檔案管理信息化建設的幾點思考

郭欣

【摘要】隨著我國經濟和科學技術的飛速發展，互聯網技術已經滲透到社會的各行各業，而檔案管理工作的發展也不例外，也在逐步走向信息化。本文分析了檔案管理信息化建設存在的一些問題，并提出了實現檔案管理信息化的具體措施。

【關鍵詞】檔案管理；信息化

檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，檔案管理部門要積極適應檔案管理工作新趨勢，加大應用多媒體在檔案管理信息化建設中的應用，從而提高檔案管理和服務的現代化水平。

一、檔案管理信息化建設現狀及問題

當前，檔案管理信息化已經成為提高檔案管理工作效率和檔案質量的最佳方法，但是，還有許多單位對檔案管理信息化建設工作并不是很重視，還存在著“重管輕用，只管不用”“你查我調，不查不調”等諸多問題，制約著檔案管理信息化建設的發展。

（一）思想觀念落后。隨著檔案管理信息化建設的發展，檔案管理工作在政府及企事業單位發揮的作用也更加突出。大部分單位和檔案管理人員對檔案管理的重要意義有了很深的認識，但還是有一部分單位和檔案管理人員受傳統思想觀念影響，對信息化、電子化給檔案管理帶來的變革認識不夠。有些人認為只要把檔案信息錄入電腦就實現信息化了，“存、管”意識濃厚，“利用、共享”觀念缺失；有些人認為檔案信息化是單位的事，對提升自身綜合能力素質危機感不強。

（二）專業技術水平低。檔案管理人員專業素質是實現檔案管理信息化的關鍵。檔案管理信息化要求從業人員必須是既具備檔案管理專業知識，又熟悉計算機、網絡技能的一專多能型復合人才。從目前檔案管理工作人員隊伍來看，既懂專業又掌握技術的人才很少，大部分檔案管理人員知識結構單一，專業技術水平偏低，綜合素質不高，不能很好地適應檔案管理信息化建設的需要，直接阻礙了檔案管理信息化建設的開展。

（三）建設經費投入大。足夠的建設經費是實現檔案管理信息化的重要保障。要實現檔案管理信息化，硬件建設是基礎，就必須購買電腦、打印機、掃描儀、路由器等設備，開通內部局域網，接入外部互聯網，開發并不斷更新相關軟件，加強檔案信息安全防護等等，這些都必須有足夠的經費保障。同時，現在電子產品更新換代快，這些硬件設備都有一定的使用周期，后續維護、升級費用巨大。由于檔案部門一直處在社會管理領域的邊緣，政府、企業對檔案管理工作重視不夠，資金投入少，也制約了檔案管理信息化建設快速推進的步伐。

（四）技術標準不統一。當前，檔案管理信息化技術標準缺乏頂層設計，沒有形成統一的技術標準體系，同時由于檔案管理本身的復雜性，我國政府檔案管理系統也十分復雜，難以集中管理。這些問題導致了檔案管理“各自為戰”現象比較突出，各自開發的檔案管理信息系統參差不齊，互不兼容、難以共享，無法更好地服務公眾。

二、推進檔案管理信息化建設的措施

（一）樹立檔案信息化理念，增強檔案管理責任感。俗話說“思路決定出路”。管理理念的“信息化”是檔案管理信息化的核心，檔案管理信息化的第一任務就是要實現管理思想的“信息化”，只有讓檔案管理人員思想觀念上實現“信息化”，正確認識到檔案管理信息化建設的重大意義，才能激發他們的工作熱情，才會關心、熱愛他們的檔案管理事業，進一步增強檔案管理信息化建設工作的責任感和使命感。

（二）強化管理人員專業素質，建設復合型的管理隊伍。檔案管理專業人員是檔案管理信息化建設的主體，對檔案管理信息化建設的效果和質量起著決定性的作用。因此，要堅持以人本，始終把培育專業人才，建設專業人才隊伍，提高專業人員綜合素質放在首位。相關部門要為檔案管理人員提供更多的培訓學習機會，讓檔案管理人員及時了解檔案管理信息化建設方面的發展趨勢，掌握最新的信息化方面的知識和技能，通過提高自身的綜合素質達到檔案管理信息化建設的要求。同時，相關部門還要建立一套科學的獎懲機制，從而調動人員工作的積極性。另外還要不斷引進檔案管理專業人才，逐步調整檔案管理人才隊伍結構，從而優化人才隊伍結構，提高檔案管理效率。

（三）加大經費投入，加快基礎設施建設。要實現檔案管理信息化，就必須加快硬件設施基礎建設。因此，檔案相關部門要正確認識自身的地位，爭取有關領導的支持，加大財政投入力度，解決檔案管理信息化建設所需的資金問題，從而逐步解決基礎設備條件，建立完善的檔案管理信息平臺，加快通用軟件的研發，實現檔案管理全方位、多功能、多層次的現代化管理。

（四）建立規范的技術體系，提高檔案管理效率。檔案管理信息化標準是推進檔案管理信息化的必要條件，它貫穿于整個檔案管理信息化建設的始終。統一檔案管理信息化標準，必須要依靠國家行政部門的力量，打破各個部門分散管理的局面，統一檔案歸檔、統計、鑒定、保管、服務等各項技術標準，建立規范的、統一的技術體系，從而實現檔案信息資源的共享。同時，要建立健全檔案管理信息化制度，對檔案信息的收集、鑒定、保存、利用等各項管理流程進行規范和控制，落實檔案管理安全責任制，防止失泄密事件的發生，確保檔案信息資料安全，提高檔案管理效率。

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