醫院基建檔案科學化管理的幾點措施

康紅巖

【摘要】醫院基建檔案具有特殊的意義和作用，不能夠單純采取提升重視程度的方法，而應當在信息化的時代下以全新的眼光面對其管理，即通過科學的定位、科學的手段、科學的思維、規范的制度等實現醫院基建檔案的科學化管理。

【關鍵詞】醫院基建檔案；科學化管理；信息化

醫院基建檔案是醫院基本建設檔案的簡稱，主要是指醫院在各個基礎建設階段所涉及的各種文本、圖像、表格、圖紙、材料、攝影、錄音等資料按照一定科學、合理的管理手段和布局形成的有體系的、有規模的檔案，其涉及到醫院基本建設的階段包括立項、設計、籌劃、修正的總起設計階段，在報項報批、審批、修改、招標、投標、勘察的施工準備階段，在簽訂委托合同、施工組織成立、正式施工、成立監理組織、施工監理、竣工、成立驗收小組、驗收、投產的施工及竣工階段。隨著信息化時代的到來，檔案管理也進入了全新的時代，檔案的建成、整理、保存、展示、利用、修整的過程已經不再仰賴于實物和載體，而更加注重信息和數據的運用，但這也對專業知識提出了更高的要求，對科學化的程度與合理化的標準均產生了較大的影響。總起來看，對于醫院基建檔案科學化管理的問題應當從以下兩個層面展開：第一，當前醫院基建檔案科學化管理的意義；第二，當前醫院基建檔案科學化管理的幾點措施。

一、醫院基建檔案科學化管理的意義

對于醫院而言，基建檔案具有三重意義：第一，基礎意義，像其他檔案所起到的作用一樣，基建檔案首先起到的是對于客觀事實忠實地予以記錄的作用，是對于當時發生的客觀事實的佐證，故其起到了證據的基礎作用；第二，建設意義，醫院基建檔案所記錄的內容是醫院進行基礎建設時的方方面面，如果醫院進行基礎設施的增減或者進行擴建，基建檔案則是進行此類建設的基礎，否則工程建設便無法正常展開；第三，文化意義，醫院基建檔案在一定程度上代表了人們對于醫院從設計到施工到落成的全過程的記憶。因此，對于醫院基建檔案管理科學化的意義應當有以下三個：

（一）專門性作用。保存醫院基建檔案，發揮其原本作用。醫院常常面臨著基建檔案滅失的情況，從而難以在擴建、裝修、轉型過程中很好地與原本基本建設相一致。對于紀檢檔案的科學化管理，有利于該檔案的保存，并且科學化管理主要指向一套完整并且詳細的基建檔案，加以儲存和科學化管理，有利于其原本作用的完全發揮。

（二）綜合性作用。提升醫院綜合化建設的水平。醫院基建檔案的科學化管理是手段的創新，在面臨員工不注重保存檔案、隨意丟棄或者恣意破壞、僅僅注重提取而不注重放回的背景下，實現管理手段的科學化能夠培養醫院的員工意識和員工素養，實現對人的提升作用；另外，醫院綜合化建設并不僅僅指醫院功能的提升、醫院基礎建設的完善以及醫院服務水平的提高，而且指醫院形成了一個在功能上綜合化、具有相當自給自足性的整體，因此紀檢檔案的科學化管理是其中的重要一環。

（三）生態性作用。實現醫院檔案科學化管理的整體生態圈建設。基建檔案應該與其他檔案相輔相成、互相作用才能形成醫院檔案整體的生態意義上的和諧，在所有種屬的醫院檔案管理中，醫院基建檔案遠不如其他受到重視的程度高，這一方面與其本身發揮作用的時間線較長（醫院建設后很長一段時間才會重新修整），另一方面也與醫院基建檔案發揮直接作用較少而發揮間接作用較多有關。因此，實現科學化管理，按照發揮作用的先后以及大小，在某一方面有需要之時對于某個檔案進行提取和利用之時便將該檔案提取出，并且在單一檔案無法起到相應的證明、激發情感的作用時實現檔案的相互促進，進而進一步建設起生態圈。

二、醫院基建檔案科學化管理的措施

（一）建立新時代下科學化管理的意識。對于基建檔案而言，單單提升對于此的意識水平是不夠的，原因在于：從心理學的角度講，醫院基建檔案并不能夠像其他類型的檔案一樣實時發揮著作用，并且不具備可視化的功能，因此，管理人員心理上無法對其產生足夠的重視，而如果派專人進行管理則又要面對成本過高且管理人員拖沓、消極怠工的情形，因此強調該意識是沒有意義的。信息化的時代，應當采取新的思路對于醫院基建檔案進行管理，即首先建立科學觀，科學定位醫院基建檔案而不是隨意以“提升”“認識到”一言以蔽之，其次以全局的眼光看待基建檔案管理，以系統的思維和管理學的先進理論武裝自己。

（二）運用新技術、新手段對檔案進行管理。醫院基建檔案是城市治理中的重要一環。對于醫院基建檔案，不能夠采取傳統技術的眼光，即運用傳統的紙質、圖像、文本、錄像等加以記錄，更重要的是采取數字化的特征，建立一個檔案數據庫，檔案毀損、滅失、丟失、被盜的幾率會大大降低，而管理的成本、人力、物力、財力也會得到節省；除了通過數字化的手段，還有其他技術手段可以加以利用，例如：影印的手段、矢量圖的手段、修復數碼的手段等。科學化、技術化手段的利用對于醫院基建檔案具有重要作用，這是由于其本身具有儲存的長久性和利用的間歇性，二者形成了沖突從而造成科學化管理的需求急劇增加。

（三）建立完整的規范制度。對于檔案管理而言，規范的作用是毋庸置疑的，“無規矩不成方圓”。必須要建立一整套規范制度從而使得醫院基建檔案的操作規范化、系統化、秩序化。對于基建檔案而言，鑒于其使用情況，必須要建立特殊的、專門的規范制度，例如：專門的人事制度、專門的數據管理制度、專門的數據調取制度、專門的數據更新制度、專門的數據對接制度、專門的數據修復制度、專門的數據采集制度、專門的報銷制度等。