淺析檔案信息化與檔案利用

劉萍

【摘要】檔案信息化的舉措在當今世界范圍廣泛使用，但與此同時，檔案信息化建設對技術水平要求很高，在建設過程中會遇到諸多問題。如何實現檔案信息化讓檔案資源得以利用，正是當前檔案工作管理人員急需解決的問題，本文將淺析檔案信息化與檔案利用，并提出相關建議。

【關鍵詞】檔案信息化；資源利用；規范標準

檔案信息化的根本即是將檔案信息進行數字操作以保證轉移信息的可靠性和完整性，在進行信息化操作的過程中，工作人員所做的每一步都至關重要。檔案信息化時代的到來也標志著我國檔案現代化管理水平的進一步提高，因此，快速全面實現檔案信息化也是時代發展的產物和提高信息服務水平的重要選擇。檔案信息化有利于高效地保存和處理信息，將檔案信息處理方式向社會公開，也有利于實現全民共同分享信息。

一、檔案信息化建設的基本信息

（一）檔案信息化的重要內涵。簡單理解檔案信息化建設，就是利用現代發達的高新技術將紙質檔案、書面文檔信息進行整合，多角度管理，在需要信息時第一時間能找出所需要的內容，實現資源的共享。這種技術主要面向現代化，對技術水平的要求高，將檔案實體信息提取出來為社會提供了更多便利。

（二）實現檔案信息化的意義和必要性。1.黨務政務工作對電子信息資源需求量大。行政部門每天需要接受大量政務文書、政策綱領，同時需要進行上傳下達，因此，工作人員對檔案的保存不能僅限于檔案實體，不僅因為檔案實體體積大，占地面積大，而且會增加查詢資料的工作人員的工作量和工作難度。此時，實現檔案信息化建設即可輕松解決問題，行政人員能快速接受和發送資源信息；當需要尋找過去重要信息資源時，工作人員可通過信息資源的整合順序快速找到所需內容。2.實現檔案信息化建設有利于提高檔案資源的價值。實現檔案信息化建設有利于將陳舊而無法翻閱的紙質檔案資源信息重新整合使用，以保持原始材料的可用性和真實性；檔案信息化建設完成后有利于實現內容共享，社會人士可根據自己的需求尋找相關的檔案資料，這樣以提高資源信息的利用率，從根本上實現資源信息的自身價值。

（三）檔案信息化建設的管理觀念。檔案信息化建設是面向現代化的重要舉措，因此，檔案管理人員需要更新自身的管理理念，拒絕把檔案管理工作看成簡單的檔案資料保管工作。檔案管理人員需要樹立良好的工作態度；堅持正確的法制意識；積極舉報利用檔案資源信息從事非法事務的不法分子；最后需要樹立科學的效率意識，利用信息資源聯通的功能，快速準確地查詢到所需信息。

二、檔案信息化建設過程中的注意事項

（一）檔案信息化建設中要與時俱進。在檔案信息化建設過程中要與時俱進同步創新，根據本企業信息資源，為信息資源添加現代化元素，增強檔案信息的實用性和新鮮度，在管理人員觀念和信息資源同步創新的基礎上，實現檔案信息化建設的更好完成。

（二）檔案信息化建設中嚴守重要信息。在檔案信息化建設的過程中，需要開通安全傳輸渠道，檔案信息系統內部有相應防護網防止信息泄露，以國家保障的相關法律為依據打擊不法行為，制定嚴密的資源安全計劃。檔案信息管理人員應樹立基本的信息保密意識，不泄露相關檔案信息，時刻關注檔案信息動向，防止犯罪分子利用非正常方法偷竊甚至篡改機密信息，保證信息的真實性和準確性。

三、檔案信息化建設和檔案利用的基本對策

（一）集中處理檔案資源，保持其協調性。檔案信息化建設作為難度、信息量極大的工作，需要建立統一的檔案資源處理機構進行信息的整合、分類以及信息資源合理分配，在這個信息處理機構中要保證工作的合理安排和穩步進行，需要有一個強有力的指揮部門發揮作用，各部門明確分工合作，負責網絡傳遞信息的部門提高工作效率，讓人們快速接收到所需信息，滿足人們對檔案資源的基本需求。

（二）建設過程中堅持把握工作方向。在檔案信息化建設的過程中需時刻把握工作方向，即充分利用檔案資源，一切從實際出發，相關單位可以結合單位發展實際和信息需求，對某方面的檔案信息重點開發使用，穩步推進信息化建設，避免資源的浪費。

（三）培養、提高檔案工作者的良好品質和專業素養。檔案資源信息化建設對技術要求高，因此需要保證檔案工作人員的基本素質，首先就是樹立建設過程中所需要的“三觀”，相關企業可根據檔案資源信息的不同分類開設不同的檔案管理培訓班或帶領工作人員參與相關科研所的重要講座，吸取經驗，注意發現和培養人才，同時提高工作人員在基本的信息管理、信息篩選方面的技能。增強檔案信息化建設的實際操作性。

新時代，檔案信息化這一舉措提高了檔案管理效率，從各角度都有利于提高檔案資源的利用率和基本信息的整合，因此，我們需要穩步推進檔案信息化建設，實現檔案信息化與時代同步發展，為全民提供更加便捷的檔案信息服務。

【參考文獻】

[1]趙鵬，李光.檔案工作落實科學發展觀的關鍵——實現檔案實物化管理向信息化管理的轉變[J].山東檔案，2005（05）.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（03）.

[3]唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案，2006（03）.

[4]趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案，2008（06）.