關于高校檔案信息化建設的探討

尹允

【摘要】本文作者簡單分析了現階段我國高校檔案管理工作所面臨的主要問題，并針對其中最為突出的信息化建設展開了具體論述，提出了提升高校檔案信息化建設的切實可行的具體措施。

【關鍵詞】高校檔案管理；信息化建設

經濟社會的發展帶來了科學技術的飛速發展，伴隨著科學技術和信息化的快速發展，我國的高校檔案管理工作也得到了極大的挑戰。探索如何完善高校檔案管理工作，發揮檔案管理的更大作用，成為各個高校面臨的重大問題。

一、現階段高校檔案管理問題分析

隨著信息化進程的加快，我國的高等學校管理工作正經歷著從傳統模式向數字化、信息化轉型的關鍵過程。這一過程中，高校檔案信息化建設中也遇到了很多的問題，這其中最為主要的問題體現在以下幾個方面：第一，人在社會活動中發揮主觀能動作用，是各項社會和工作活動的載體。高校主管領導和相關工作人員沒有充分認識到高校檔案管理信息化建設工作的重要性，管理意識不足是制約高校檔案管理工作的首要原因。第二，高校檔案管理工作的相關制度不夠完善，缺乏可行性指導和約束作用。良好的制度是高校檔案管理信息化建設工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，高校檔案管理信息化建設工作設施環境得不到保障，現代化的管理手段欠缺，管理模式落后。第三，高校檔案管理信息化建設工作量大，工作內容繁瑣，需要相關工作人員具有較強的專業技術，而且管理人員配備數量在目前這種情況下也略顯不足。傳統的檔案管理模式已經遠遠滿足不了高速發展的信息化需求，這是目前制約高校檔案管理工作最為主要的原因。

二、提升高校檔案信息化建設水平的具體措施

（一）高校檔案信息化建設的重要意義。所謂的高校檔案，是指包括高校的教學、科研、學生管理、教職工管理以及后勤等各項工作的所有有保存價值的以文字、影像、圖表等作為載體的記錄性材料。伴隨著我國高等教育改革步伐的加快，對于高校各種檔案信息資源的利用越來越廣泛，因此，對于高校檔案管理來講，完善信息化建設具有重要意義，主要體現在以下兩個方面：首先，現階段我國的高校在教育改革的大背景下，不斷探索開辟新的辦學模式。因此，在改革的過程中，對于高校的各項管理環節所出現的新問題、新機遇和新挑戰，以及高校改革發展的歷史都要詳細地進行歸檔管理，這就對高校檔案管理工作提出了更高的要求，所以以往傳統的高校檔案管理模式已經不能滿足高校快速發展的需要，這就對高校檔案管理提出了新的要求。其次，科技發展日新月異，互聯網技術和信息技術的快速發展更新了檔案管理的手段，為了在各個高校以及高校與相關組織單位之間建立良好的信息資源共享網絡，高校檔案管理過程中，加強信息化建設勢在必行。

（二）提升高校檔案信息化建設的具體措施。第一，提高思想認識，重視高校檔案管理信息化建設工作。高校檔案管理信息化建設工作的重要性，已經越來越凸顯，對于各級不同的高校來講都是不可缺少的重要管理手段，應該引起高校管理層的充分重視，將高校檔案管理信息化建設工作納入常規的管理中來，積極主動地做好高校檔案管理信息化建設工作，支持和推動高校檔案管理信息化建設的合理發展。高校檔案管理信息化建設工作涉及組織單位中的每一分子，與每個人的利益密切相關，提高組織成員的思想認識，做到能夠積極合理地配合、支持檔案管理信息化建設工作。第二，建立健全信息化建設的具體制度。高校檔案管理信息化建設是涉及高校發展的重要工作，任何的工作環節都應該做到有章可循，有據可查。通過政策性引導，倡導完善高校檔案管理信息化建設的體制，各個高校和相關的主管部門應該建立適合自身發展的，貼合實際的，高校檔案管理信息化建設利用制度，規范檔案管理信息化建設的各個環節，才能夠使高校檔案管理信息化工作沿著健康有序的方向發展。第三，高校加大信息化建設的資金投入，提升信息化軟硬件技術水平。增加信息化的資金投入首先需要引起高校領導者的充分重視，由于地區間經濟水平的差距，各級政府財政和各高校對于信息化建設的投入并不均衡，部分高校的信息化設備設施落后，得不到及時的更新和維護，功能不能夠充分地發揮，影響信息化建設的推進。高校領導應該充分認識到信息化建設勢在必行，將信息化建設作為高校綜合能力考評的一個重要方面。第四，建立高校檔案管理信息化專業管理隊伍，提升相關管理人員素質水平。高校檔案的信息化建設是一個復雜龐大的工程，對于高校的檔案管理人員來說是重大嚴峻的考驗。作為高校檔案管理人員，直接接觸到高校組織及內部成員的重要文獻資料，必須具備正直誠信的思想品格，樹立牢固的檔案管理意識，擁有扎實的崗位專業技術以及計算機技術。這就要求高校檔案管理人員積極參加專業技能培訓，提升自身技術水平，加強同行業的專業技術交流，不斷地充實自己，學習新的有效的高校檔案信息化管理的先進技術，有效提升檔案管理信息化水平。

三、結語

綜上所述，為了能夠更好地促進高校檔案管理工作，發揮高校檔案管理的積極作用，我們行業的相關工作者以及高校檔案管理人員在實際的工作過程中，要進一步提升自身的專業素質，發揮高校檔案管理信息化建設的積極作用，更好地為高校發展及檔案管理作出積極努力。

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