獨立學院辦公室管理現狀和優化方法研究

陳潔紅

【摘要】辦公室是獨立學院的重要綜合性部門，是學院管理的中心和樞紐，面對獨立學院辦學體制及內部管理機制的不斷改革，辦公室管理也必須有所改變。文章分析了當前獨立學院辦公室管理工作及其相關缺陷，相應提出了優化方法，旨在提高獨立學院的辦公室管理水平。

【關鍵詞】獨立學院辦公室管理現狀

獨立學院是我國高等教育事業的重要組成部分，隨著教育改革的不斷深入，獨立學院逐漸成為我國高等教育的重要生力軍，成為我國培養本科人才的重要場所。辦公室在獨立學院當中處中樞地位，發揮著上傳下達、左右溝通的重要作用。隨著獨立學院的快速發展，其辦學規模不斷擴大，辦公室任務也越來越重、越來越復雜。

一、獨立學院辦公室管理現狀

（一）職能不明確，無目標導向。要想發揮辦公室應有的作用，就必須建立良好的服務形態。不管是學院領導，還是學院教師，亦或是學院員工或學生，良好的服務是學院實現可持續發展的基石。然而由于我國獨立學院成長時間短，還沒有形成成熟的體系，因此在明確辦公室工作責任與目標時缺少實際操作性，創新性也有所欠缺。另外，過于注重辦公室的概念，無法開展延伸性職能服務。但是在實際情況下，獨立學院必然會在發展時期出現不同的工作內容，從而使得辦公室工作職能難以及時跟上，無法滿足學院發展需求。

（二）任務繁重，人手不足。多數獨立學院是依托母校而辦的，管理機構設置多、分工細，而這些管理機構的工作基本都需通過辦公室“審核”，包括評估驗收、會議室申請等，另還有學院諸多管理工作，如收發文件、檔案管理、人事管理、外事、安保等，大小事情都需經過辦公室，這就導致辦公室任務逐步加重。更重要的是，對于事情的審核不僅僅是簡單“審核”，還要領悟文件精神、把握尺度，考慮問題提出的合理性和可行性，并做好事件的部署、監督和檢查。而辦公室人員通常又非常少，據調查，獨立學院辦公室人員通常只有1-3人。縱觀全國獨立學院辦公室管理情況，普遍存在一人多崗、人少事多的現象。

（三）缺乏健全的運行機制。現我國獨立學院辦公室管理普遍缺乏健全的運行體系，管理工作難以主動積極地開展，導致管理工作的有效性急劇下降，無法進行完善的工作。辦公室管理的日常工作大部分是文件的傳遞、工作任務的下達等，相對缺少工作計劃性。究其原因，一方面，缺乏完善的管理制度，未對相關行為標準進行規范，導致管理工作流于形式，具很大隨意性；另一方面，缺乏完善的激勵機制和考評制度，致使管理工作缺乏動力；另，評價標準及方法未規范化，致使評價無實質性導向作用，工作處無序狀態，自然也就無法發揮管理的作用。

二、獨立學院辦公室管理優化方法

（一）轉變管理職能，明確管理目標。辦公室管理工作內容復雜、細節較多。在獨立學院不斷成熟的環境下，辦公室管理職能必須要緊跟步伐，持續改革創新。首先，明確辦公室管理工作的職責，以為工作計劃的制定提供參考依據，并促進管理體系的完善；其次，轉變傳統思想，緊跟時代發展需求，樹立“與時俱進”的管理理念，依學院及社會發展需求不斷更新管理理念，調整管理方式；再次，遵循“以人為本”的管理原則，將“創新、服務”作為辦公室管理的目標，真正實現辦公室管理工作為師生服務，以推動學院的發展和進步。

（二）規范工作流程，適當增加人員配置。工作流程是辦公室管理工作的導向，依流程辦事不但可使事件的處理更加規范，而且還可提高工作效率，徹底改善辦公室現來現辦、無章可循的工作狀態。為此，必須對工作流程進行規范，使事件的辦理流程明朗化，避免出現辦公室人員只忙于日常事務性工作而無法解決當前事件。另要適當增加人員配置，保證辦公室工作的時效性。獨立學院辦公室既要完成學院領導交待的工作，又要傳達上下級任務，同時還要服務全校師生，處理外來事務，只有配備齊相應工作人員才能保證辦公室工作有條不紊。

制度是開展辦公室管理工作的基礎，獨立學院在迅猛發展的過程中辦公室管理要想提高其工作效率，就必須不斷健全工作體系。首先，完善工作制度。始終秉持著嚴格、實際的管理原則，從而對各方行為進行規范和引導；其次，完善規則制度，針對辦公室的相關工作內容進行規范管理，嚴格按照程序開展工作，以全面提升工作效率。再次，在辦公室管理工作中融合信息化技術，使辦公室管理工作逐漸轉向無紙化辦公。對此，一方面需提高相關工作人員的計算機水平，另一方面需加強校園網絡建設，利用現代化信息技術來提高辦公室管理水平及效率。

三、結語

總而言之，我國獨立學院的發展時間較短，各類機構尚未健全，伴隨辦學規模的不斷擴大，獨立學院所設置的機構會越來越多，這對于具綜合性管理職能的辦公室來說無疑是一個巨大的挑戰。為提高獨立學院辦公室管理水平和效率，就必須緊跟時代步伐，提高服務意識，同時進行深入研究和探索，聯系學院實際情況，以不斷改革和改善管理工作，使辦公室更好地服務全院師生。

【參考文獻】

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