醫(yī)院照片檔案數字化管理的探究

周汝洪

摘 要：隨著計算機信息技術、數碼攝影技術、掃描技術、多媒體技術的不斷發(fā)展和漸趨完善，醫(yī)院照片檔案的數字化管理是必然的趨勢。作為一種全新的檔案信息處理模式，醫(yī)院照片檔案的數字化管理有著顯著的應用優(yōu)勢，值得深入探究。

關鍵詞：數字化管理；照片檔案；照片收集

如今，照片檔案推行數字化管理是照片檔案保管的必然選擇，它把各類檔案資源進行轉化，以數字化的方式保存各種檔案資源，最終以計算機網絡的形式組建成一個程序化的信息檔案庫。相較于文字檔案，醫(yī)院照片檔案更具直觀性和形象性，對其保存自然更加必要。

1 推進醫(yī)院照片檔案數字化管理進程的優(yōu)勢

1.1 操作辦法簡便易實施

當今時代信息技術的應用愈發(fā)廣闊，技術的更新換代瞬息萬變，數字化管理的各種精密儀器一律由計算機調度和支配。管理醫(yī)院照片檔案的人員在歸類、匯總照片時，只需操作計算機便能完成對照片檔案的“一鍵式”管理。

1.2 提高了檔案的規(guī)范性和使用價值

以前，醫(yī)院照片檔案通常是由檔案室統一存管，檔案從業(yè)人員的勞動強度較大，且要耗費較多的時間，并且要定期整理與細致查驗，當遇有連續(xù)陰天或持續(xù)降水的天氣時，照片極易受潮而模糊不清，甚至發(fā)霉。另外，醫(yī)院照片檔案存管室缺乏明亮的光線，檔案從業(yè)人員的工作條件極為有限。照片檔案引入數字化管理模式后，運用當代前沿的數字存儲技術，不但極大地減輕了檔案從業(yè)人員的工作負擔，而且大幅度提高了醫(yī)院照片檔案的可視性、規(guī)范性和安全性。尤其是在急需調配檔案時也無需耗費人力資源，如相關部門有需要時，直接在網絡（醫(yī)院檔案專網）上即可查閱，在推動資源實時共享的進程中，切實提高了檔案的應用價值。

2 醫(yī)院照片檔案數字化管理的有效實施對策

2.1 運用科學的數碼照片收集方法

醫(yī)院數碼照片檔案的收集是一項系統性任務。由于數碼照片可以隨拍隨欣賞，并具備復制、移轉、快速修改的特征，極易給醫(yī)院檔案室收集照片增加麻煩。例如：醫(yī)院有大型活動時，醫(yī)院黨辦的宣傳人員會專門到場并負責拍攝工作，然而醫(yī)院數碼照片的生成部門并非僅集中在一個特定的部門，而往往是各科室對于自己部門的各種活動經常會自行拍攝照片，特別是涉及醫(yī)療、教學、科研等珍貴的數碼照片，要想以最快的速度、在最短的時間內完整地收集各類數碼照片往往是很困難的。立足于數碼照片收集的現狀，要最大限度地發(fā)揮照片檔案的功能，醫(yī)院檔案室要完善數碼照片的收集管理制度，理順檔案室同各數碼照片生成部門的職責分配，規(guī)定每一個部門派出專門人員來完成該部門的照片收集任務，增強照片收集人員的責任意識，以我們國家關于數碼照片收集、處理、歸檔的最新方法為工作的指導方針，對要收集的數碼照片實施統一登記，確保將相關軟硬件環(huán)境和版本以及照片保存的數據類型等信息登記在內，以最大限度地確保醫(yī)院數碼照片的實用性。在對各項數據登錄完畢后，收集人員要把數碼照片的登記信息存儲在Excel表格中，并移交給醫(yī)院檔案室的從業(yè)人員。當然，也可以選擇網絡或U盤作為照片移交的載體。在醫(yī)院數碼照片的收集實踐中要逐步摸索和構建一套高效便捷的收集管理制度，堅持定期與不定期收集并存的工作方向，遵循專門性收集與零星性收集相統一的理念。

2.2 科學篩選圖像文件

在篩選照片檔案時，把能夠如實記錄所發(fā)生事件原貌的細節(jié)類圖像文件統一歸檔，通常要求對同一個場合有若干張圖像的，則僅留存3張以下即可；徹底淘汰掉清晰度較差、拍攝角度不合乎要求、壓縮率較大的圖像文件，以便在確保圖像高品質的同時，降低整理、分類照片檔案的工作量，還能夠預留出更多的存儲空間。例如，醫(yī)院檔案室要將各科室日常運營中的照片檔案定期或不定期收集，對其進行集中統一地篩選。凡是不符合保存要求的，分辨率較差且保存價值不大的要堅決剔除；反之，則要妥善整理和保存。

2.3 完善醫(yī)院數碼照片檔案的處理和保存工作

在完成醫(yī)院數碼照片的收集和篩選后，要對其進行科學處理。首先要遵循一體化理念，數碼照片檔案在處理時要與傳統的電子文檔、照片資源一道，實施一體化處理。當然，對于傳統照片資源而言，“一體化”指的是影像學角度的一體化，即需要長期存管的照片檔案要擴印出相應的紙質資源，將其與數碼照片擴印出的紙質資源一并立卷、排列、登記編號。對于存儲在存儲設備內的數碼照片，要與其他類電子照片一道，在收集范圍的明確、收集分類及登記編號等方面實現嚴謹地一體化處理。其次，鑒于數碼照片自身所具有的電子化屬性，在處理數碼照片時，要始終遵循電子化的理念，用數碼照相機或掃描器械攝制后的數碼照片要保證其電子化，在數碼照相機、移動光盤等電子媒體上存儲時，同樣要保證其電子化。在隨后的照片保存時要嚴格依照電子檔案資源存放的基本要求，不但要防止強磁場及較強紫外光線對數碼照片產品的破壞，還要定期轉移照片。另外，在對數碼照片進行存儲時，要堅持標準化、規(guī)范化操作并存的原則，在計算機中設立層級文件夾，實現對全部數碼照片資源的分類別存儲。例如，可創(chuàng)建“數碼照片資源”的總文件夾，在該文件夾內可依據保存期限（永久、長期和短期）、活動分類（如上級領導視察調研、院黨委團委、醫(yī)院會議、公益義診、工會、交流學習、科研等活動）和設立時間的不同來分別創(chuàng)建多個層級文件夾。這樣一來，數碼照片的保存將更加清晰、明確、直觀，從而反映出醫(yī)院歷年來的發(fā)展情況。

2.4 鑒別照片真?zhèn)危岣哒鎸嵭?/p>

在對醫(yī)院照片檔案文件實施數字化處理時，對每個文件都不能輕易地略過。也就是說，每一個文件均要周密查驗，重點看圖像是否已經歷了更改、添加、合成、補充等編輯工作，以維持歸檔照片文件的真實性和應用價值。這就要求檔案工作人員有較強的鑒別意識，對檔案文件的技術流程、掃描設備和儀器以及掃描人員的業(yè)務素養(yǎng)等諸方面加以科學鑒定。當然，檔案文件內容方面的鑒定同樣關鍵，具體地說，要借助一切可以利用的現有技術，細致查驗圖像文件有無偽造或肆意變造，透過物理學光學成像的定理查看檔案文件中光線的真實性和一致性、物體透視的恰當性等；同時還要從社會學、檔案學和歷史學的視角出發(fā)，查看檔案文件中主要物體與背景色彩選取的標準性等。通過一系列的鑒定，有助于最終鑒別出檔案文件的真?zhèn)涡裕瑸獒t(yī)院今后的應用奠定基礎。

2.5 加強檔案的存管工作

在以前，醫(yī)院照片檔案在存管方面并未設置一套專門的制度，尤其是檔案文件在歸檔和移交后，在實際操作時顯得無章可循。為此，醫(yī)院檔案室要會同政府檔案主管部門一道，嚴格貫徹《檔案法》的重點條款，尤其對于檔案存管這一塊要加強重視。從制度安排上下功夫，使醫(yī)院檔案室的每一位工作人員都增強存管意識，堅決杜絕和避免擅自將檔案文件據為己有的不良行為，以維護檔案法律、規(guī)范的權威性和嚴肅性，從根源上避免醫(yī)院檔案文件散亂、損壞和遺失的問題。

3 結束語

醫(yī)院照片檔案的數字化管理必然要經歷一個從漏洞到完善、從粗略到精細的過程，這就需要醫(yī)院檔案室的工作人員要善于發(fā)揮自身的聰明才智，從數碼照片的收集、處理到數字檔案的集中統一存管均要合乎規(guī)范化的原則。

參考文獻

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