔信息進行拷貝儲存，隨需上傳下載各級各部門制定的相關政策電子文件。

二、行政文件管理信息的電子化應用缺點

（一）電子文件的安全性問題。網絡黑客和網絡病毒的入侵是阻礙網絡發展的主因，也嚴重威脅電子文件的安全性。

（二）電子文件兼容問題。電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的電子文件不能相互識別，這個問題亟待解決。

三、針對電子文件的缺點解決措施

（一）針對安全性問題。在行政部門文件傳輸的網絡中設置隔離路由器或應用混合秘鑰技術。設置隔離路由器：通過屏蔽不在范圍內的IP地址這個簡單的隔離方法，電子文件就會在某一范圍的局部網絡內傳輸，防止文件流向外網。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。應用混合秘鑰技術：把需要傳輸的電子文件加密后傳到服務器，在服務器端由需要使用文件的人員完成文件的解密和驗證就可完成文件的安全傳輸。

（二）針對電子文件兼容問題。在行政部門統一軟件使用，進一步加快計算機管理行政文件的步伐。構建資源共享平臺級文檔管理，服務、共享、存儲于一體，提高行政機關工作效率，使文件查找、下載更快捷。

四、結語

行政文件管理信息的電子化應用的好處顯而易見，不僅會使行政部門傳輸文件的效率大大提高，還使行政文件的全面查詢、上傳、下載、異地存儲等服務得以實現。雖然行政文件電子化應用的管理制度、管理方法等還存在許多問題，但是根據電子文件傳輸快、效率高的重要特點，行政管理部門應積極更新知識，學習和應用新的管理理論、原則、方法和技術，使行政文件電子化應用更好地融合發展，滿足行政辦公需要，節約紙張、促進環保，真正實現綠色辦公。

【參考文獻】

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