淺談公司信息化建設的檔案管理

尚靜

【摘要】本文闡述了當前檔案管理信息化建設的意義及現狀，并就其信息化建設中存在的不足之處，提出加快推進檔案管理信息化建設的途徑，以便加快檔案管理信息化建設進程，加強檔案信息的開發與利用，真正提高檔案的利用效率，充分發揮檔案信息資源的作用。

【關鍵詞】信息化；檔案建設；檔案管理

企業檔案是指企業在其各項職能活動中形成的具有保存價值的各種數據（包括文字、圖像、聲音、圖表等）的原始記錄材料和實物的總和。它是企業重要的無形資產，也是企業發展建設的重要依據和原始記錄，隨著社會經濟的飛速發展，企業規模的逐步龐大，檔案的信息量也隨之加大，檔案管理難度也相應增加，所以企業的信息化建設必須跟上時代發展的步伐，必須將企業的檔案管理納入企業的信息化建設中來。

一、公司檔案信息化管理的意義

企業檔案信息化管理是企業基礎管理工作的一個重要組成部分，不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據，更是一種十分重要的信息資源，是關系企業經濟和發展的重要戰略資源。完整的檔案是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業生產、經營中必不可少的一項有效手段。

首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。

二、檔案管理信息化的基本內容

所謂檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，用計算機對檔案信息進行收集、篩選和相應的加工，使之轉化為數字化形式的二次文獻信息供人們參考和利用的過程。

公司在生產運營的過程中每年都會產生大量的檔案資料，內容涉及文書、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實地記錄了單位的發展歷史，利用計算機將這些信息轉化為數字化信息分類、存儲在計算機中，以方便公司進行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實行檔案信息化管理，必將更好服務于企業的規劃與發展。

三、當前檔案管理信息化建設存在的問題及解決方案

（一）當前檔案管理信息化建設存在的問題。1.企業對檔案管理信息化的意識比較淡薄。企業檔案管理信息化是一項復雜的系統工程，投資比較高。有些企業會錯誤地認為檔案不能直接為企業產生經濟效益，他們將資金投入到設備改造、工程建設和產品銷售上，但對于為企業發展服務的檔案事業卻疏于管理和建設，對檔案信息數字化所需的設備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業檔案管理人員水平有限。很多企業的現代管理理念不強。它們不注重檔案管理人員的業務培訓，導致了檔案管理人員的經驗不夠、服務意識不強，使他們的檔案管理水平、業務能力難以適應新時期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務以滿足利用需求時，非法用戶的進入人事檔案信息管理系統和傳輸過程中的信息被竊聽是常見的安全問題。

（二）加強企業檔案管理信息化建設的措施。1.轉變企業領導的思想觀念。企業領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。為促進企業檔案信息化建設，作為企業的領導者，應把企業檔案信息化的概念和愿望變為實踐和現實，意識到企業檔案管理信息化將來的影響和效益，正視其復雜性和艱巨性，并關心和支持這一事業，積極倡導和鼓勵、支持有所作為的理念和行動，在資金、設備、人才等方面予以適當的投入，并把檔案信息化管理納入本企業工作計劃和考核范圍。2.增強檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。努力建設一批德才兼備、精干、高效、勇于開拓創新的檔案人才隊伍，是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。3.建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴格的權限管理制度，嚴格執行上網利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發生。

四、結語

企業檔案的信息化管理對企業的發展具有深遠的影響。我們每一個檔案工作者，都應在思想上、行動上做好充分的準備，積極創造條件，充分利用先進技術與手段探索企業檔案資源信息化建設的新途徑、新方法，推進檔案資源信息化建設進程，促進檔案事業持續健康快速發展。

【參考文獻】

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[2]張海英.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].辦公自動化. 2015（06）.