檔案管理信息化的措施與展望

何偉

【摘要】以文字形式存在的信息，是我國乃至全世界對于文明的記載的主要形式，已經是我國文書研究的主要內容，可以說文書檔案上面承載的信息，絕不是單一化的獨立的，而是在一點一滴的過程中積累得來的。檔案管理的重要性不言而喻。面對新時代如何做好檔案管理信息化的工作就擺在我們面前。

【關鍵詞】信息化； 檔案管理； 建議

作為檔案管理工作，主要的任務就是將很多種復雜有序的數據進行有條理的管理，現代化的檔案管理工作就要求我們使用計算機通信技術實現文書檔案信息化，這將大大促進大量的檔案管理研究。檔案信息化的特點是準確、快捷，同時，他所具有的優勢也同時顯現出來，包括檔案信息的系統化和檔案研究的深度和廣度。檔案管理經歷了早期的手工管理，一直發展到今天成為現代化的檔案一體化管理，較之先前的繁冗、復雜的管理方式，優勢就顯而易見，包括避免了紙質檔案管理難度大的問題，以及大量節約了人力、物力。計算機和網絡的使用代表著檔案管理已經進入到了信息時代。

信息時代的檔案管理工作，具備更鮮明的時代特點，也成為未來檔案管理的良好發展基礎。現階段的檔案管理者，必須要在思想意識上能夠跟上時代的發展，包括熟練掌握計算機和網絡，還要學會建立各類檔案數據庫，將檔案信息輸入到計算機。還要建立方便快捷的查詢方式，減低傳統的查詢方式方法的弊端，使查詢的過程簡單，容易操作，查詢高效，成功率大大提高。檔案管理現代化是辦公自動化和管理現代化的最直觀的表現。

一、信息時代檔案管理存在的弊端

（一）決策的滯后和錯誤。通常，我們進行的信息化建設往往是對人們思維潛意識中的觀念進行改造，檔案的信息化建設的理論基礎也是基于此。而作為檔案管理單位的領導是相關改革的決策者，決策者對檔案信息化建設的認識以及認識高度決定了信息化建設進程的快慢，直接決定了檔案信息化管理的成效。因此，領導的信息化程度會直接影響檔案信息化的成敗。近些年來部分檔案部門中，具有決策權的領導還沒有充分意識到信息化管理的重要性和必要性，從其個人的能力上來看，不具備較高的識別信息化的技術；同時，對檔案管理的思想不夠先進，對于新的管理方法。管理模式接受起來難度較大，不愿意從信息化建設的角度進行專項研究，因此形成的決策難以滿足要求。

（二）信息化管理人才匱乏。從目前的情況來看，很多檔案管理部門的信息化建設都還有待提高，與此同時這些部門的相關人才也十分短缺，一些單位還存在管理部門、機構的不合理，整體素質有待提高。應該看到檔案的信息化管理不是簡單的投入，購買些新的機器設備就可以的，這是一個龐大的系統工程，對于如此復雜的系統，必須有足夠專業化的信息人才，才能完成相關的管理升級工作，但是從現在的情況來看，還存在著較大的差距，而且與其他部門相比，很多檔案管理部門不能得到地方政府的重視。無論是物質還是人才都無法及時得到滿足。一些單位的檔案管理人員，數量很少，而檔案管理工作的量又很大，這使得上述管理人員只能機械地完成現有的管理工作，而無法拿出更多的時間和精力去研究關于檔案管理的方法和技巧。

因此，很多檔案管理部門急需引進復合型人才，同時，現有的檔案信息化管理人才還在進一步流失，更是大大加劇了檔案部門信息化建設的窘狀，尤其是在中小城市，上述現象更是嚴重。另外，很多上級部門沒有對相關單位進行固定的規范化的人員培訓和管理。有關檔案管理部門也缺少規范有序的培訓機制，這樣造成一些檔案管理人員自身素質得不到提高，對管理工作沒有熱情，進一步加劇了檔案信息化管理中人才的短缺。

二、提升檔案管理工作的必要措施

（一）建立健全檔案的信息化管理機制。為了保證檔案管理工作能夠跟上時代腳步，檔案管理人員就要對新的管理方法和管理手段有所了解并加以使用。并且將上述方法運用到實際的工作中，并且對檔案管理工作要有一個可持續發展的態度，應該及時考慮到未來的檔案管理工作在信息化時代可能會遇到的新問題，進而主動地提高檔案管理工作水平。

對于電子文件，其優點是體積小、容量大、檢索方便，同時其缺點就是安全問題，例如認為的改變無法直觀的識別，同時過多地依賴儲存設備；與之對應的紙質檔案就具有真實性和可靠性的優點，但也存在信息存儲量小，占用空間較大的缺點。針對于此，我就要在現代化設備的輔助下揚長避短，完善管理機制，把傳統的辦公檔案管理方法和現代化的辦公室檔案管理方式緊密結合起來。

（二）提升檔案管理人員的專業知識。部分檔案管理人員急需提高計算機應用水平，并且能夠使他們適應信息化的管理模式。檔案管理人員主觀上要有學習的愿望，只有擴充了自己的知識面，才能有效地提升檔案管理的能力。使得檔案管理人員能夠適應現代化的檔案管理模式。主管部門也要制定切實可行的培訓計劃及目標，因材施教、因人而異，逐步將管理人員的整體素質提升上來。

三、結語

是否具備高效查找、方便查詢、科學管理的特點，是判斷檔案管理工作具備信息化特點的幾個主要方面。現代化的管理模式還能為管理分析和決策工作提供參考，這是檔案管理工作的重要性所在，這也是資源使用率提高的關鍵，要重視檔案管理信息化建設，重視相關專業人才的培養，實現檔案管理的可持續性發展。

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